7. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Nhóm các giải pháp về nghiệp vụ công tác lưu trữ
a) Tiến hành khoa hoc việc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Để đưa công tác lưu trữ ở ĐHYD ngày càng phát triển, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phải được thực hiện thống nhất và ngày càng hoàn thiện. Qua kết quả khảo sát tài liệu lưu trữ tại ĐHYD cho thấy: Tài liệu đang lưu giữ tại
các đơn vị hiện trong tình trạng lộn xộn, được bó gói, 1 phần được chỉnh lý sơ bộ, bảo quản trên giá, một phần trong thùng carton, thùng sắt, trong tủ,… không đúng quy trình kho lưu trữ, hầu hết chưa được phân loại. ĐHYD được điều chỉnh mô hình hoạt động theo Quyết định số 2232/QĐ-BYT ngày 18/6/2003 của Bộ trưởng Bộ Y tế; có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản và tài sản riêng; có văn thư độc lập; có trụ sở, biên chế và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; các tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển phản ánh tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của ĐHYD. Do vậy, đủ điều kiện để thành lập phông lưu trữ riêng nên nhất thiết phải hình thành phông lưu trữ mở cho quá trình lưu trữ tại ĐHYD. Trên cơ sở phông lưu trữ chung đó tiến hành phân loại tài liệu trong phông lưu trữ theo đặc điểm, tính chất của tài liệu.
PHCTH phải xác định được Danh mục tài liệu hồ sơ, đây là bảng kê tên các tài liệu hồ sơ mà cơ quan sẽ lập trong năm. Bảng Danh mục này được dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp các phòng, ban lập hồ sơ được chủ động, chính xác, quản lý công văn, giấy tờ được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Danh mục tài liệu hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ. Danh mục tài liệu hồ sơ phải được bổ sung theo từng năm và được lập vào cuối năm để sử dụng vào đầu năm kế tiếp.
Để Danh mục tài liệu hồ sơ đúng sát với thực tiễn, cán bộ lưu trữ phải nắm hiểu tình hình thực tế về lập hồ sơ của những năm trước cũng như lý luận và phương pháp lập hồ sơ và giá trị của các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Danh mục tài liệu hồ sơ lập theo cách: Chuyên viên lưu trữ thuộc PHCTH dự thảo Danh mục tài liệu hồ sơ lấy ý kiến đóng góp của các phòng chuyên môn có liên quan, sau đó điều chỉnh, bổ sung hoàn chỉnh trình Hiệu trưởng duyệt, ký ban hành.
Từ nội dung lý luận trên luận văn đề nghị phân loại Danh tài liệu hồ sơ hình thành phổ biến trong hoạt động tại Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh thành 17 nhóm sau:
Nhóm 1: Tài liệu chung.
Nhóm 2: Tài liệu về hành chính. Nhóm 3: Tài liệu về quản trị, giáo tài.
Nhóm 5: Tài liệu về tổ chức cán bộ.
Nhóm 6: Tài liệu về pháp chế.thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Nhóm 7: Tài liệu chung về đào tạo
Nhóm 8: Tài liệu về đào tạo trung cấp, cao đẳng, đại học. Nhóm 9: Tài liệu về đào tạo Sau Đại học.
Nhóm 10: Tài liệu văn bằng, chứng chỉ.
Nhóm 11: Tài liệu về học phí, học bổng, chính sách hỗ trợ người học. Nhóm 12: Tài liệu về Giáo dục Quốc phòng và An ninh.
Nhóm 13: Tài liệu về Hợp tác Quốc tế. Nhóm 14: Tài liệu về Nghiên cứu Khoa học. Nhóm 15: Tài liệu về Công tác Sinh viên. Nhóm 16: Tài liệu về Đào tạo với nước ngoài. Nhóm 17: Chuyên môn nghiệp vụ và các Đoàn thể.
Căn cứ tình hình cụ thể của tài liệu tại ĐHYD tác giả đề xuất phân loại cụ thể trong các nhóm theo ký hiệu và tiêu đề hồ sơ tài liệu [Phụ lục 4,5]. Đối với các tài liệu lưu trữ tại các phòng, khoa, đơn vị luận văn đề nghị phân loại cụ thể theo các đơn vị phòng, khoa và các đoàn thể [Phụ lục 5].
Trên cơ sở danh mục tài liệu hồ sơ, chuyên viên lưu trữ cũng như nhân viên lưu trữ kiêm nhiệm ở các đơn vị trực thuộc Nhà trường cần thực hiện triệt để việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ từ cáchọa động của Nhà trường cũng như của các phòng, khoa, đơn vị trực thuộc và cá nhân đúng theo quy định, tránh tình trạng tài liệu tồn đọng tại các phòng, khoa, đơn vị dẫn đến tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu hoặc tự ý tiêu hủy tài liệu, gây khó khăn lớn cho việc quản lý và tra tìm sử dụng tài liệu khi cần. Bên cạnh đó, cần thực hiện tốt việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đúng thời gian quy định, tránh tình trạng chậm trễ, gây ảnh hưởng đến việc quản lý và tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ lịch sử.
b) Tổ chức tốt việc phân loại tài liệu lưu trữ
Qua kết quả khảo sát tài liệu lưu trữ tại ĐHYD cho thấy: Toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh đến nay với tổng khối lượng vào khoảng 6144,8 mét giá. Với khối lượng lớn như vậy nhưng các tài liệu đang lưu trữ chưa quy củ, một phần lưu trữ tại các đơn vị hiện
trong tình trạng lộn xộn, được bó gói, có một phần được chỉnh lý sơ bộ, bảo quản trên giá, một phần trong thùng carton, thùng sắt, trong tủ,… không đúng quy trình kho lưu trữ, hầu hết chưa được phân loại cụ thể theo danh mục. Một số loại tài liệu trùng với những tài liệu đã được lưu tại Phòng Hành chính - Tổng hợp của Nhà trường. Từ thực trạng đó, để công tác lưu trữ tài liệu thực hiện đúng và có hiệu quả cao thì công tác phân loại tài liệu cần thực hiện các nội dung sau:
- Các tài liệu phải được phân loại theo Danh mục tài liệu hồ sơ đã được đề nghị tại mục mục a của tiết 3.2.2 của Chương 3 [Phụ lục 5]. Đồng thời, với phương án đề nghị phân chia tài liệu của phông lưu trữ ĐHYD theo “Cơ cấu tổ chức – thời gian” [Phụ lục 4] thì trong thời gian tới, PHCTH cần tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh việc phân chia các nhóm, các loại tài liệu nhỏ trong từng khối, nhóm tài liệu lớn cho phù hợp với quy định mới để tạo sự hợp lý, tối ưu nhất trong việc phân loại, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ. Công việc này cần được tiến hành vào cuối năm để tạo thuận lợi cho công tác phân loại tài liệu cho năm tiếp theo.
- Đối với chuyên viên lưu trữ của PHCTH cần căn cứ vào Danh mục tài liệu hồ sơ đã được Hiệu trưởng duyệt để tiến hành phân loại các tài liệu trong lịch sử theo Danh mục đó, hàng tháng, hàng năm căn cứ vào số lượng tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Nhà trường để sắp xếp theo đúng danh mục phục vụ cho công tác lưu trữ được khoa học cũng như tra cứu khi cần của các cá nhân, tổ chức được thuận lợi. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của các Phòng, khoa, đơn vị trực thuộc để hướng dẫn nghiệp vụ phân loại tài liệu hồ sơ theo đúng Danh mục của đơn vị cho nhân viên kiêm nhiệm công tác lưu trữ ở đơn vị đó.
- Sau khi tiến hành phân loại cần thực hiện tốt nghiệp vụ chỉnh lý hồ sơ tài liệu, Phòng Hành chính tổng hợp cần xây dựng kế hoạch cụ thể, phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ công chức tham gia chỉnh lý, dự trù kinh phí phù hợp với tình hình tài liệu và tiến tới chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu từ những năm gần đây nhằm tránh tình trạng tồn đọng tài liệu. Việc chỉnh lý tài liệu phải được thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính và Điều 15 Luật Lưu trữ 2011 quy định về công tác chỉnh lý tài liệu.
+ Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; + Được xác định thời hạn bảo quản;
+ Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;
+ Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
Trong quá trình chỉnh lý, cán bộ lưu trữ cần thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung chỉnh lý, đặc biệt thực hiện biên mục hồ sơ, đánh số tài liệu cho các tài liệu, hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; tiến hành xác định giá trị tài liệu kết hợp trong quá trình chỉnh lý, đảm bảo mối liên hệ, kết cấu tự nhiên vốn có của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Từ đó, chấn chỉnh và đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp đảm bảo tính khoa học cao phục vụ tốt nhất cho các hoạt động của Nhà trường.
c) Tổ chức xác định chính xác giá trị các tài liệu để có biện pháp lưu trữ khoa học
Từ thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại ĐHYD cơ bản chưa được thực hiện cụ thể: Các loại tài liệu hiện trong tình trạng lộn xộn, được bó gói, 1 phần được chỉnh lý sơ bộ, bảo quản trên giá, một phần trong thùng carton, thùng sắt, trong tủ,… không đúng quy trình kho lưu trữ. Hầu hết tài liệu chưa được phân loại, chưa được xác định giá trị, chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ…. Do vậy, giải pháp xác định giá trị tài liệu hiện hành của tài liệu tại ĐHYD là hết sức cấp bách nhằm lưu giữ đúng mục đích, thời hạn và khai thác các tài liệu đó có hiệu quả cao nhất cho hoạt động của Nhà trường.
Việc xác định giá trị tài liệu ở ĐHYD vẫn sử dụng công cụ có tính truyền thống nhưng rất hữu hiệu là xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một trong những công cụ xác định giá trị tài liệu, nó giúp cho việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và thống nhất, tránh được việc loại hủy tài liệu một cách tùy tiện hoặc lưu trữ không đúng với giá trị tài liệu.
Quá trình xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phải được thực hiện theo đúng Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 14 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị và thông tư 27/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn ngành Giáo dục. Phòng Hành chính tổng hợp cần căn cứ vào bảng
thời hạn bảo quản tài liệu để xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Trong đó, cần phân ra các nhóm giá trị bảo quản khác nhau theo hai mức độ phân loại:
- Phân loại từng hồ sơ, tài liệu ra các loại thời hạn bảo quản riêng biệt, ở mức độ này, bảng thời hạn bảo quản tài liệu dùng cho lưu trữ hiện hành để ghi thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu khi tài liệu đó kết thúc giai đoạn văn thư và được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, trong trường hợp này, bảng thời hạn bảo quản tương tự như danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản.
- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được phân ra các nhóm và ghi thời hạn bảo quản cho từng nhóm: vĩnh viễn và có thời hạn. Phương pháp áp dụng bảng thời hạn bảo quản này là tại lưu trữ hiện hành, để chuẩn bị cho việc giao nộp, bổ sung vào lưu trữ, cần lập hai danh mục tài liệu:
+ Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn + Tài liệu có thời hạn bảo quản
Việc lập danh mục này nhằm mục đích trong quá trình quản lý tài liệu lưu trữ xác định được loại tài liệu phục vụ cho lưu trữ hiện hành và chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Ngoài ra, việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu còn là cơ sở quan trọng cho việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết thời hạn bảo quản theo đúng theo Điều 28 Luật Lưu trữ 2011 [25] qua đó giải phóng kho lưu trữ cho lưu trữ các tài liệu tiếp theo được hình thành trong quá trình hoạt động của Nhà trường. Căn cứ vào tình hình thực tiễn hoạt động của Nhà trường, phù hợp với luật lưu trữ và đặc điểm tài liệu lưu trữ tại ĐHYD luận văn xây dựng Bảng danh mục hồ sơ tài liệu và thời hạn bảo quản cụ thể cho công tác lưu trữ của ĐHYD [Phụ lục 5].
d) Xây dựng công cụ tra cứu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Căn cứ vào quá trình khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại ĐHYD tác giả nhận thấy: Hiện nay, Nhà trường chưa tổ chức bộ phận lưu trữ chuyên trách, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu chưa được thực hiện, tài liệu của Trường chưa được thống nhất về một mối. Các phòng, khoa, đơn vị thuộc Trường vẫn tự thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
có kho lưu trữ cố định mà chủ yếu lưu trữ tại phòng làm việc, kho tạm thậm chí tại hành lang cơ quan. Các tài liệu hiện trong tình trạng bó buộc lộn xộn, 1 phần được chỉnh lý sơ bộ, bảo quản trên giá, một phần trong thùng carton, thùng sắt, trong tủ,… chưa thống kê sắp xếp khoa học, bảo quản không đúng quy trình kho lưu trữ [Phụ lục 6], chưa có công cụ thống kê, tra cứu tài liệu nhất là mục lục hồ sơ phục vụ cho hoạt động lưu trữ của Nhà trường.
Nhà trường cần chủ động xây dựng và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu, thống kê tài liệu một cách khoa học, thống nhất, đầy đủ theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đặt ra để có thể quản lý tốt đối với toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ của ĐHYD. Các công cụ tra cứu mà ĐHYD cần ưu tiên xây dựng hoàn thiện trước mắt là để chuẩn bị cho việc thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là mục lục hồ sơ và sổ nhập tài liệu lưu trữ:
- Mục lục hồ sơ: Khi xây dựng công cụ này cần đảm bảo đầy đủ các thành phần gồm có: tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng kê các hồ sơ, bảng chỉ dẫn và phần kết thúc (theo quy định Tiêu chuẩn ngành, mã số TCN - 04 - 1997). Đồng thời việc xây dựng loại công cụ tra cứu thống kê tài liệu này cũng cần được tiến hành dựa vào các loại thời hạn bảo quản cho tài liệu đã được xác định trong quá trình chỉnh lý với mỗi loại thời hạn bảo quản của tài liệu cần được lập một quyển mục lục hồ sơ riêng để tiện cho công tác đánh giá lại nhằm tối ưu hoá thành phần tài liệu của Phông lưu trữ của ĐHYD.
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Công cụ này sẽ giúp Nhà trường và Phòng Hành chính tổng hợp theo dõi được tình hình cụ thể về nguồn gốc, số lượng, nội dung cùng tình trạng của tài liệu được nộp lưu phục vụ công tác quản lý, thống kê một cách nhanh chóng, kịp thời như trong việc lập các báo cáo tổng hợp công tác lưu trữ hàng năm của Nhà trường.
- Từ thực tiễn hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại đơn vị đã phân tích ở trên, nhận thấy lưu trữ đơn vị đang thiếu một hệ thống công cụ tra cứu khoa học hoàn chỉnh. Rõ ràng với khối lượng tài liệu lớn, thành phần đa dạng, nội dung phong phú như đơn vị thì công cụ truyền thống là mục lục hồ sơ vẫn