7. Cấu trúc đề tài
3.3. Giải pháp về việc áp dụng công nghệ thông tin
Trong thời đại xã hội phát triển như hiện nay thì việc áp dụng công nghệ thông tin trong cuộc sống nói chung và trong tất cả các lĩnh vực, ngành, nghề khác nhau nói riêng là việc quan trọng và phải được tiến hành. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Ngoài việc trang bị các máy móc hiện đại và yếu tố con người được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ giỏi thì cần phải có việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cuả văn phòng hay trong
công tác văn thư nói riêng. Qua quá trình khảo sát tôi thấy tại Văn phòng Bộ đã áp dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin như: Phần mềm khai thác văn bản của đơn vị trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Bộ Khoa học và Công nghệ (phần mềm quản lý văn bản trên mạng VP-Net).
Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói riêng và hoạt động văn phòng nói chung mới được triển khai và đưa vào thực hiện từ năm 2014 nên trong quá trình làm việc vẫn còn xảy ra tình trạng bị lỗi do hệ thống mạng, văn thư chưa xử lý được những tình huống bị lỗi khi nhập dữ liệu vào hệ thống phải liên hệ với Trung tâm Tin học của Bộ xuống để xử lý khiến cho quá trình, thời gian, tốc độ làm việc bị gián đoạn. Chính vì vậy cần nâng cao kỹ năng cho văn thư, ban hành những văn bản hướng dẫn về việc sử dụng phần mềm; tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin đào tạo và cử các cán bộ tại Trung tâm Tin học tham gia các chương trình, hội thảo các khóa học chuyên môn nghiệp vụ về công nghệ thông tin.
Ngoài ra Bộ nên áp dụng thêm một số phần mềm để phục vụ cho hoạt động Văn phòng được thực hiện hiệu quả như: phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ; phần mềm quản lý nguồn nhân lực; phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,...