7. Cấu trúc đề tài
2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là các công văn giấy tờ do văn thư nhận được từ nơi khác chuyển đến. Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư làm thủ tục và phân phối theo đúng quy định, văn thư phải kiểm tra xem có đúng là gửi cho cơ quan mình không nếu nhầm phải gửi trả lại nơi gửi. Trường hợp văn thư đã bóc bì thì phải làm một phông bì mới sau đó thì đưa công văn gửi không dùng địa chỉ vào bên trong sau đó dán phong bì lại ghi số và ký hiệu công văn cũ ra bên ngoài, khi chuyển thì người văn thư phải ghi số và ký hiệu của bì đó vào trong sổ chuyển của văn thư, rồi ghi địa chỉ của cơ quan chuyển đến. Trường hợp văn thư chưa bóc bì thì có thể kiểm tra rồi trả lại ngay hoặc hôm sau trả nếu văn thư gửi lại bưu điện mà có tin nhận thì văn thư gọi điện thoại cho bưu điện. Văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng ký số thư đến, ngày tháng năm đến, trình chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng phân phối. Sau khi phân phối xong qua cho văn thư vào sổ giao nhận công văn cho các đơn vị, phòng ban chức năng.
Quy trình quản lý văn bản đến đc sơ đồ hóa như sau:
Qua quá trình thực tập tại Bộ phận Văn thư Bộ Khoa học và Công nghệ tôi thấy quy trình quản lý văn bản đến được thực hiện theo 3 bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến của Bộ gồm các sổ sau: - Sổ đăng ký và chuyển giao bì thường không mở ( sổ bì). - Sổ đăng ký bì, văn bản mật đến
- Sổ chuyển giao văn bản cho các đơn vị.
Những văn bản gửi đến bằng thư thường thì sẽ cho vào cốp của các đơn vị trong Bộ.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, nhân viên bảo vệ nội bộ của Văn phòng Bộ tiếp nhận và có trách nhiệm ký nhận, đăng ký vào sổ và giao cho Văn thư Bộ trong thời gian sớm nhất. Đối với văn bản khẩn phải báo ngay cho Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Chánh Văn phòng để xử lý.
Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng. Văn bản mật có hẹn giờ, hỏa tốc đến ngoài giờ hành chính, nhân viên bảo vệ nội bộ của Văn phòng Bộ chuyển cho Chánh Văn phòng để xử lý. Trong giờ hành chính nhân viên văn thư nhân được văn bản hẹn giờ, hỏa tốc thì phải gọi điện lên phòng Tổng hợp để xuống lấy văn bản.
Bước 2: Trình văn bản đến cho Chánh văn phòng Văn bản đến có hai loại đó là:
Sau khi đã tiếp nhận văn bản nhân viên văn thư sẽ scan văn bản lên cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng VP-Net. Sau khi scan văn bản lên
hệ thống Chánh Văn phòng Bộ sẽ cho ý kiến phân phối văn bản. Văn bản được chia thành hai loại để xử lý: một là văn bản cần sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ thì chuyển đến phòng Tổng hợp; hai là những văn bản thuộc về chức năng quản lý của các đơn vị thì chuyển đến các phòng ban chức năng để xử lý. Khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết Văn thư Bộ phân chia văn bản theo từng đơn vị và bổ sung thông tin vào sổ chuyển giao văn bản cho các đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ.Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho Văn thư Bộ để báo cáo Chánh Văn phòng xử lý.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Sau khi nhận được văn bản đến, Lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ là 02 ngày làm việc.
Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến được quy định như sau:
+ Văn thư Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến chuyển trực tiếp đến các đơn vị trực thuộc Bộ đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.
+ Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, số liệu văn bản đến đã được giải quyết hoặc đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.
+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.