7. Cấu trúc đề tài
3.5. Giải pháp về môi trường làm việc
Môi trường làm việc là một khái niệm rộng bao gồm tất cả những gì có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển, nâng cao năng lực công tác của mỗi cá nhân, cán bộ, công chức (bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài).
Môi trường làm việc đối với cán bộ, công chức (được tiếp cận là môi trường bên trong) bao gồm: cơ sở vật chất, tinh thần, chế độ chính sách, mối quan hệ giữa lãnh đạo đối với nhân viên và giữa nhân viên với nhân viên… trong một cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Môi trường làm việc tốt là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của cán bộ, công chức cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Để có một môi trường làm việc tốt cho các cá nhân cơ quan bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất như phòng làm việc, bàn, ghế, điện thoại, máy vi tính… và các văn phòng phẩm khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Tùy theo điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị để trang bị cho cán bộ, công chức nhưng phải đảm bảo các yếu tố của một cơ quan, công sở. Về điều này thì tại Bộ đã đáp ứng được yêu cầu.
Ngoài ra để phát huy năng lực của cán bộ, công chức Lãnh đạo Bộ cần thực hiện các chế độ, chính sách theo đúng quan điểm của Đảng, chính sách của Nhà nước và pháp luật về tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ. Cần quan tâm, chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng cán bộ, công chức. Cần có quy hoạch, kế hoạch cụ thể đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức về chuyên môn, nhiệm vụ, bồi dưỡng kiến thức, lý luận chính trị, quản lý nhà nước, ngoại ngữ, tin học… Thực hiện đào tạo, bồi dưỡng theo đúng yêu cầu tiêu chuẩn của mỗi chức danh, ngạch, bậc cán bộ, công chức và yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Thường xuyên quan tâm đến chính sách khi cử cán bộ, công chức đi học như hỗ trợ học phí, tạo điều kiện về thời gian cho cán bộ, công chức có thể vừa học vừa làm yên tâm công tác. Thông qua đào tạo, bồi dưỡng cơ quan, đơn vị có được đội ngũ cán bộ có đủ năng lực, trình độ chuyên môn, bản lĩnh chính trị để đảm đương nhiệm vụ. Bên cạnh đó, cần quan tâm đến việc thực hiện các chính sách đối với các cán bộ, công chức thuộc diện gia đình chính sách, thương binh, liệt sĩ, cán bộ, công chức là người dân tộc thiểu số…
Để có một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác thoải mái với tất cả mọi người từ Lãnh đạo tới các nhân viên điều cần thiết đó là xây dựng một tập thể đoàn kết. Đây là một trong những nội dung hết sức quan trọng trong công tác cán bộ; có đoàn kết, thống nhất thì mới hoàn thành được nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị. Vấn đề này đòi hỏi lãnh đạo đơn vị phải thường xuyên quan tâm, tạo cho mọi người ý thức làm việc tập thể, biết quan tâm lẫn nhau cùng giúp đỡ nhau trong cuộc sống và công tác. Phát hiện những mâu thuẫn cá nhân bên trong đơn vị để kịp thời giải quyết, thường xuyên để mọi người gắn bó với nhau cùng phấn đấu.
Tóm lại, xây dựng môi trường làm việc tốt là một trong những nội dung, nhiệm vụ hàng đầu mà cơ quan, tổ chức hay đơn vị phải quan tâm thực hiện; có môi trường làm việc tốt thì mỗi cá nhân cán bộ, công chức mới có điều kiện làm việc tốt, phát huy khả năng của mình, chung sức thực hiện nhiệm vụ của đơn vị. Bên cạnh đó, cơ quan, đơn vị cần tạo những điều kiện cần thiết để cán bộ, công chức tiếp cận với môi trường bên ngoài về trình độ công nghệ, khoa học - kỹ thuật… nhằm theo kịp với tình hình kinh tế, xã hội đang ngày một phát triển.
Trên đây là những giải pháp của tôi đối với vấn đề nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ trên quá trình đã khảo sát tại Bộ. Tôi mong những giải pháp trên sẽ góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
PHẦN III KẾT LUẬN
Qua thời gian thực tập tại Bộ tôi nhận thấy công tác văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ đã làm tốt vai trò của mình và có những điểm mạnh nhất định tuy nhiên bên cạnh đó Bộ cũng có những thiếu sót và đang từng bước dần dần hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư. Do đặc điểm tình hình của Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan nhà nước cấp Trung ương nên khối lượng công việc cần giải quyết là rất nhiều, tiếp nhận và giải quyết văn bản,hồ sơ hầu hết các tỉnh, thành và các quốc gia khác. Vì vậy phải thực hiện tốt công tác văn thư là vấn đề cần thiết và cấp bách cần đặt ra đối với Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Nếu thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc, hệ thống làm việc được vận hành một cách trơn tru, rõ ràng, mạch lạc.
Công tác văn thư ở Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ cũng như các đơn vị, phòng ban, đơn vị trong cơ quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành chính của đất nước, các ngành và nhất là cán bộ lãnh đạo cần có sự quan tâm chỉ đạo thiết thực hơn nữa trong công tác này. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn còn tồn tại những thiếu sót nhất định trong các khâu nghiệp vụ. Vì vậy nâng cao hiệu quả công tác văn thư đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng tại Bộ Khoa học và Công nghệ nói chung và tại các cơ quan hành chính nhà nước các cấp ngành khác nhau nói riêng.
Với tư cách là một sinh viên năm thứ cuối hệ Đại học sắp kết thúc thời gian ngồi trên ghế của giảng đường Đại học tôi thấy rằng mình cần phải cố gắng và hoàn thành tốt những nhiệm vụ của một sinh viên năm cuôi để chuẩn bị bước vào khoảng thời gian áp dụng những kiến thức đã học được vào công việc sau này. Đề tài này của tôi còn nhiều thiếu sót nhưng tôi hy vọng đề tài này sẽ góp phần nhỏ giúp cho công tác văn thư tại Bộ được thực hiện tốt hơn, góp phần hoàn thiện công tác hành chính của Bộ Khoa học và Công nghệ.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. NHÓM CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
1. Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
2. Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/ 02/ 2013 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ.
3. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 02/7/ 2016 của Chính phủ Về quản lý và sử dụng con dấu.
4. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
5. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
6. Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ,nBộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
II. NHÓM CÁC VĂN BẢN CỦA BỘ KHOA HOC VÀ CÔNG NGHỆ
1. Quyết định số 688/QĐ-BKHCN ngày 17/4/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hànhQuy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ.
2. Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22/4/2013 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
3. Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ.
II- SÁCH VÀ CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Lê Thị Quyên(2013). “ Đánh giá công tác quản lý văn bản đi – đến và lập hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh”;
2. Lương Thị Hiền(2014). “ Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ”. Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội;
3. Nguyễn Thành Độ(2005). “Giáo trình Quản trị văn phòng’. NXB Lao động Xã hội;
4. Phạm Thị Thu Hằng (2014). “Khảo sát công tác văn phòng và nghiệp vụ hành chính văn phòng tại UBND huyện Thanh Thủy tỉnh Phú Thọ”. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
5. Phạm Khôi Nguyên, Nguyễn Minh Tân, Trần Hữu Cận, Nghiêm Công, Nguễn Địch Đoan (1999). “Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường – 40 năm xây dựng & phát triển”. NXB Khoa học & Kỹ thuật;
6. PGS.Vương Đình Quyền(2005). “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”.NXB Đại học Quốc gia Hà Nội;
7. Trần Thị Thạch.“ Công tác quản lý văn bản đi của cơ quan”
(http://luanvan.net.vn);
8. TS. Nguyễn Lệ Nhung. “Quản lý văn bản đi- đến” (http://tailieu.vn); 9. Văn phòng Trung ương Đảng . “Tập bài giảng Công tác văn thư – lưu trữ”. (http://tailieu.vn).
PHỤ LỤC Phụ lục số 01
Quy trình soạn thảo văn bản
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Soạn thảo văn bản
Nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo
Trình duyệt dự thảo văn bản Văn bản phát sinh công
Phụ lục số 02
Quy trình quản lý văn bản đén tại văn thư chuyên trách
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Trình Chánh văn phòng
Phòng Tổng hợp (văn bản cần sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ)
Các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan (văn bản thuộc về chức năng quản lý của các phòng, ban
Phụ lục số 03
Quy trình quản lý văn bản đi tại văn thư chuyên trách
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
Đăng ký văn bản đi.
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).
Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Phụ lục số 04