7. Kết cấu của đề tài
2.1.3. Nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ ở Trường Đại họ cY Dược thành phố
Hồ Chí Minh
a) Nội dung tài liệu lưu trữ ởTrường Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh
Nguồn tài liệu tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh là những tài liệu có nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Trường, đó là những tài liệu của cấp trên gửi xuống, tài liệu của cơ quan cùng cấp gửi đến, tài liệu do chính Trường Đại học Y Dược sản sinh ra để thực hiện chức năng, nhiệm vụ về công tác đào tạo, sau đại học và nghiên cứu khoa học, hành chính, tổ chức cán bộ, tài chính, quản trị giáo tài, công tác sinh viên, thi tuyển công chức,…Chính vì thế, nội dung hồ sơ, tài liệu của Trường bao gồm: hồ sơ tài liệu về lịch sử hình thành Nhà trường; hồ sơ tài liệu thuộc về quản lý điều hành hành chính; hồ sơ tài liệu về công tác giáo dục đào tạo đại học; hồ sơ tài liệu về công tác đào tạo sau đại học và nghiên cứu khoa học; hồ sơ tài liệu sinh viên, học viên; hồ sơ tài liệu về quy chế giảng viên, kế hoạch đào tạo; hồ sơ tài liệu kế toán, tài chính; hồ sơ cán bộ, viên chức; hồ sơ tài liệu về quản trị, cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản; kiểm định chất lượng giáo dục…
b) Giá trị tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh
Tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh có số lượng lớn đa dạng, phong phú về chủng loại, nó có giá trị quan trọng đối với hoạt động của Nhà trường, cụ thể:
Đối với hoạt động giáo dục và đào tạo: Tài liệu lưu trữ luôn luôn là nguồn
thông tin có nhiều giá trị, là cơ sở để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển giáo dục và đào tạo của trường trong tương lai. Đồng thời, trong lĩnh vực gíao dục truyền thống, giá trị của tài liệu lưu trữ sẽ phát huycác mặt tích cực giúp nâng cao hình ảnh của Nhà trường trong xã hội.
Đối với sự nghiệp chăm sóc sức khỏe nhân dân: Nếu biết khai thác và sử dụng
các hồ sơ bệnh án trong các khoa, bệnh viện của Nhà trường, có thể nghiên cưú diễn biến và biểu hiện của nhiều loại bệnh khác nhau để đề ra các biện pháp phòng ngừa, điều trị, nhất là các loại dịch bệnh phức tạp như hiện nay.
Đối với lĩnh vực khoa học công nghệ: Tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị
đặc biệt, vì tính kế thừa trong nghiên cưú khoa học là một yêu cầu bắt buộc. Hầu hết các đề tài nghiên cưú khoa học trên từng lĩnh vực cụ thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cưú có liên quan của những người đi trước. Vì thế các đề tài nghiên cưú khoa học về y học của nhà trường, sau khi được ứng dụng vào thực tiễn đều được lưu trữ lại và trở thành tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo.
Đối với hoạt động quản lý: Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu.
Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý các cấp trong nhà trường phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp các cơ quan, đơn vị Nhà trường thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị trong toàn trường.
2.2. Khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ và công tác tổ chức khoa học tài liệu