7. Cấu trúc đề tài
2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi nhất định phải qua văn thư chuyên trách của cơ quan để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Văn bản trước khi phát hành phải được văn thư kiểm tra các thành phần về thể thức văn bản đã đúng quy định pháp luật hay chưa. Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo với người có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung. Sau đó ghi số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi, ghi đầy đủ, chính xác, rõ ràng vào từng cột mục trong sổ như ngày tháng văn bản đi, số và ký hiệu của văn bản, người nhận bản lưu, số lượng bản nhân bản... Đăng ký xong mới nhân bản theo đúng số lượng và đăng ký trong sổ rồi sau đó mới đóng dấu và cho phát hành. Đóng dấu xong văn thư giữ lại bản chính lưu ở văn thư cơ quan để tra tìm khi cần thiết và thường bộ phận soạn thảo cũng giữ lưu 1 bản để làm cơ sở cho những báo cáo sau.
Quy trình quản lý văn bản đi được sơ đồ hóa như sau:
(phụ lục số 03)
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, Văn thư Bộ báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết.
Ghi số của văn bản:
+ Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được ghi số theo hệ thống số chung của Bộ do Văn thư Bộ thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng. Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và scan trên mạng VP-Net.
Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ gồm:
- Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính thông thường); - Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt); - Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật;
- Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành; - Sổ đăng ký văn bản mật;
- Các loại sổ đăng ký văn bản khác phục vụ công tác quản lý văn bản đi của Bộ (Sổ cấp giấy giới thiệu, Sổ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ,...).
Nhân bản
+ Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư Bộ;
+ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
+ Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Bộ và được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ và quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Đóng dấu cơ quan
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
+ Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc tên của phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
Đóng dấu độ khẩn, mật
+ Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
+ Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
+ Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Thủ tục phát hành văn bản
Đơn vị soạn thảo văn bản tiến hành các công việc sau: + Lựa chọn bì
+ Viết bì và đăng ký vào sổ gửi công văn qua bưu điện
+ Vào bì và dán bì ( Vào bì cần chú ý: Khi gấp công văn thì gấp mặt có chữ và có con dấu vào bên trong có thể gấp làm đôi hoặc gấp làm 4 tùy theo số lượng bản và kích thước lớn nhỏ của bì thư. Còn nếu như trường hợp tài liệu dày cần phải bỏ vào 01 phong bì cỡ lớn hơn khổ giấy A4 thì phải dùng một tờ giấy trắng để lên tập giấy phần có chữ).
Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có). Phân loại bì để chuyển cho cơ quan bưu chính hoặc chuyển trực tiếp đối với những văn bản có yêu cầu.
- Chuyển phát văn bản đi
+ Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày đăng ký văn bản.
+ Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
+ Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
+ Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
+ Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ, Điều 10, Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quyết định;
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng Bộ (Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp); khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.
Bước 5: Lưu văn bản đi.
- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Nhân viên văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật.
Công tác quản lý văn bản đến - đi của Bộ Khoa học và Công nghệ đảm bảo đúng quy định như: theo dõi quản lý công văn đến để trình lãnh đạo cho ý kiến và giải quyết phân phối cho kịp thời, chính xác tới các cơ quan cá nhân có trách nhiệm để xử lý những văn bản đó, không để tình trạng công văn tồn đọng hoặc công văn chuyển đi bị sai Tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế như: Một số văn bản bản gốc lưu tại Văn thư còn chưa đóng dấu đỏ; do mới áp dụng và cài đặt phần mềm quản lý văn bản đến – đi và hồ sơ công việc nên đôi khi scan văn bản đến – đi nhập dữ liệu vẫn còn trục trặc trên hệ thống và phải liên hệ với bên Trung tâm tin học để giải quyết nên làm chậm hoặc gây mất thời gian trong quá trình xử lý văn bản;