9. Kết cấu luận vă n:
3.2.7. Hoàn thiện công tác quản lý hoạt động đấu thầu và quản lý Hợp đồng
sau đấu thầu
Nâng cao hiệu quả quản lý công tác đấu thầu
Để triển khai tốt hoạt động đấu thầu, Giám đốc Ban QLDA và các nhân viên của Ban QLDA phải nghiên cứu kỹ và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước, kết hợp hài hoà thủ tục và nắm vững kiến thức về đấu thầu và quản lý dự án, đòi hỏi từng cá nhân phải có sự cố gắng học hỏi kinh nghiệm và được đào tạo cơ bản qua các lớp học ngắn hạn.
Quản lý công tác đấu thầu cần được quán xuyến xuyên suốt từ khi lập dự án, thiết kế, dự toán, lập hồ sơ mời thầu và trong suốt quá trình đấu thầu cho đến khi gói thầu được thực hiện xong. Đặc biệt chú ý quản lý chất lượng trong giai đoạn lập, thẩm định hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu:
Trong hoạt động đấu thầu, ở từng khâu từ chuẩn bị hồ sơ mời thầu, mở thầu, tổ chức chấm thầu và xét thầu, đến đàm phán ký kết hợp đồng và quản lý hợp đồng khi triển khai, cần phải rút ngắn hơn nữa thời gian đánh giá thầu, để hạn chế việc gia hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý hoạt động đấu thầu cần thực hiện một số nội dung sau:
Quản lý chất lượng hồ sơ mời thầu: Quản lý chất lượng hồ sơ mời thầu nhằm phát hiện sớm những sai sót trong thiết kế, dự toán và những vấn đề có thể gặp phải từ đó có những điều chỉnh sớm.
Quản lý chất lượng đánh giá hồ sơ dự thầu: Công việc đánh giá hồ sơ dự thầu đòi hỏi nhiều công sức và thời gian của các cán bộ trong tổ đấu thầu, dễ phát sinh tiêu cực nếu quy trình đánh giá không tuân thủ các quy định của kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu. Trong công tác quản lý này vai trò giám sát rất quan trọng.
Tăng cường công tác quản lý đấu thầu, có biện pháp xử lý mạnh không cho tham dự gói thầu khác đối với các nhà thầu bị phát hiện thông đồng trong đầu thầu hoặc chuyển nhượng cho nhà thầu khác thực hiện hợp đồng sau khi trúng thầu, trong trường hợp phát hiện thông đồng trong đấu thầu hoặc chuyển nhượng cho nhà thầu khác thực hiện hợp đồng sau khi trúng thầu, chủ đầu tư kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền có biện pháp xử lý hành vi phạm.
Tăng cƣờng sự phối hợp giữa các bộ phận
Công tác đấu thầu nằm trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư của một dự án, vì vậy nó quyết định đến chất lượng, hiệu quả của dự án. Càng chuẩn bị tốt trong giai đoạn này thì giai đoạn thực hiện đầu tư và vận hành kết quả đầu tư càng mang lại hiệu quả lớn hơn. Tại Ban QLDA, công việc và nhiệm vụ chủ yếu trong giai đoạn tổ chức đấu thầu do bộ phận đầu tư thực hiện sau khi có kết qủa sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán và bộ phận kỹ thuật ... Nếu không có sự phối họp chặt chẽ giữa bộ phận sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả của công tác đấu thầu và sau đó sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả của việc đầu tư. Do vậy, sự phối họp nhịp nhàng giữa ba bộ phận sẽ góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả và tiến độ của công tác đấu thầu.
Quản lý hợp đồng sau đấu thầu
Sau khi kết thúc quá trình đấu thầu, tuyển chọn nhà thầu ký kết và triển khai hợp đồng là công việc cấp thiết. Việc quản lý hợp đồng sau đấu thầu vô cùng quan trọng để quản lý tốt hơn gói thầu, bao gồm các công việc sau:
+ Tăng cường công tác quản lý dự án, tiến độ thi công đảm bảo, giám sát quản lý chặt chẽ đảm bảo yêu cầu chất lượng công trình thi công.
+ Kiểm soát chặt chẽ hạn chế phát sinh làm tăng khối lượng của công trình thi công.
+ Công trình làm đến đâu hoàn thiện thủ tục thanh toán theo khối lượng thi công đã hoàn thành.
Tăng cường công tác giám sát nhà thầu thi công, ngoài tư vấn giám sát tại hiện trường, Ban quản lý cử cán bộ kỹ thuật của Ban theo dõi để nắm chắc tiến độ diễn biến của quá trình thi công của nhà thầu, để cùng phối họp với tư vấn giám sát và nhà thầu đẩy nhanh tiến độ thi công, tháo gỡ những vướng mắc kịp thời và đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình thi công.
Để hạn chế khối lượng phát sinh tăng, ngay từ khâu khảo sát thiết kế lập báo cáo đầu tư, phải lựa chọn phương án xây dựng tối ưu trong điều kiện địa chất, địa hình phù hợp. Cán bộ Ban phải nghiên cứu kỹ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, trong quá trình theo dõi quản lý dự án phải nghiên cứu hiện trường, kiên quyết không giải quyết bất kỳ đề xuất nào từ phía tư vấn và nhà thầu nếu đề xuất đó không thật sự cần thiết. Ban QLDA cũng đồng thời tìm phương án giảm thiểu tối đa việc di dời giải phóng mặt bằng vận động sự tham gia đóng góp tích cực của cộmg đồng dân cư, người được hưởng lợi trực tiếp từ dự án, phải tham gia và hiến đất cho dự án. Đây là nguyên tắc chủ đạo của Ngân hàng thế giới nhằm thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của người dân trong việc giám sát thi công, khai thác và bảo vệ công trình phục vụ cho mình.
Tăng cường công tác giám sát nhà thầu thi công. ngoài tư vấn giám sát tại hiện trường, Ban quản lý cử cán bộ kỹ thuật của Ban theo dõi để nắm chắc tiến độ diễn biến của quá trình thi công của nhà thầu, để cùng phối hợp với tư vấn giám sát và nhà thầu đẩy nhanh tiến độ thi công, tháo gỡ những vướng mắc kịp thời và đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình thi công.