7. Cấu trúc đề tài
3.2. Giải pháp về trang thiết bị cơ sở vật chất
Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi các thiết bị. Trong hoạt động của một Văn phòng ở bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào đó thì trang thiết bị hiện đại – khoa học là không thể thiếu. Các phương tiện làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử. Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong các Văn phòng tạo ra những khả năng, thuận lợi to lớn trong khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra cứu các dữ liệu làm cho hoạt động Văn phòng đạt hiệu quả càng cao. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax, internet…sử dụng rộng rãi toàn quốc gia, toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi.
Một máy scan đã bị cũ, hay bị lỗi phải dừng lại để chỉnh nên gây mất thời gian, nhàu văn bản và mất công sức vì vậy cần đầu tư thêm về trang thiết bị trong văn phòng
Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 về công tác văn thư. Hệ thống quản lý chất lượng 9001:2000 đang
được áp dụng rộng rãi và hiệu quả ở nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực hành chính. Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan nhà nước. Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong nền hành chính nhà nước. Vì vậy, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư là một tất yếu khách quan, trong tương lai không xa sẽ bắt buộc áp dụng đồng loạt trong các cơ quan Nhà nước.
Nói tóm lại, việc trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại đạt chuẩn vào trong Văn phòng là yếu tố cần thiết và quan trọng. Vì có đầy đủ trang thiết bị sẽ khiến cho hiệu quả sẽ khiến cho hiệu quả năng suất làm việc nâng cao và tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, các khâu nghiệp vụ được tiến hành nhanh hơn, khoa học, hiện đại hơn.