7. Kết cấu của đề tài
2.2.1. Khảo sát thành phần của tài liệu lưu trữ của Trường Đại họ cY Dược
2.2.1. Khảo sát thành phần của tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. Thành phố Hồ Chí Minh.
Từ thực tế khảo sát, tôi thống kê được khối lượng tài liệu lưu trữ hiện có tại Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh như sau:
1. Khoa Điều dưỡng Kỹ thuật y học: 87,5 mét
Chủ yếu là hồ sơ đào tạo, hồ sơ sinh viên, hồ sơ tổ chức cán bộ, hồ sơ cá nhân, thi tuyển công chức, nâng lương, thi đua khen thưởng, sổ cấp phát bằng tốt nghiệp,…
- Về cơ bản, phần lớn tài liệu của các Ban và Bộ môn thuộc Khoa Dược trùng với những văn bản đã được lưu tại Phòng Đào tạo Đại học, Phòng Kế hoạch Tài chính, Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Tổ chức cán bộ,… của Nhà trường.
+ Ban Hành chính tổ chức: Chủ yếu là hồ sơ hợp đồng lao động, hồ sơ tập sự, hồ sơ tuyển dụng biên chế, tuyển dụng hợp đồng, nâng ngạch, hồ sơ chế độ chính sách, hồ sơ khen thưởng, kỷ luật, báo cáo thành tích, quyết định, tài liệu bộ máy nhân sự, quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, điều động, phân công (từ năm 1995 đến nay)
+ Ban Quản lý đào tạo: Chủ yếu là hồ sơ nhập học từ năm 1984 đến nay, hồ sơ học bổng, miễn giảm học phí, hồ sơ về chế độ chính sách, bảng điểm năm học, sổ cấp chứng chỉ từ năm 1975 trở về trước, đề thi, bài thi, văn bản chỉ đạo về đào tạo, nội dung chương trình đào tạo, hồ sơ về kế hoạch giảng dạy, hồ sơ dược tá, hồ sơ sau đại học (gồm đề cương cao học, nội dung chương trình đào tạo sau đại học, bài thi hết môn, tài liệu tốt nghiệp,…).
+ Ban Tài chính kế toán: Chủ yếu là phiếu thu, phiếu chi, tài liệu chứng từ cũ, từ lúc thành lập Trường đến nay, sổ chứng từ, tài liệu về tài sản (sổ theo dõi tài sản, di chuyển tài sản, hồ sợ dự án, biên bản giao nhận tài sản cố định,…).
+ Ban Quản trị giáo tài: Chủ yếu là phiếu nhập xuất kho, thanh lý tài sản, sửa chữa, hồ sơ của dự án Qig.C, hồ sơ tài sản, kiểm kê, điều chuyển tài sản,...
+ Ban nghiên cứu khoa học - Thư viện: Chủ yếu là thư viện (sách, luận văn, khóa luận tốt nghiệp) và nghiên cứu khoa học (các đề tài nghiên cứu khoa học,…).
+ Ban Đảm bảo quản lý giáo dục: Chủ yếu là phiếu kiểm sát, tiêu chuẩn, công văn đi đến, tài liệu ấn phẩm từ năm 2014,…
3. Khoa Khoa học cơ bản: 30 mét
- Về cơ bản, 09 bộ môn thuộc Khoa Khoa học cơ bản chủ yếu lưu hồ sơ đào tạo (kế hoạch đào tạo, bài thi, đề thi, bảng điểm,…) của sinh viên trong ba học kỳ đầu tiên.
4. Khoa Răng Hàm Mặt: 46 mét
- Chủ yếu là hồ sơ đầu vào của học viên, hồ sơ lưu quá trình học tập của sinh viên, bảng điểm, lịch giảng dạy, mua vật liệu cho sinh viên, phiếu nhập xuất kho, hồ sơ bệnh án bệnh nhân, phiếu điều trị, sơ đồ răng,..
+ Ban Hành chính (05 mét): Chủ yếu là lưu văn bản hành chính, sổ văn bản đi đến, giấy tờ, giấy mời, tài liệu phim ảnh,...
+ Ban Sau đại học và nghiên cứu khoa học (04 mét): Chủ yếu là bài thi, bảng điểm, luận văn tốt nghiệp của các học viên cao học,...
+ Ban Tài chính kế toán (13 mét): Chủ yếu lưu các chứng từ, phúc lợi, phí điều trị,…
+ Ban Đào tạo (32 mét): Chủ yếu lưu trữ bảng điểm chi tiết, bảng điểm trích lục của học phần, danh sách trích ngang của sinh viên, hồ sơ sinh viên (bản sao) từ năm 2003 - 2009 của các lớp ngắn hạn, đầu vào của sinh viên sơ cấp, trung cấp.
+ Ban Quản trị giáo tài: Dự trù vật liệu tiêu hao, phiếu nhập kho đã được sắp xếp theo từng năm (từ năm 1998 - 2016).
+ Ban Tổ chức cán bộ (05 mét): Chủ yếu lưu hồ sơ cá nhân, sơ yếu lý lịch, quyết định bổ nhiệm (bản photo), phiếu bầu, đơn xin nghỉ phép, bảng chấm công, hồ sơ thi tuyển công chức, đăng ký thi đua khen thưởng, kê khai tài sản,…
+ Khu điều trị 1,2,3 Khoa Răng Hàm Mặt: Chủ yếu là bệnh án, phiếm khám bệnh, phiếu điều trị, hồ sơ bệnh án,...
+ Khu điều trị 4 dịch vụ chất lượng cao: Chủ yếu là mẫu khám, phiếu xuất vật liệu, hồ sơ bệnh án, sổ nhật ký điều trị, bệnh án, hồ sơ chỉnh hình, tài liệu phim x- quang,...
5. Khoa Y: 119,5 mét
- Ban Quản lý đào tạo (85,2 mét): Thành phần tài liệu: Chủ yếu lưu danh sách trúng tuyển, bảng điểm tổng hợp, quyết định lưu ban, nghỉ học tạm thời, kế hoạch đào tạo chi tiết của bộ môn, kế hoạch thực hành cộng đồng, lịch giảng, lịch thi, quản lý sinh viên (học bổng, miễn giảm học phí, trợ cấp xã hội),…
- Ban Hành chính (3 mét): Chủ yếu là văn bản hành chính,…
- Bộ môn giải phẫu học (13,2 mét): Tài liệu chủ yếu là mảng đào tạo (đề cương, bài thi, lịch giảng, chương trình), hồ sơ cán bộ, nhân viên trong bộ môn, văn bản tờ trình, công văn đến, bảng điểm.
- Trung tâm đào tạo bác sĩ gia đình (02 mét): Tài liệu chủ yếu từ năm 2012 (công văn đến, công văn đi; bảng điểm, đề thi đào tạo đại học và sau đại học,…).
- Bộ môn ký sinh học: Chủ yếu hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ. Lưu trữ từ năm 2012 đến nay (chủ yếu lưu trữ bài thi, bảng điểm,…).
- Bộ môn vi sinh (05 mét): Chủ yếu hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ. Lưu trữ từ năm 2005.
- Bộ môn giải phẫu bệnh (07 mét): Chủ yếu hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ. Lưu trữ từ năm 2005 (chủ yếu lưu trữ bài thi, bảng điểm,…).
- Bộ môn hóa sinh: Chủ yếu là đề thi
- Bộ môn hồi sức cấp cứu chống độc (02 mét): Chủ yếu là tài liệu bảng điểm, danh sách sinh viên,…
- Bộ môn ngoại thần kinh: Chủ yếu lưu tài liệu của sinh viên đại học, sau đại học. - Bộ môn nội thần kinh (1,5 mét): Lưu bảng điểm những năm gần nhất, kết quả học tập, bài thi.
- Bộ môn Tai Mũi Họng: Lưu bài thi của sinh viên, luận văn, điểm: 01 mét
- Ban Quản trị giáo tài: Chủ yếu là công văn của bộ môn gửi, biên bản bàn giao tài sản, nhận tài sản để sử dụng, nhận tờ trình để sửa lặt vặt do Khoa yêu cầu.
6. Khoa Y học cổ truyền: 217 Hồng Bàng, Quận 5: 21 mét
Ban Đào tạo:Tài liệu gồm: hồ sơ điểm, các công văn đi, đến, hồ sơ tốt nghiệp các khóa, hồ sơ miễn giảm học phí,…
- Ban Hành chính: Chủ yếu là công văn đi, đến (từ năm 1996).
- Ban Quản trị giáo tài: Hồ sơ biên bản bàn giao thiết bị, công văn đi, đến, hồ sơ tài liệu nhà đất,…
- Ban Nghiên cứu khoa học: Chủ yếu là hồ sơ nghiên cứu khoa học, hồ sơ hội nghị NCKH từ năm 1999.
7. Khoa Y học cổ truyền: 221B Hoàng Văn Thụ: 04 mét
- Về cơ bản, phần lớn tài liệu của các Ban và Bộ môn thuộc Khoa Y học cổ truyền trùng với những văn bản đã được lưu tại Phòng Đào tạo Đại học, Phòng Kế hoạch Tài chính, Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Tổ chức cán bộ,… của Nhà trường.
+ Ban Quản lý đào tạo: Chủ yếu là hồ sơ bảng điểm, bảo hiểm y tế, chương trình đào tạo, hồ sơ tốt nghiệp,…
+ Ban Quản trị giáo tài: Hồ sơ lưu chủ yếu là bản dự toán chung của Khoa theo năm, hồ sơ dự trù mua sắm trang thiết bị, hồ sơ kiểm tra tài sản cố định,...
+ Ban Hành chính tổ chức: Tài liệu chủ yếu công văn đi, đến;
+ Bộ môn Bào chế: Lưu bảng điểm, bài thi của học sinh; hồ sơ công văn đi, đến (từ 2010 đến nay).
+ Bộ môn Dược cổ truyền: Hồ sơ chủ yếu là quy chế giảng viên, kế hoạch đào tạo, bài thi, bảng điểm của sinh viên đại học, trung học.
+ Bộ môn Nội khoa đông y: Chủ yếu lưu trữ bảng điểm của sinh viên, văn bản hành chính,…
8. Khoa Y tế công cộng: 66 mét
- Về cơ bản, phần lớn tài liệu của các Ban và Bộ môn thuộc Khoa Y tế công cộng trùng với những văn bản đã được lưu tại Phòng Đào tạo Đại học, Phòng Kế hoạch Tài chính, Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Tổ chức cán bộ,… của Nhà trường.
+ Ban Hành chính, tổ chức, quản trị giáo tài: Được thành lập từ năm 1999, tài liệu lưu tại phòng làm việc từ năm 2013 chủ yếu gồm các loại hồ sơ: Thi đua khen thưởng, tuyển dụng, xét tập sự, hồ sơ nguyên tắc, nâng lương chuyển ngạch, nghỉ phép, thai sản, hồ sơ công việc, công văn đi đến,...
+ Ban Đào tạo: Tài liệu là các bảng điểm, kế hoạch giảng dạy, công văn đi đến, luận văn luận án,…
+ Bộ môn Tổ chức quản lý y tế: Chủ yếu là công văn đi đến, bảng điểm đại học, sau đại học; đề cương chi tiết, thực tập y tế, lịch giảng.
+ Bộ môn giáo dục sức khỏe - Tâm lý giáo dục: Chủ yếu là bảng điểm tâm lý y học, công văn đi đến.
+ Bộ môn dịch tễ học: Chủ yếu là bài thi, danh sách sinh viên, công văn đi đến, lịch giảng,...
9. Phòng Công tác chính trị, học sinh sinh viên: 3 mét
- Tài liệu chủ yếu về công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho cán bộ và sinh viên nhà trường; tài liệu về công tác quản lý sinh viên (ngoại trú, ngoại khóa, đánh giá, rèn luyện,…); các văn bản hành chính của Nhà nước gửi đến, các chương trình, kế hoạch,…
10. Phòng Đảm bảo chất lượng giáo dục:
11. Phòng Đào tạo Đại học: 170 mét
- Chủ yếu lưu hồ sơ đầu vào (tuyển sinh, lý lịch trích ngang của sinh viên,…) và hồ sơ đầu ra (bằng tốt nghiệp, sổ đăng ký tốt nghiệp,…).
12. Phòng Hành chính - Tổng hợp: 25 mét
- Chủ yếu là các văn bản đi, đến; sổ đăng ký văn bản đi, đến,… 13. Phòng Hợp tác Quốc tế:
- Là Phòng được thành lập năm 2003 với nhiệm vụ xây dựng và thực hiện chiến lược hợp tác quốc tế trung hạn, dài hạn và kế hoạch hợp tác quốc tế hàng năm của Nhà trường. Hồ sơ tài liệu của Phòng triển khai công tác hợp tác quốc tế trong lĩnh vực đào tạo và nghiên cứu khoa học của các khoa, các đơn vị trực thuộc trong toàn trường.
14. Phòng Kế hoạch Tài chính: 156 mét
- Chủ yếu là phiếu thu chi, chứng từ kế toán, hóa đơn,… 15. Phòng Nghiên cứu Khoa học - Công nghệ: 75 mét
- Các đề tài nghiên cứu khoa học, hồ sơ xét duyệt đề cương, các bài báo, báo cáo, hồ sơ y đức,…
16. Phòng Quản trị giáo tài và Xây dựng cơ bản: 70 mét
- Chủ yếu là các hồ sơ đấu thầu (đặc biệt Phòng đang lưu giữ toàn bộ hồ sơ đấu thầu xây dựng tòa nhà 15 tầng của Trường gồm các bản vẽ, thiết kế các hạng mục công trình, mua sắm trang thiết bị, hồ sơ sửa chữa lớn nhỏ,…) và các văn bản hành chính liên quan đến công tác của Phòng.
17. Phòng Sau đại học: 204 mét
- Chủ yếu là hồ sơ tuyển sinh sau đại học, hồ sơ tốt nghiệp, bảng điểm, bài thi, hồ sơ cấp bằng tốt nghiệp,…
18.Phòng Tổ chức cán bộ: 116,5 mét
- Chủ yếu là hồ sơ nhân sự của các cá nhân hiện đang còn công tác, ngoài ra còn có các văn bản hành chính là những quyết định liên quan đến nhân sự như: Nâng lương, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật,…
Còn các trung tâm như: Trung tâm Công nghệ thông tin và truyền thông, Trung tâm Đào tạo nhân lực y tế theo nhu cầu xã hội, Trung tâm Giáo dục y học…chủ yếu là văn bản hành.
19. Tài liệu tại Bệnh viện Đại học Y Dược - Cơ sở 1 - Tổng khối lượng tài liệu: 4330,3 mét
19.1. Phòng Hành chính
- Khối lượng tài liệu: 28,2 mét
- Thành phần tài liệu: Tài liệu từ năm 1996, chủ yếu là quyết định, hợp đồng dược, hợp đồng vật tư, tài liệu hành chính văn thư,…
19.2. Phòng Tổ chức cán bộ
- Khối lượng tài liệu: 25 mét
- Thành phần tài liệu: Chủ yếu là hồ sơ cá nhân, hồ sơ cán bộ cơ hữu, hồ sơ cộng tác viên làm việc trong Bệnh viện, hồ sơ điều động, bổ nhiệm cán bộ,...
19.3. Phòng Vật tư thiết bị
- Khối lượng tài liệu: 6,5 mét
- Thành phần tài liệu: Chủ yếu là hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế, hồ sơ giường bệnh, hồ sơ pháp lý thầu, hợp đồng mua bán, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu,...
19.4. Phòng Tài chính - Kế toán
- Khối lượng tài liệu: 288,8 mét
- Thành phần tài liệu: Chủ yếu là hồ sơ bảo hiểm y tế, hồ sơ khám chữa bệnh, phiếu thu chi, giấy tờ hóa đơn, hồ sơ quy tắc, tài sản cố định, chứng từ thu khám chữa bệnh, hồ sơ ngoại trú, báo cáo quyết toán,…
19.5. Tổ quản lý hồ sơ bệnh án
- Khối lượng tài liệu: 191 mét
- Thành phần tài liệu: Chủ yếu lưu hồ sơ bệnh án thông thường, hồ sơ bệnh án tai nạn, hồ sơ bệnh án tử vong, vật tư (hồ sơ máy, hồ sơ thầu mua sắm, hồ sơ thanh lý, xã hội hóa,…).
19.6. Kho tài liệu lưu trữ tại Tỉnh Long An
- Khối lượng tài liệu: 3790,8 mét
- Thành phần và hiện trạng tài liệu lưu tại kho:
+ Tài liệu Phòng Kế hoạch tổng hợp: Chủ yếu lưu hồ sơ bệnh án thông thường, phim x-quang, phim hồ sơ,...
+ Tài liệu Phòng Tài chính kế toán: Chủ yếu là hồ sơ thanh toán bảo hiểm nội trú,
hóa đơn, chứng từ thu chi, hồ sơ biên lai, hóa đơn giá trị gia tăng,… + Tài liệu Khoa dược: Chủ yếu là toa thuốc ngoại trú, nội trú,…
20. Tài liệu tại Bệnh viện Đại học Y Dược - Cơ sở 2
- Khối lượng tài liệu: 265 mét - Thành phần tài liệu:
+ Ban Hành chính - Tổ chức: Lưu hợp đồng, hồ sơ cán bộ, văn bản hành chính, hồ sơ nhân sự,… của Bệnh viện Đại học Y Dược cơ sở 2.
+ Ban Vật tư thiết bị: Chủ yếu là hồ sơ mua sắm, Hồ sơ đấu thầu nằm ở Bệnh viện Y Dược cơ sở 1, Cơ sở 2 chỉ là hồ sơ tiếp nhận bệnh nhân.
+ Ban Kế hoạch tổng hợp: Hồ sơ chủ yếu là hồ sơ bệnh án, hồ sơ bảo hiểm y tế (sản, tai mũi họng), phim x-quang, biên lai bán thuốc, đơn thuốc cho bệnh nhân ngoại trú.
20. Tài liệu tại Bệnh viện Đại học Y Dược - Cơ sở 3 - Khối lượng tài liệu: 50 mét
- Thành phần tài liệu: Chủ yếu là bệnh án, bảo hiểm y tế, công văn đi, đến,… Như vậy, tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh với số lượng lớn và có ý nghĩa rất lớn đối với sự hình thành và phát triển của Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. Đó là nguồn tài liệu có giá trị để biên soạn lịch sử hình thành phát triển cũng như các Phòng, Khoa, Trung tâm thuộc Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. Những tài liệu này vừa là tài sản quý giá của Trường nói riêng và của Quốc gia. Công tác giữ gìn, bảo quản, khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu là trách nhiệm, nghĩa vụ của mỗi cán bộ, viên chức của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh.. Phục vụ hoạt động quản lý; Tra cứu văn bằng, chứng chỉ cho các cựu sinh viên tham gia học tập tại trường.
2.2.2. Khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh