7. Kết cấu của đề tài
3.2.1. Nhóm các giải pháp về tổ chức quản lý
a) Nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, giảng viên về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Trong thời gian qua, bên cạnh những thành tựu đạt được, đóng góp quan trọng cho công cuộc cải cách hành chính, giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học, công tác lưu trữ tại ĐHYD vẫn còn những tồn tại hạn chế nhất định như đã đề cập ở trên. Những này tồn tại trong một thời gian dài, bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, mà một trong những nguyên nhân không thể không kể đến là việc nhận thức của đội ngũ cán bộ, giảng viên về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ chưa tốt. Do vậy, để công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt nhất thiết phải nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, giảng viên trong ĐHYD về vai trò, ý nghĩa tầm quan trong của mặt công tác này, cụ thể với các đối tượng như sau:
- Đối với Ban Giám hiệu nhà trường
Ban giám hiệu cần đổi mới nhận thức về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ để từ đó tiến hành cải cách công tác này một cách đồng bộ và toàn diện, nhằm đổi mới công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hướng tới mục tiêu cải cách hành chính, đáp ứng những yêu cầu đặt ra trong thời kì phát triển mới của ĐHYD.
Cần nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò tầm quan trọng của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đối với nhiệm vụ nâng cao hiệu quả và hiệu lực của quản lý hành chính, cũng như phục vụ tra cứu cho hoạt động giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Nhà trường. Cần triển khai kịp thời các chế độ, quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức lại các khâu nghiệp vụ còn mang tính tự phát, tùy tiện để phục vụ việc nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong Nhà trường.
Tích cực, chủ động tổ chức tuyên truyền, giáo dục tới toàn thể cán bộ, nhân viên, giảng viên trong Trường có ý thức trách nhiệm trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lưu trữ một cách khoa học.
Lãnh đạo nhà trường cần gương mẫu trong việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ công việc của mình một cách khoa học. Cần coi đây là một trong những nhiệm vụ
chính trị của cán bộ, giảng viên; nên đưa vào trong tiêu chí bình xét hoàn thành nhiệm vụ hàng năm để bắt buộc cán bộ, giảng viên làm tốt công việc này.
- Đối với Trưởng Phòng Hành chính Tổng hợp
Trưởng Phòng Hành chính Tổng hợp cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm của mình về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Cụ thể hóa các quy định của pháp luật, các văn bản hướng dẫn của ngành về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cho phù hợp với trường mình. Tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ lưu trữ cho toàn trường. Từ đó, chỉ đạo điều hành các mặt công tác: Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; tổ chức phân loại tài liệu theo danh mục đã ban hành; xác định chính xác giá trị tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu tài liệu khoa học và đấy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ. Đồng thời, cần đưa ra các chế tài xử lý đối với đơn vị, cá nhân không làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ trong Quy chế về công tác văn thư lưu trữ của Trường. Hàng năm, tiến hành rà soát kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ trong Nhà trường.
- Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ phải nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành về công tác lưu trữ, phải không ngừng trau dồi kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, luôn cập nhật những văn bản quy phạm pháp luật mới nhất để áp dụng trong việc cụ thể tại trường mình công tác.
Cán bộ chuyên trách lưu trữ tại cơ quan có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành những văn bản về công tác lưu trữ đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện những quy định đề ra trong văn bản và hướng dẫn mọi người trong Trường cùng thực hiện. Có như vậy công tác lưu trữ cũng như công tác quản lý tài liệu lưu trữ mới đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
Hướng dẫn cán bộ, viên chức, giảng viên trong Trường cách lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ và cách thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Cán bộ làm công tác lưu trữ cần phải hiểu rằng công tác lưu trữ không phải chỉ là nhiệm vụ của cán bộ kỹ thuật lưu trữ mà liên quan đến nhiều người trong bộ máy hành chính của Trường.
- Đối với cán bộ, giảng viên làm chuyên môn trong toàn Trường
Đề cao ý thức trách nhiệm của mình với công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Chấp hành nghiêm túc các quy định và hướng dẫn về công tác lưu trữ của Nhà nước, của ngành và Nhà trường đề ra.
Có ý thức học tập, tìm hiểu về công lập hồ sơ, lưu giữ hồ sơ tài liệu một cách khoa học. Có tinh thần phối hợp với cán bộ lưu trữ của đơn vị, của Nhà trường trong công tác soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu giữ hồ sơ tài liệu, để bảo đảm cho cán bộ lưu trữ thực hiện việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ một cách thuận lợi với hiệu quả cao nhất.
b) Hoàn thiện tổ chức, nhân sự bộ phận lưu trữ và thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cho cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ
Sự phát triển như vũ bão của khoa học - công nghệ đã đặt ra yêu cầu lưu trữ và sử dụng tài liệu ngày càng cao. Yêu cầu này đã tác động mạnh mẽ đến công tác đào tạo nguồn nhân lực cho công tác lưu trữ trong giai đoạn mới sao cho đáp ứng nhu cầu xã hội về phát triển năng lực, tri thức và các kỹ năng công nghệ thông tin. Do vậy, bất kỳ một ngành, lĩnh vực hoạt động nào, tổ chức bộ máy được xây dựng hợp lý, ổn định sẽ tạo điều kiện cho ngành, lĩnh vực phát triển và ngược lại. Để đáp ứng điều kiện kinh tế ngày càng phát triển, yếu tố toàn cầu hóa đưa đến sự cạnh tranh gay gắt giữa các trường đại học trong nước và ngoài nước, đòi hỏi một hệ thống luôn vận hành, phát triển và thay đổi đáp ứng yêu cầu bên trong và thỏa mãn nhu cầu bên ngoài; để đảm bảo nguồn lực đầu tư cho các hoạt động phát triển giáo dục, nâng cao đời sống cán bộ, công chức, viên chức. ĐHYD cần xây dựng bộ máy tổ chức và hoạt động ổn định, đồng bộ và đảm bảo chức năng, nhiệm vụ theo quyền hạn. Tổ chức bộ máy ổn định, hợp lý sẽ góp phần tổ chức quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ hiệu quả hơn. Trong phạm vi quyền hạn được giao và tùy thuộc vào quy mô hoạt động của cơ quan, BGH cần tuyển chọn và bố trí người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm hoặc chuyên trách với đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật hiện hành. Hiện nay, Nhà trường chưa tổ cức bộ phận lưu trữ chuyên trách và chưa bố trí cán bộ chuyên trách về công tác lưu trữ, do đó đây là nhiệm vụ cần thiết và cần được giải quyết trong thời gian gần nhất.
- Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ trong ĐHYD một cách khoa học: Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp BGH quản lý công tác lưu trữ trong Nhà trường bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của Trường… Do vậy, cần bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ thuộc quyền quản lý của Phòng Hành chính tổng hợp với 01 chuyên viên phụ trách và một đến hai nhân sự kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ để bảo đảm cho công tác lưu trữ tại đây chặt chẽ có hiệu quả cao. Mặt khác, đối với các Phòng, Khoa, đơn vị khác trong Nhà trường cần bố trí nhân viên lưu trữ kiêm nhiệm để đảm nhiệm công tác lưu trữ trong cơ quan mình để bảo đảm cho hoạt động lưu trữ có hiệu quả và có sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác cũng như bảo đảm cho Nhà trường quản lý chặt chẽ công tác lưu trữ ở tất cả các đơn vị trực thuộc.
- Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ phải phù hợp với chuẩn chuyên môn theo quy định: Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan, ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở ĐHYD là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo Nhà trường.
Đặc biệt, để giải quyết tình trạng thanh lý TLLT một cách tùy tiện và tình trạng TLLT đã hết giá trị vẫn được lưu trữ trong phòng, kho của các đơn vị gây tốn diện tích, nhà trường cần thành lập một Hội đồng xác định giá trị tài liệu, sau thời hạn 05 năm hoặc 10 năm, tiến hành loại những hồ sơ tài liệu hết giá trị, xin ý kiến để tiêu hủy, đồng thời lựa chọn những hồ sơ tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ tỉnh, thành phố
theo quy định, nhằm giải phóng mặt bằng trong kho, làm tinh gọn nguồn hồ sơ tài liệu. Sau khi ban hành được Bảng Danh mục hồ sơ, tài liệu, đây là một giải pháp cần thiết cần phải thực hiện ngay để tránh tình trạng các phòng, ban, cá nhân tùy tiện hủy hoặc bán thanh lý tài liệu do mình quản lý, vừa giải quyết vấn đề không thực hiện đúng quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức.
Mặt khác, chất lượng nguồn nhân lực luôn là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Trong những năm qua, để phát triển nguồn nhân lực, các cơ quan đã có nhiều giải pháp nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực quản lí cho đội ngũ cán bộ, công chức. Tuy nhiên, yêu cầu và nhiệm vụ của ngành Lưu trữ trong thời kì hội nhập và phát triển đòi hỏi trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức phải không ngừng được nâng cao. Do đó, vị trí chuyên viên lưu trữ của Nhà trường phải có trình độ từ đại học chuyên ngành lưu trữ trở lên. Còn nhân viên lưu trữ kiêm nhiệm phải được bồi dưỡng tập huấn kiến thức về lưu trữ theo định kỳ.
- Trên thực tế, tại ĐHYD vẫn còn không ít cán bộ, chuyên viên chưa có chứng chỉ bồi dưỡng, bổ sung kiến thức, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Để bổ sung cho sự thiếu hụt này, nhiều cán bộ đã phải tự học, tự nghiên cứu, tự tích lũy kinh nghiệm qua thời gian công tác. Tuy nhiên, mỗi ngành nghề, mỗi lĩnh vực đều có hệ thống kiến thức chuyên môn riêng biệt, thậm chí phức tạp, mà bất kì người tự học, tự nghiên cứu nào cũng không thể nắm vững, hoặc nếu biết thì cũng không có tính hệ thống và không sâu. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động quản lí nhà nước. Để khắc phục tình trạng trên đây, để nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lí tài liệu lưu trữ trong thời gian tới, một trong những giải pháp quan trọng là cần chuẩn hóa và nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức.
Do vậy, Nhà trường cần lập kế hoạch đào tạo nghiệp vụ công tác lưu trữ cho các nhân viên kiêm nhiệm, kể cả nhân viên trong giai đoạn thử việc. Sau quá trình tuyển dụng, việc định hướng và huấn luyện cho các nhân viên mới một cách bài bản sẽ quyết định đến hiệu quả làm việc về sau của đội ngũ nhân viên, giữ họ ở lại lâu dài, giảm chi phí đào tạo lại. Nội dung đào tạo bao gồm các chính sách về quản lý hồ sơ của cơ quan, các tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn và trách nhiệm của các
mỗi khi có sự thay đổi, nâng cấp trong hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu. Ngoải ra, tiến hành đào tạo nghiệp vụ chuyên môn và những kỹ năng cơ bản như giao tiếp, làm việc nhóm..., tạo điều kiện cho nhân viên tiếp xúc và trau dồi thêm kinh nghiệm ở những công việc liên quan đến phạm vi mà họ đảm trách hoặc tìm hiểu công việc của các phòng, khoa, đơn vị khác để họ nắm bắt được tình hình hoạt động chung của Nhà trường. Mặt khác, là một cơ sở hoạt động về lĩnh vực giáo dục và đào tạo, thiết nghĩ Nhà trường nên chủ động phối hợp với các trường khác hoặc xin ý kiến của cơ quan cấp trên để tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, các khóa đào tạo cấp chứng chỉ học phần về văn thư, lưu trữ. Tăng cường học tập kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức các đoàn đi tham quan thực tế ở những trường có nhiều kinh nghệm về công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức các lớp tập huấn, các buổi tọa đàm, mời các chuyên gia đầu ngành, giàu kinh nghiệm để báo cáo về một hoặc nhiều các nghiệp vụ trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ.
- Ngoài công tác đào tạo và đào tạo lại, ĐHYD cần thiết thiết lập các công cụ đánh giá nhân viên làm công tác lưu trữ. Có rất nhiều phương pháp để đánh giá thực hiện công việc, tuy nhiên công cụ KPI (Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc) đang là một phương pháp phổ biến được nhiều cơ quan, đơn vị tại Việt Nam quan tâm sử dụng. KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý thực hiện các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực và từng cá nhân, thông qua đó giúp cho việc đánh giá trở nên công bằng và minh bạch hơn, đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Công tác lưu trữ là một phần trong công tác văn thư – lưu trữ, do đó đánh giá việc thực hiện công tác này được lồng ghép vào phần đánh giá chung của công tác văn thư – lưu trữ và sẽ thuộc trách nhiệm của Phòng Hành chính tổng hợp. Chuyên viên lưu trữ của Phòng Hành chính tổng hợp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh kiêm nhiệm công tác lưu trữ, người quản lý hồ sơ bao gồm các trách nhiệm chính