8. Bố cục của đề tài
1.6 Vai trò của lãnh đạo trong điều hành cuộc họp
Lãnh đạo hay ngƣời điều hành cuộc họp có vai trò hết sức quan trọng dẫn đến thành công của cuộc họp. Ngƣời điều hành chính trong các cuộc họp giải quyết công việc hay trong các cuộc họp quan trọng thƣờng là lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Hội họp cũng là một trong những công cụ để nhà điều hành giải quyết công việc vì thế, vấn đề hội họp đƣợc lãnh đạo hết sức quan tâm.
- Chuẩn bị và triệu tập cuộc họp
+ Khi có công việc cần giải quyết hoặc có những cuộc họp quan trọng, Văn phòng là bộ phận tham mƣu cho Ban lãnh đạo về kế hoạch tổ chức cũng nhƣ những nội dung cần đƣa ra thảo luận, chuẩn bị những thứ cần thiết cho cuộc họp, chuẩn bị tài liệu cuộc họp. Lãnh đạo là ngƣời đƣợc thông qua và phê duyệt trƣớc khi cuộc họp diễn ra. Việc chuẩn trƣớc cuộc họp tuy rất ngắn nhƣng lại mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần. Trong khoảng thời gian này, Lãnh đạo phải xác định mục đích, thời gian của cuộc họp, kiểm tra những công cụ hỗ trợ (máy chiếu,tài liệu…) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp đặc biệt là các cuộc họp quan trọng.
+ Có mục đích rõ ràng và nghiêm khắc về thời gian. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể họp hành hiệu quả chính là xác
định mục đích của cuộc họp. Mục đích cuộc họp này phải đƣợc viết ra giấy và đƣợc nêu ra ngay khi bắt đầu cuộc họp. Việc xác định cuộc họp giúp bản thân Ngƣời điều hành có thể xác định đƣợc trọng tâm, không lạc đề và có thể điều chỉnh các thành viên dự họp nếu có ai đó muốn câu hoặc kéo thời gian mà chuyển đề tài sang chuyện khác.
- Khi bắt đầu cuộc họp lãnh đạo nêu qua các nội dung: + Đại biểu, khách mời
+ Nội dung cuộc họp + Thời gian họp
- Ngƣời điều hành luôn phải thể hiện vai trò của ngƣời điều hành một cách hiệu quả
Lãnh đạo (Ngƣời điều hành) chính là ngƣời chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trƣớc hết, ngƣời điều hành luôn phải tuân thủ chính xác về thời gian; đồng thời giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn; quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp, tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội đƣợc chào hỏi xã giao trƣớc cuộc họp, hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp khiến mọi thứ diễn ra trong căng thẳng, tình hình bị xáo trộn.
- Ngƣời điều hành phải luôn khuyến khích mọi ngƣời thảo luận và ra quyết định. Có nhiều cuộc họp đặc biệt ở các cơ quan nhà nƣớc thƣờng theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà không có sự trao đổi hai chiều. Điều này vừa mất thời gian vừa không hiệu quả.
- Kết thúc cuộc họp
Đến giai đoạn này, Khi lãnh đạo đã có đủ thông tin, bắt đầu giai đoạn kết thúc cuộc họp. Kết thúc cuộc họp, lãnh đạo là ngƣời xem xét lại những vấn đề đã thảo luận trong cuộc họp, nêu rõ quyết định trong cuộc họp. Không quên hỏi thƣ ký đã ghi nhận đấy đủ hay chƣa. Kết thúc cuộc họp và cảm ơn.
Sau buổi họp lãnh đạo phải luôn nhắc nhở văn phòng chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những ngƣời liên quan. Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện.