7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của
a) Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Theo quy định của Luật lưu trữ, hằng năm lưu trữ cơ quan phải lập kế hoạch và phối hợp với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức thu thập tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ và chuẩn bị kho tàng, tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị, cá nhân nộp lưu.
Tuy nhiên, do Trường chưa có bộ phận chuyên trách về công tác lưu trữ mà chỉ có chuyên viên kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thuộc Phòng hành chính tổng hợp. Trường chưa có hệ thống kho lưu trữ cơ quan nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu chưa được thực hiện, tài liệu của Trường chưa được thống nhất về một mối, các phòng, khoa, đơn vị thuộc Trường vẫn tự thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ của đơn vị và tự tổ chức sử dụng trong đơn vị. Các tài liệu được kẹp trong các file nhựa xếp lên giá kệ, bảo quản trong các tủ sắt, tủ gỗ tại Phòng làm việc, Một số tài liệu khác được lưu trong kho lưu trữ dưới tầng hầm trong tình trạng bụi bẩn, ẩm mốc, tận dụng tầng áp mái trên cầu thang, đựng trong các thùng carton. Vì thế, phần lớn tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường còn lưu giữ tại các phòng, ban, khoa, trung tâm có nguy cơ bị mất mát, thất lạc rất lớn [Phụ lục 6].
b) Phân loại tài liệu lưu trữ
Việc phân loại tài liệu giữ một vai trò quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ một khi được phân loại một cách khoa học mới có điều kiện thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu phục vụ theo nhu cầu của cán bộ và sinh viên. Tuy nhiên tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh, việc thực hiện công tác này chưa được thực hiện. Nguyên nhân của tình trạng này là xuất phát từ công tác văn thư chưa thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, chưa có quy định nộp hồ sơ vào lưu trữ, không có bộ phận lưu trữ chuyên trách nên việc lập hồ sơ công việc do các cán bộ được giao giải quyết công việc tự thực hiện, hầu hết là đóng vào bìa cứng hoặc kẹp trong file nhựa, phân loại theo thời gian hình thành tài liệu, theo công việc giải quyết và thiếu mục lục tra cứu. Các hồ sơ tài liệu của những thời kỳ đầu của Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh đều trong tình trạng bị mục, nát; tài liệu nhiều Khoa được kẹp trong các file nhựa xếp lên giá kệ, hoặc đóng thùng carton, chất đống và chưa được chỉnh lý, không được bảo quản an toàn, tài liệu các phòng ban, Khoa, Trung tâm trùng lặp. Nhà trường cũng chưa có kế hoạch cho việc phân loại và chỉnh lý tài liệu [Phụ lục 6].
c) Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Công tác xác định giá trị tài liệu của các đơn vị trong Trường hiện nay hầu như chưa được thực hiện. Có rất ít cán bộ, chuyên viên biết đến những văn bản quy định,
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và hồ sơ, tài liệu chuyên ngành. Hiện nay, Nhà trường cũng chưa có văn bản cụ thể hóa để hướng dẫn cho cán bộ, giảng viên, chuyên viên vận dụng trong thực tế, do vậy, hầu hết các đơn vị trong Trường chưa biết xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu đang được lưu giữ tại đơn vị; Trường chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu và các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu; chưa thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu nên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chưa được thực hiện thường xuyên, tình trạng tài liệu hết giá trị, trùng thừa được lưu trữ lẫn lộn với hồ sơ, tài liệu bảo quản lâu dài, vĩnh viễn, chiếm khá nhiều diện tích trong các phòng, ban, trung tâm và các khoa gây lãng phí, tốn công và gây khó khăn cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Việc xác định giá trị tài liệu chưa tốt nên tình trạng tùy tiện tiêu hủy hoặc bán thanh lý hồ sơ, tài liệu vẫn diễn ra.
d) Thống kê và công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Là một khâu nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, công tác thống kê giữ vị trí quan trọng trong tài liệu lưu trữ. Nếu việc thống kê thống kê tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt, chính xác và thường xuyên sẽ làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, tổ chức sử dụng và bảo quản hồ sơ, tài liệu phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế; làm cơ sở cho việc xây dựng quy hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vị từng cơ quan, từng ngành, từng địa phương trong phạm vi toàn quốc.
Qua khảo sát tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh, chúng tôi thấy rằng việc thống kê tài liệu lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn vì tài liệu chưa được lưu trữ tập trung mà phân tán, riêng lẻ tại các phòng, ban, các khoa; thiếu các loại công cụ thống kê, tra tìm tài liệu; trình độ chuyên môn về nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ quản lý và chuyên viên thực hiện công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Tại một số đơn vị, việc thống kê tài liệu lưu trữ gần như không có khả năng thực hiện, nhất là tài liệu thuộc nhiều năm trước đây vì việc việc lưu giữ tài liệu được làm theo kinh nghiệm của các cán bộ, chuyên viên đã nghỉ hưu, lại không có biên bàn giao cụ thể; hoặc qua quá trình sáp nhập, chia tách đơn vị… khiến cho việc tìm kiếm tài liệu rất lâu, thậm chí là không tìm thấy.
Một thực tế cho thấy ngay cả bộ phận văn thư, lưu trữ của Trường khi thực hiện báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ hàng năm cũng gặp không ít khó khăn trong việc thống kê số lượng tài liệu lưu trữ. Nhìn chung, việc thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ. Nhà trường mới chỉ thực hiện thống kê sơ bộ về số lượng tài liệu lưu trữ hiện có.
2.2.3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh