9. Kết cấu luận vă n:
2.2.3 Giai đoạn thực hiện đầu thầu
Giai đoạn này được được thực hiện thành các bước như sau:
Bƣớc 1: Mời thầu.
Sau khi Hồ sơ mời thầu được phê duyệt, Ban QLDA thông báo mời thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và báo đấu. Khi thông báo mời thầu được đăng trên trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và báo đấu thầu hoặc các nhà thầu nhận được thông báo mời thầu thì sẽ tới mua hồ sơ mời thầu. Ban QLDA bán hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu theo như thông báo.
Bƣớc 2: Nhận và bảo quản hồ sơ dự thầu.
Các nhà thầu chuẩn bị xong hồ sơ dự thầu, niêm phong và nộp tại Ban QLDA theo đúng thời gian đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Cách trình bày các thông tin trên túi phải theo đúng quy định của Bên mời thầu. Bất kể tài liệu nào thuộc hồ sơ dự thầu gửi tới sau thời điểm đóng thầu đã quy định trong hồ sơ mời thầu đều được coi là không hợp lệ và được gửi lại nhà thầu theo nguyên trạng.
Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu, có trách nhiệm kiểm tra niêm phong của các hồ sơ dự thầu, lập văn bản xác nhận ghi rõ ngày giờ nộp thầu, yêu cầu ký xác nhận của các đơn vị dự thầu, quản lý hồ sơ dự thầu theo đúng nguyên tắc bảo mật.
Bƣớc 3: Mở thầu:
Việc mở thầu được tiến hành công khai theo đúng thời gian và địa điểm đã ghi rõ trong lịch thực hiện đấu thầu. Ban QLDA mời đại diện các nhà thầu tới tham dự lễ mở thầu qua việc thông báo cho các nhà thầu khi phát hành hồ sơ mời thầu.
Việc mở thầu tại Ban QLDA được thực hiện ngay sau thời điểm đóng thầu theo ngày, giờ và địa điểm ghi trong lịch thực hiện đấu thầu trước sự chứng kiến của những nguời có mặt và không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của đại diện các nhà thầu.
Ban QLDA sẽ tiến hành mở lần luợt từng hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu. Ban QLDA chỉ mở hồ sơ dự thầu của các nhà thầu có tên trong danh sách nhận hồ sơ mời thầu và được nộp tới Ban QLDA truớc thời điểm đóng thầu.
Thủ tục mở tại lễ mở thầu:
- Ban QLDA sẽ tiến hành mở hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu theo trình tự. - Mời các thành viên tham gia lễ mở thầu làm chứng.
- Kiểm tra niêm phong của hồ sơ dự thầu.
- Mở hồ sơ dự thầu. Đọc và ghi vào biên bản mở thầu các thông tin chủ yếu: + Tên nhà thầu.
+ Số lượng bản gốc và bản chụp hồ sơ dự thầu.
+ Giá dự thầu ghi trong hồ sơ dự thầu và giảm giá (nếu có). + Giá ghi trong biểu giá chi tiết
+ Giá trị và hiệu lực của Bảo lãnh dự thầu. + Tiến độ thực hiện.
+ Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu. + Các yêu cầu khác.
- Biên bản mở thầu được lập ngay sau lễ mở thầu, đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu ký xác nhận.
Sau khi mở thầu, Ban QLDA sẽ ký xác nhận vào từng trang của bản gốc của tất cả các hồ sơ dự thầu để đảm bảo tính nguyên trạng của hồ sơ trước khi gởi đến các thành viên tổ chuyên giá đánh giá hồ sơ dự thầu và quản lý các hồ sơ này theo chế độ quản lý hồ sơ mật. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu được tiến hành theo bản chụp. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản chụp với bản gốc.
Bƣớc 4: Đánh giá hồ sơ dự thầu và lựa chọn nhà thầu:
Những hồ sơ dự thầu hợp lệ sẽ được Tổ chuyên gia xét thầu tiến hành kiểm, đánh giá và xếp hạng các nhà thầu tham dự thầu. Công việc này có thể nói là khâu quan trọng nhất trong công tác đấu thầu. Vì nó sẽ quyết định đơn vị nào sẽ thực hiện gói thầu, quyết định chất lượng công trình sau này và ảnh hưởng đến chi phí của gói thầu.
Bước 4.1: Bước đánh giá sơ bộ:
- Bước này sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ dự thầu so với quy định của hồ sơ mời thầu.
- Kiểm tra, xem xét sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu đối với hồ sơ mời thầu.
Trong bước này chỉ đánh giá “đạt” hoặc “không đạt” đối với các tiêu chuẩn đánh giá đã đưa ra trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu đạt tất cả tiêu chuẩn đánh giá sơ bộ thì được đánh giá đạt ở buớc này và được chuyển sang bước đánh giá chi tiết về kỹ thuật, tài chính. Nhà thầu nào không đáp ứng thì bị loại.
Trong quá trình đánh giá sơ bộ, hồ sơ dự thầu vi phạm một trong các điều kiện sau sẽ bị loại:
- Hồ sơ không có bản gốc, chỉ có bản sao. - Hồ sơ thiếu một trong những tài liệu sau:
+ Đơn dự thầu, hoặc có nhưng thiếu chữ ký hợp lệ. + Bảo lãnh dự thầu, hoặc có nhưng không hợp lệ. + Hợp đồng (thoả thuận) liên danh không hợp lệ.
- Hồ sơ dự thầu đưa ra các điều kiện khác với yêu cầu của hồ sơ mời thầu. - Hồ sơ dự thầu có giá dự thầu không cố định như: chào thầu theo 2 giá, giá có kèm điều kiện.
- Nhà thầu có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu của cùng một gói thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc liên danh.
- Không đáp ứng yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm theo tiêu chuẩn đánh giá nêu trong hồ sơ mời thầu.
- Hồ sơ dự thầu có thông tin kê khai sai sự thật.
Bước 4.2: Bước đánh giá về tài chính:
Tổ chuyên gia xét thầu tiến hành đánh giá về mặt tài chính tất các hồ sơ dự thầu theo các nội dung và trình tự như sau:
* Sửa lỗi số học:
Sửa lỗi là việc sửa chữa những sai sót bao gồm lỗi số học, lỗi đánh máy, lỗi nhầm đơn vị. Nguyên tắc sửa lỗi số học là nếu có sai lệch giữa đơn giá và tổng giá do việc nhân đơn giá với số lượng thì đơn giá sẽ là cơ sở pháp lý.
Khi tiến hành sửa lỗi theo nguyên tắc trên, Bên mời thầu thông báo cho nhà thầu biết. Nếu nhà thầu không chấp nhận việc sửa lỗi thì hồ sơ dự thầu đó sẽ bị loại. Trường hợp hồ sơ dự thầu có lỗi số học sai khác quá 10% (tính theo giá trị tuyệt đối, không phụ thuộc vào việc làm tăng hay giảm giá dự thầu) so với giá dự thầu cũng sẽ không được xem xét tiếp.
* Hiệu chỉnh các sai lệch:
Tổ chuyên gia sẽ xem xét và bổ sung hoặc điều chỉnh các nội dung chào thừa hoặc chào thiếu so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Khi xác định giá dự thầu, phần chào thừa sẽ được trừ đi, phần chào thiếu sẽ được cộng thêm theo nguyên tắc nếu không thể tách ra từng giá dự thầu thì lấy mức chào cao nhất đối với nội dung này (nếu chào thiếu) và lấy mức thấp nhất (nếu chào thừa) trong số các hồ sơ dự thầu khác thuộc danh sách ngắn.
Ngoài ra hồ sơ dự thầu còn được bổ sung hoặc điều chỉnh giữa các phần. Việc hiệu chỉnh các phần khác biệt nhằm đảm bào tính nhất quán của hồ sơ dự thầu. Theo kinh nghiệm chấm thầu của Bên mời thầu cho thấy, một số khác biệt thường gặp cần được điều chỉnh bao gồm:
- Sai lệch giữa giá trị viết bằng số được thể hiện trong các Bảng hoặc Biểu và giá trị viết bằng chữ trong bản thuyết minh. Khi đó giá trị viết bằng chữ sẽ là cơ sở pháp lý.
- Sai lệch giữa đơn giá tổng hợp trong biểu giá tổng hợp và đơn giá chi tiết trong biểu phân tích đơn giá chi tiết thì đơn giá chi tiết sẽ là cơ sở pháp lý.
Hồ sơ đấu thầu có tổng giá trị các sai lệch vựơt quá 10% (tính theo giá trị tuyệt đối, không phụ thuộc vào việc làm tăng hay giảm giá dự thầu) so với giá dự thầu sẽ bị loại không được xem xét tiếp.
* Xem xét sự bất hợp lý của giá dự thầu:
Việc xem xét sự bất hợp lý của đơn giá và tổng giá dự thầu đối với những hồ sơ dự thầu. Những yếu tố để kiểm và xem xét mức độ bất hợp lý của những đơn giá dự thầu bao gồm:
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng và các loại thuế theo quy định của Nhà nước không đúng theo biểu thuế quy định hiện hành của Nhà nước.
- Đối với các hồ sơ dự thầu có tỷ lệ hoặc cơ cấu giá dự thầu của các phần chênh lệch lớn so với giá dự toán được duyệt hoặc quá bất hợp lý, thiếu khả thi sẽ đựơc xem xét.
Sau khi xác định giá dự thầu của các hồ sơ dự thầu, Tổ chuyên gia xét thầu sẽ tiến hành đánh giá về mặt kỹ thuật
Bước 4.3: Bước đánh giá chi tiết về mặt kỹ thuật:
Tổ chuyên gia sẽ chọn nhà thầu có giá thấp nhất để đánh giá chi tiết về mặt kỹ thuật. Tổ chuyên gia sẽ căn cứ vào phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu đã được phê duyệt để triển khai công tác đánh giá kỹ thuật theo phương pháp đạt hoặc không đạt. Các tiêu chuẩn đánh giá này đã được đưa ra trong hồ sơ mời thầu.
Việc đánh giá kỹ thuật chất lượng được đánh giá theo tiêu chuẩn và được thực hiện theo nguyên tắc sau:
- Căn cứ vào các tài liệu hợp lệ của hồ sơ dự thầu và tiêu chuẩn khung đánh giá về kỹ thuật chất luợng để đánh giá.
- Nếu hồ sơ dự thầu không có tài liệu hoặc có nhưng không hợp lệ sẽ không được đánh giá là không đạt.
- Nhà thầu có giá thấp nhất và đạt tất cả các tiêu chuẩn về kỹ thuật thì sẽ được chọn và trình phê duyệt kết quả. Nếu nhà thầu có giá thấp nhất không đạt 1 trong các tiêu chí về kỹ thuật thì tổ chuyên gia sẽ loại nhà thầu này và đánh giá kỹ thuật đối với nhà thầu có giá thấp thứ 2 và cũng tương tự như thế nếu nhà thầu thứ 2 không đạt thì sẽ đánh giá tiếp nhà thầu có giá thấp kế tiếp.
Bƣớc 5: Trình duyệt kết quả đấu thầu:
Ban QLDA trình báo cáo đánh giá của Tổ chuyên gia đấu thầu đến phòng Tài chính – Kế hoạch thẩm định và trình UBND phê duyệt kết quả đấu.
Bƣớc 6: Công bố kết quả đấu thầu:
Sau khi có quyết định công nhận nhà thầu trúng thầu, Ban QLDA sẽ thông báo kết quả đấu thầu bằng văn bản cho các nhà thầu tham dự, bao gồm cả nhà thầu trúng thầu và nhà thầu không trúng thầu về kết quả đấu thầu, trong đó phải nêu lý do tại sau các nhà thầu không được phê duyệt trúng thầu, đồng thời phải đăng kết quả đấu thầu lên trang thông tin điện tử của Bộ kế hoạch và Đầu tư.
Khi gửi thông báo kết quả đấu thầu cho nhà thầu trúng thầu, Ban QLDA gửi kèm theo dự thảo hợp đồng và thông báo cho nhà thầu lịch biểu về thời gian ký hợp đồng.
Bƣớc 7: Ký kết hợp đồng:
Theo lịch biểu đã được thống nhất, Ban QLDA và nhà thầu trúng thầu sẽ tiến hành ký hợp đồng chính thức.
Nhà thầu trúng thầu phải nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng cho Ban QLDA trước khi hợp đồng có hiệu lực. Ban QLDA chỉ hoàn trả bảo lãnh dự thầu khi nhận được bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu.