7. Cấu trúc đề tài
1.3. Cơ sở thực tiễn
Với hệ thống lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư như trên tại Bộ Khoa học và Công nghệ đã thực hiện đúng theo những văn bản hiện hành quy định về công tác văn thư. Trong quá trình hoạt động Bộ Khoa học và Công nghệ đã chủ động xây dựng nội quy, quy chế làm việc. Các đơn vị trực thuộc Bộ đã xây dựng quy chế hoạt động và nội quy riêng cho mình. Những quy định này là phù hợp với những quy định hiện hành về quản lý hành chính. Tuy nhiên có một số điểm khác biệt trong quá trình quản lý văn bản so với những quy định hiện hành. Tại Bộ đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản đến thay cho hình thức đăng ký văn bản đến theo cách truyền thống đó là bằng sổ đăng ký văn bản đến. Việc bỏ sổ công văn đến không vi phạm theo quy định mà thay vào đó Bộ áp dụng phần mềm quản lý văn bản đến. Phần mềm quản lý văn bản đến được văn thư Bộ được thực hiện đúng theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. Việc áp dụng phần mềm vào quá trình quản lý
văn bản đến rút ngắn các bước theo quy định nhưng vẫn đảm bảo văn bản đúng quy trình giúp chất lượng công việc đạt được hiệu quả cao.
Việc soạn thảo văn bản tại Bộ được thực hiện theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30/12/2013 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ tuy nhiên một số văn bản do các phòng, ban soạn thảo theo chức năng quản lý của đơn vị mình thì một số văn bản vẫn mắc những lỗi cơ bản phải để văn thư nhắc nhở.
Quản lý và sử dụng con dấu tại Bộ được thực hiện đúng theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 02/7/ 2016 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu. Ngoài ra văn thư Bộ còn phụ trách thêm việc quản lý dấu chức danh, dấu chữ ký của các đơn vị, phòng trong cơ quan.
Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ được thực hiện tốt tại bộ phận văn thư chuyên trách còn tại các phòng ban đơn vị của Bộ thì chưa lập hồ sơ hiện hành vì vậy mà tình trạng không có hệ thống, thống nhất, làm cho cán bộ lưu trữ khi thu tài liệu vất vả mất nhiều công sức sắp xếp, chỉnh lý và bổ sung tài liệu.
Công tác văn thư có một vai trò quan trọng đối với hoạt động cả bộ máy nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị – xã hội, các doanh nghiệp...Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ trương cả Đảng, luật pháp Nhà nước, với việc hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác của các cơ quan, tổ chức. Nhìn vào thực tiễn, công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ đã thực hiện tương đối tốt, đáp ứng những yêu cầu trong hệ thống lý luận và những quy định trong luật. Tuy nhiên trong các khâu nghiệp vụ còn một số lỗi nhỏ như đã nêu ở trên vì vậy cần khắc phục những hạn chế và có những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
Tại Bộ Khoa học và Công nghệ cũng đã ban hành những văn bản quy định về công tác văn thư Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30/12/2013 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ; Quyết định số 688/QĐ-BKHCN ngày 17/4/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ; Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22/4/2013 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ...cùng một số những công văn liên quan khác.
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI