7. Kết cấu của đề tài
1.2.2 Văn bản dưới luật
Kể cả trước và sau khi Luật Lưu trữ ra đời, có hàng loạt các văn bản dưới Luật cũng đã được ban hành để hướng dẫn thực hiện thống nhất công tác lưu trữ như: Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
Ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ ra Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ với các nội dung chính sau đây: Quy định về quản lý tài liệu điện từ như: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử; các nguồn hình thành tài liệu lưu tữ điện tử; cách thu thập, bảo quản, sử dụng cũng như bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu điện tử; Hủy tài liệu điện tử. Quy định thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác vào lưu trữ lịch sử. Quy định một số trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân. Quy định về thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Đây là văn bản pháp lý dưới luật quan trọng nhất để thực hiện các hoạt động lưu trữ thống nhất và đạt hiệu quả cao.
Đặc biệt, ngày 30/12/1016 Bộ Giáo dục và đào tạo đã ban hành Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục. Thông tư này quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục gồm 15 nhóm, được áp dụng đối với các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo; cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên, các trường trung cấp sư phạm, trường cao đẳng sư phạm, trường đại học, các đại học, học viện, cơ sở giáo dục khác và các các tổ chức, cá nhân có liên quan. Đây là văn bản pháp lý dưới luật quan trọng nhất quy định về thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục, là căn cứ để các cơ sở giáo dục xác định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan mình phù hợp với các quy định hiện hành.
Như vậy, trên cơ sở các văn bản luật Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước đã ban hành các văn bản hướng dẫn, cụ thể hóa công tác lưu trữ. Từ đó, công tác lưu trữ tài liệu nối chung và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói riêng đi vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao phục vụ tốt nhất cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các văn bản trên là căn cứ pháp lý triển khai công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh.
Tiểu kết chương 1
Trong Chương 1 đi từ khái niệm công cụ, tác giả xây dựng quan niệm về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là: Sắp xếp, bố trí chính xác, có hệ thống các dữ liệu, tin tức có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học được hình thành trong quá trình hoạt động của một tổ chức hay cá nhân được lưu giữ lại để làm bằng chứng và tra cứu, tìm hiểu khi cần thiết, từ đó vạch ra nội dung và ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Đồng thời, tác giả khái quát một số nội dung về cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cụ thể là các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước đã ban hành nhằm hướng dẫn, cụ thể hóa công tác lưu trữ. Đây là tiền đề, cơ sở để khảo sát, đánh giá thực tiễn việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH