9. Kết cấu luận vă n:
2.2.2 Giai đoạn chuẩn bị đấu thầu
Giai đoạn này bao gồm rất nhiều khâu và do Ban QLDA lập. Dựa trên các công việc cụ thể trong quyết định duyệt thiết kế kỹ thuật và dự toán đã đuợc phê duyệt, Ban QLDA sẽ căn cứ vào tình hình thực tế, vào tính chất các công việc,
nguồn vốn được giao và mối quan hệ giữa chúng để xác định thứ tự các công việc cụ thể của dự án. Vì thế ngay từ đầu kế hoạch thực hiện các công việc cụ thể của dự án phải đuợc xây dựng một các khoa học. Nội dụng của giai đoạn này gồm:
Bước 1: Lập kế hoạch đấu thầu:
Kế hoạch đấu thầu đuợc lập và trình duyệt để làm cơ sở cho việc thực hiện đấu thầu. Kế hoạch này do Ban QLDA soạn thảo tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố Mỹ Tho trình Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt. Việc lập và phê duyệt kế hoạch đấu thầu của dự án được tiến hành sau khi có quyết định phê duyệt dự án và kế hoạch vốn cụ thể của dự án trong từng năm năm tài chính được giao. Căn cứ để lập kế hoạch đấu thầu của cả dự án là các tài liệu như:
- Báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án - Quyết định phê duyệt tổng mức đầu tư
- Quyết định phân bổ nguồn vốn của UBND tỉnh. - Và các văn bản pháp lý có liên quan khác.
- Sau khi kế hoạch đấu thầu được phê duyệt, Ban QLDA sẽ đăng trực tuyến lên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định hiện hành.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho công tác đấu thầu
Để thực hiện các hoạt động đấu thầu Ban QLDA thành lập tổ chuyên gia đấu thầu theo quy định. Thành phần tổ chuyên gia là các thành viên của Ban QLDA và thành viên của đơn vị tư vấn (đối với các gói thầu có thuê tư vấn lựa chọn nhà thầu) phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Có chứng chỉ đấu thầu cơ bản hoặc chứng chỉ hành nghề đấu thầu; - Có trình độ chuyên môn liên quan đến gói thầu;
- Am hiểu về các nội dung cụ thể của gói thầu;
Tổ chuyên gia thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định tại Điều 76 của Luật đấu thầu như:
- Phân tích, đánh giá, so sánh và xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đã đuợc nêu trong hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá chi tiết được duyệt khi mở thầu.
- Tổng hợp tài liệu về quá trình đánh giá xét chọn nhà thầu và lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất.
- Có trách nhiệm bảo mật thông tin, không đuợc cộng tác với nhà thầu dưới bất kỳ hình thức nào.
- Không được tham gia thẩm định kết quả đấu thầu.
- Tổ trưởng tổ chuyên gia có trách nhiệm điều hành công việc, tổng hợp và chuẩn bị các báo cáo đánh giá các hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất hoặc tài liệu có liên quan khác. Đồng thời, tổ trưởng tổ chuyên gia xét thầu tiến hành phân công nhiệm vụ các thành viên trong tổ chuyển gia.
Bƣớc 3: Chuẩn bị Hồ sơ mời thầu:
Hồ sơ mời thầu là một yếu tố rất quan trọng trong công tác tổ chức đấu thầu, bởi lẽ nó quyết định chất lượng và hiệu quả của gói thầu. Khi lập hồ sơ mời thầu cần sử dụng các cá nhân có đủ năng lực trình độ chuyên môn về gói thầu, am hiểu về đấu thầu để đảm bảo chất luợng của hồ sơ dự thầu, tạo thuận lợi cho các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tạo thuận lợi cho việc xét thầu.
- Việc lập Hồ sơ mời thầu do Giám đốc Ban QLDA và các thành viên của phòng kế hoạch đấu thầu phụ trách. Giám đốc Ban QLDA sẽ giao cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm lập HSMT mà mình được phân công.
- Sau khi lập xong hồ sơ mời thầu Ban QLDA sẽ gửi đến phòng Tài chính kế hoạch của UBND thành phố Mỹ Tho thẩm định và trình UBND thành phố phê duyệt. Hồ sơ mời thầu đó là căn cứ để Ban QLDA thông báo mời thầu.
Hồ sơ mời thầu được lập dựa trên các căn cứ sau:
- Thiết kế kỹ thuật thi công và dự toán công trình của dự án đã đuợc phê duyệt.
- Kế hoạch đấu thầu của dự án và gói thầu đã đuợc phê duyệt.
- Các văn bản pháp lý có liên quan về đấu thầu và gói thầu đang đuợc tổ chức đấu thầu.
Hồ sơ mời thầu cần đầy đủ, chính xác, rõ ràng, khách quan và phù hợp với các căn cứ trên. Tính chính xác trong Hồ sơ mời thầu là rất quan trọng vì nó là cơ sở để các nhà thầu xác định tính chất và quy mô của công trình và tính giá chào thầu. Bất kể sai sót nào không được phát hiện kịp thời và thông báo cho các nhà thầu cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác đấu thầu cũng như công tác thi công và hiệu quả của dự án.
Hồ sơ mời thầu tại Ban QLDA phải được lập theo quy định tại Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết lập Hồ sơ mời thầu xây lắp, và theo biểu mẫu của ngân hàng thế giới Bao gồm các nội dung sau:
* Thủ tục đấu thầu:
Trong phần này cung cấp cho các nhà thầu các thông tin liên quan đến gói thầu: Các chỉ dẫn, mẫu đơn, điều khoản và các đặc điểm, yêu cầu nhằm giúp các nhà thầu chuẩn bị đúng, đủ các loại tài liệu, thông tin, văn bản và bảng tiên lượng mời thầu... để tham gia đấu thầu cũng như các công việc phải làm nếu trúng thầu.
* Yêu cầu xây lắp hoặc về phạm vi cung cấp:
Trong phần này giới thiệu về các công việc cơ bản của gói thầu, yêu cầu về phạm vi cung cấp (đối với mua sắm hàng hóa), yêu cầu về tiến độ, yêu cầu về kỹ thuật, tiêu chuẩn kỹ thuật, đặc tính kỹ thuật của vật liệu thiết bị được đưa vào hồ sơ dự thầu và các bản vẽ thi công..
Trong phần này đưa ra các điều kiện chung của hợp đồng kinh tế khi ký kết với nhà thầu trúng thầu. Các điều kiện này sẽ không thay đổi khi nhà thầu trúng thầu và nhận công trình.