8. Bố cục của đề tài
3.2 Nâng cao vai trò của ngƣời lãnh đạo( Ngƣời điều hành) trong công tác
công tác tổ chức hội họp
độ chuyên môn cao và thể hiện vai trò điều hành một cách hiệu quả, tuy nhiên vẫn chƣa mang tới kết quả tối ƣu trong cuộc họp. Vì thế Giám đốc( Ngƣời điều hành) cần phải nâng cao kĩ năng quản lí, tổ chức, điều hành cuộc họp hiệu quả.
- Nâng cao vai trò của lãnh đạo trong việc chỉ đạo, chuẩn bị hội họp.
+ Trƣớc bất cứ cuộc họp nào lãnh đạo cần lên lịch trình cuộc họp và thông báo trƣớc cho tất cả các thành viên tham gia để họ chủ động tham gia và có đủ thời gian chuẩn bị những tài liệu liên quan. Một lịch trình họp hợp lý, khoa học sẽ có tác dụng tăng thêm sự hấp dẫn cho những ngƣời tham gia ngay từ những giây phút đầu.
+ Phối hợp, chỉ đạo văn phòng xây dựng kế hoạch, chƣơng trình nghị sự, phân công công việc hợp lí. Luôn theo dõi, đôn đốc việc tổ chức, chuẩn bị cho cuộc họp một cách chu đáo, kĩ lƣỡng, có giải pháp phòng những trƣờng hợp xấu xảy ra. Duyệt tài liệu trƣớc khi bắt đầu cuộc họp.
- Nâng cao vai trò của lãnh đạo trong việc điều hành cuộc họp
+ Lựa chọn các phƣơng pháp họp hiệu quả: Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của mỗi cuộc họp mà lãnh đạo cần lựa chọn phƣơng pháp điều hành cuộc họp hiệu quả. Với những cuộc họp đòi hỏi phải đƣa ra những giải pháp sáng tạo lãnh đạo cần lựa chọn không gian và những phƣơng pháp tạo cảm giác thoải mái cho ngƣời tham dự và phải đảm bảo tính dân chủ, tạo cảm giác cởi mở, thân thiện với những ngƣời tham dự. Để huy động sức mạnh tập thể trong các cuộc họp, lãnh đạo có thể lựa chọn phƣơng pháp Đồng đội cùng sáng tạo giải quyết vấn đề với sự kết hợp bộ ba công cụ tƣ duy: Khởi tạo ý tƣởng, Sơ đồ tƣ duy và 6 chiếc mũ tƣ duy.
+ Lãnh đạo cần linh động xử lý các tình huống ngắt quãng: Có nhiều cuộc họp thất bại khi không thể kiểm soát đƣợc các tình huống cắt ngang khiến cuộc họp đi chệch mục tiêu ban đầu. Là ngƣời điều hành cuộc họp lãnh đạo cần quyết đoán và tỉnh táo để các ý kiến đƣa ra cùng các thành viên tham
dự không đi chệch mục tiêu của mình, nhanh chóng và khéo léo lái các ý kiến của thành viên vào vấn đề của mình.
+ Khuyến khích mọi ngƣời đóng góp ý kiến:
Thực tế có nhiều cuộc họp diễn ra chỉ dành cho một vài ngƣời tích cực, còn các thành viên khác hoặc thơ ơ hoặc không đủ dũng cảm tham gia phát biểu. Sự xung đột về tƣ duy, cảm giác mất an toàn và tinh thần thiếu trách nhiệm là nguyên nhân của những hiện tƣợng này. Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng lực quyết định hoặc định hƣớng, do đó, việc để mọi ngƣời nêu ý kiến của mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn. Để khuyến khích mọi ngƣời thảo luận, Lãnh đạo cần thực hiện:
Nêu rõ nội dung cần thảo luận trong cuộc họp để mọi ngƣời dễ hình dung và nắm đƣợc.
Mời mọi ngƣời cho ý kiến với sự dẫn dắt của mình. Cũng có thể chỉ định nếu thấy có ai đó rụt rè trong đám đông và bản thân ngƣời điều hành muốn nghe ý kiến của họ.
Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng nhƣ vậy. Để mọi ngƣời cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra trong trƣờng hợp lãnh đạo cho rằng ý kiến của họ là hợp lý nhƣng chƣa đủ thông tin để ra quyết định.
Ra quyết định để gút lại vấn đề. Khi họ đã có các ý kiến, họ cần thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyết định. Các quyết định phải đƣợc ghi vào biên bản cuộc họp.
+ Xác định phạm vi ra quyết định: Cuộc họp là cơ hội để bạn cùng với các thành viên khác cùng đƣa ra quyết định.Lãnh đạo cần cân nhắc phạm vi và các nguyên tắc mà bạn đƣợc phép quyết định tránh việc vƣợt quá thẩm quyền đƣợc giao.
+ Lên kế hoạch hành động: Các ý kiến dù có hay đến mấy cũng dễ bị bỏ qua nếu lãnh đạo không cùng mọi ngƣời hiện thực hóa nó bằng một kế
hoạch hành động cụ thể. Khi tinh thần của cuộc họp đang lên cao, Lãnh đạo cần chủ động cùng mọi ngƣời xây dựng và phân công trách nhiệm thực hiện công việc trên cơ sở tự nguyện và phù hợp với năng lực, trách nhiệm từng bộ phận theo bản công việc cụ thể.
-Nâng cao vai trò lãnh đạo trong việc đánh giá và kết thúc cuộc họp
Khi kết thúc cuộc họp lãnh đạo cần tổng kết lại những vấn đề đã đƣợc nêu ra trong cuộc họp, công bố biên bản cuộc họp và phân công nhiệm vụ. Cùng với đó là chỉ đạo, giám sát quá trình thực hiện kết quả cuộc họp, để mang đến hiệu quả tối ƣu nhất.