7. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của tổ chức khoa học tài liệu
a) Ưu điểm: Qua thực tế tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại ĐHYD, tác giả có một số nhận xét chung về những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế như sau:
- Lãnh đạo Nhà trường, đội ngũ cán bộ, giảng viên dần nhận thức được vai trò, vị trí, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Bắt đầu quan tâm đến công tác lưu trữ cũng như tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sắp xếp, bảo quản khai thác tài liệu, hồ sơ lưu trữ không để mất mát tài liệu hồ sơ, đáp ứng phần nào cho hoạt động của Nhà trường.
- Bước đầu chú trọng công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu.
- Nhà trường bước đầu quan tâm đến nhân sự công tác lưu trữ. Tài liệu sản sinh trung bình hàng năm lớn, nhưng nhân viên phụ trách công tác lưu trữ của Nhà trường cũng như các đơn vị trực thuộc trong nhiều năm qua không để tài liệu mất mát phục vụ tốt cho công tác chỉnh lý.
b) Những mặt hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại ĐHYD còn nhiều mặt hạn chế:
- Nhiều khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa được thực hiện tốt. Mặt khác, cán bộ, giảng viên, chuyên viên…chưa quen lập hồ sơ công việc hoặc không quan tâm nên quá trình lập hồ sơ công việc gặp khó khăn, lúng túng dẫn đến áp lực cho bộ phận lưu trữ, khi nhận tài liệu về phải tiến hành sắp xếp, phân chia tài liệu, ghi thời hạn bảo quản, có khi dẫn đến tình trạng một số tài liệu quan trọng bị thất lạc.
- Công tác thu thập tài liệu, hồ sơ chưa được thực hiện thường xuyên. Còn một khối lượng lớn hồ sơ từ các phòng, khoa, đơn vị và cá nhân chưa được nộp về lưu
- Nhà trường chưa ban hành một số văn bản theo quy định mới để phù hợp với Luật Lưu trữ năm 2011, cụ thể, chưa ban hành Danh mục hồ sơ cần lập hàng năm; bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Một số khâu trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu chưa được tiến hành đầy đủ và đúng theo quy định.
- Công cụ thống kê chưa được xây dựng đầy đủ, mục lục hồ sơ chưa được xây dựng khoa học, các hồ sơ được đánh số liên tục cho cả hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời gây không ít khó khăn cho công tác tra cứu.
- Cơ sở vật chất, bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa đáp ứng được tình hình thực tế của tài liệu lưu trữ tại ĐHYD.
- Nhà trường chưa thực sự quan tâm đến công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ. Cơ cấu tổ chức công tác lưu trữ chưa được kiện toàn phù hợp, nhân viên kiêm nhiệm không đúng chuyên ngành với chuyên môn, vị trí việc làm, nên phần nào cũng ảnh hưởng đến việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại ĐHYD.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin phần lớn cho việc soạn thảo văn bản, cập nhật văn bản đi - văn bản đến; tra tìm hồ sơ tài liệu thông qua phần mềm Trang quản lý văn bản và điều hành tại bộ phận văn thư. Đối với lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn, nhất là chưa có phần mềm riêng về lưu trữ.
c) Nguyên nhân mặt hạn chế
- Do tính lịch sử là quá trình quản lý công tác lưu trữ trong giai đoạn trước đây chưa thống nhất quản lý về nghiệp vụ công tác lưu trữ để đưa công tác này đi vào nề nếp. Đến khi Luật Lưu trữ được Quốc hội khoá XIII thông qua tại kỳ họp thứ hai ngày 11 tháng 11 năm 2011, đến ngày 01 tháng 7 năm 2012 có hiệu lực thi hành; Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ và sau đó là hàng loạt Thông tư hướng dẫn thi hành. Công tác lưu trữ có nhiều thay đổi từ khi Luật Lưu trữ ra đời. Việc cập nhật các văn bản mới không giúp cán bộ công chức, viên chức chủ động thay đổi thói quen làm việc, mà vẫn theo nề nếp cũ đã tồn tại.
- Đội ngũ chuyên viên, nhân viên làm công tác lưu trữ ở ĐHYD chưa được kiện toàn phù hợp. Nhiều người kiêm nhiệm nhưng không đúng ngành nghề, ít được
tập huấn nghiệp vụ nên dẫn đến nhiều hạn chế trong thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ chưa nhiều.
- Các khâu nghiệp vụ công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ chưa được thực hiện nghiêm túc.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ chưa được đầu tư đúng mức.
Tiểu kết chương 2
Từ khái quát sự ra đời phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh, tác giả tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ và công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh nhận thấy: Số lượng TLLT của ĐHYD nhiều nhưng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở ĐHYD chưa thực sự được các cấp lãnh đạo quan tâm, nội dung các nghiệp vụ lưu trữ thực hiện chưa học nên tài liệu chưa được bảo quản tốt có nguy cơ hư hỏng mất mát theo thời gian; từ đó, xác định rõ các nguyên nhân của hạn chế khuyết điểm. Đây chính là cơ sở khoa để tác giả đưa ra định hướng và giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh.
Chương 3: GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở