7. Kết cấu của đề tài
1.2. Cơ sở pháp lý
1.2.1 Văn bản Luật
- Ngày 03 tháng 01 năm 1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký bản Thông đạt số 1-C/VP, là một văn kiện có giá trị cao về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ của nước ta, đánh dấu mốc quan trọng, bước ngoặt đối với ngành lưu trữ Việt Nam. Thông đạt số 1-C/VP cũng đã đặt cơ sở, nền móng cho sự ra đời và hoạt động của công tác lưu trữ của nước ta, đánh dấu bước ngoặt đối với hoạt động của công tác lưu trữ.
Thực hiện tinh thần của Thông đạt, để nâng cao hơn nữa sự chỉ đạo toàn diện đối với quá trình xây dựng công tác lưu trữ Việt Nam, ngày 11 tháng 12 năm 1982, Chủ tịch Hội đồng nhà nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký lệnh công bố Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia. Lần đầu tiên trong lịch sử công tác lưu trữ Việt Nam, những quan điểm và nguyên tắc chỉ đạo chủ yếu của Đảng đã được thể chế hóa thành một văn bản pháp luật, trong đó đã quy định những vấn đề cơ bản nhất về tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Cũng từ đây, công tác lưu trữ ngày càng được Đảng, nhà nước quan tâm đặc biệt hơn. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ được xây dựng và ban hành tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của công tác lưu trữ. Đỉnh cao của việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật đó là việc Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã thông qua Luật Lưu trữ năm 2011 quy định các nội dung quan trọng của việc tổ chức, quản lý lưu trữ. Luật Lưu trữ ra đời không chỉ đáp ứng tình hình phát triển của công tác lưu trữ và ngành lưu trữ trong thời kì đổi mới và hội nhập. Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực một lần nữa khẳng định tinh thần, nội dung của Thông đạt ra đời hơn nửa thế kỷ trước đó là đúng đắn, kịp thời và có giá trị ý
nghĩa to lớn, góp phần quan trọng, định hướng cho sự hình thành, phát triển của công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức, của bộ máy chính quyền, nhà nước, của cách mạng, kháng chiến. Nước ta không chỉ gìn giữ, lưu trữ bảo quản an toàn được khối lượng tài liệu đồ sộ sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, mà còn phát huy giá trị của nó phục vụ cho công cuộc kháng chiến, kiến quốc và xây dựng chủ nghĩa xã hội hiện nay.
Luật lưu trữ là căn cứ pháp lý cao nhất cho việc triển khai công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói riêng.
1.2.2 Văn bản dưới luật
Kể cả trước và sau khi Luật Lưu trữ ra đời, có hàng loạt các văn bản dưới Luật cũng đã được ban hành để hướng dẫn thực hiện thống nhất công tác lưu trữ như: Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
Ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ ra Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ với các nội dung chính sau đây: Quy định về quản lý tài liệu điện từ như: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử; các nguồn hình thành tài liệu lưu tữ điện tử; cách thu thập, bảo quản, sử dụng cũng như bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu điện tử; Hủy tài liệu điện tử. Quy định thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác vào lưu trữ lịch sử. Quy định một số trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân. Quy định về thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Đây là văn bản pháp lý dưới luật quan trọng nhất để thực hiện các hoạt động lưu trữ thống nhất và đạt hiệu quả cao.
Đặc biệt, ngày 30/12/1016 Bộ Giáo dục và đào tạo đã ban hành Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục. Thông tư này quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục gồm 15 nhóm, được áp dụng đối với các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo; cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên, các trường trung cấp sư phạm, trường cao đẳng sư phạm, trường đại học, các đại học, học viện, cơ sở giáo dục khác và các các tổ chức, cá nhân có liên quan. Đây là văn bản pháp lý dưới luật quan trọng nhất quy định về thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục, là căn cứ để các cơ sở giáo dục xác định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan mình phù hợp với các quy định hiện hành.
Như vậy, trên cơ sở các văn bản luật Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước đã ban hành các văn bản hướng dẫn, cụ thể hóa công tác lưu trữ. Từ đó, công tác lưu trữ tài liệu nối chung và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói riêng đi vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao phục vụ tốt nhất cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các văn bản trên là căn cứ pháp lý triển khai công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh.
Tiểu kết chương 1
Trong Chương 1 đi từ khái niệm công cụ, tác giả xây dựng quan niệm về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là: Sắp xếp, bố trí chính xác, có hệ thống các dữ liệu, tin tức có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học được hình thành trong quá trình hoạt động của một tổ chức hay cá nhân được lưu giữ lại để làm bằng chứng và tra cứu, tìm hiểu khi cần thiết, từ đó vạch ra nội dung và ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Đồng thời, tác giả khái quát một số nội dung về cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cụ thể là các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước đã ban hành nhằm hướng dẫn, cụ thể hóa công tác lưu trữ. Đây là tiền đề, cơ sở để khảo sát, đánh giá thực tiễn việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
2.1 . Vài nét về Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh Hồ Chí Minh
- Thời kỳ trước năm 1975:
Năm 1947: Trường Đại học Y khoa Sài Gòn, thường gọi là Y khoa Đại học đường Sài Gòn, được thành lập, như một phân hiệu của trường Y khoa Hà Nội. GS. C.Massias được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng phân hiệu này. (GS. Pierre Daléas, Phó Khoa trưởng của Trường Y Dược Hà Nội phụ trách; GS. Pierre Daléas được xem là vị “Khoa trưởng” đầu tiên của trường.)
Năm 1954: Trường chính thức mang tên Trường đại học Y Dược Sài Gòn, hay thường được gọi ngắn gọn là Trường y khoa Sài Gòn hoặc gọi một cách trang trọng là Y dược đại học đường Sài Gòn (do Chính phủ Việt Nam Cộng hòa quản lý).
Ngày 31.12.1961 Y Dược Đại học đường Sài Gòn được phân chia thành Y khoa Đại học đường Sài Gòn và Dược khoa Đại học đường Sài Gòn. Ngày 12.08.1962Ban Nha khoa thuộc Y khoa Đại học đường Sài Gòn trở thành Nha khoa Đại học đường Sài Gòn. Cả 3 trường hoạt động độc lập trong Viện Đại học Sài Gòn. Ngày 16.11.1966 Y khoa Đại học đường Sài Gòn chính thức chuyển về Trung tâm Giáo dục Y khoa trên đường Hồng Bàng, Quận 5. Trung tâm có cơ sở vật chất khá tiện nghi, hiện đại lúc bấy giờ, được sử dụng chung cho 2 trường: Y khoa Đại học đường Sài Gòn và Nha khoa Đại học đường Sài Gòn, với 1 đại giảng đường 500 chỗ ngồi, 3 giảng đường với mỗi giảng đường có 300 chỗ ngồi, thư viện và đầy đủ các khu y học cơ sở cùng với các phòng thí nghiệm.
- Từ năm 1975 đến nay:
Ngày 27.10.1976: Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 426/TTg ngày 27/10/1976 về một số vấn đề cấp bách trong mạng lưới các trường đại học ở miền Nam, theo đó trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập trên cơ sở hợp nhất ba trường: Y khoa Đại học đường Sài Gòn, Dược khoa Đại học đường Sài Gòn, Nha khoa Đại học đường Sài Gòn.
Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh có 3 khoa trực thuộc gồm Khoa Y, Khoa Răng Hàm Mặt và Khoa Dược, 10 phòng chức năng và 57 bộ môn tại 3 Khoa. Đơn vị chủ quản của trường là Bộ Y Tế.
Thực hiện chỉ đạo trên ngày 18/01/1977 - Bộ Y tế ra Quyết định 85/TC- QĐ về việc thành lập Trường Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh gồm 03 trường: Y khoa Đại học Đường; Dược khoa Đại học Đường; Nha khoa Đại học Đường từ sự quản lý của Bộ đại học và trung học chuyên nghiệp.
Năm 1990: Trường xây dựng định hướng chiến lược phát triển Trường Đại Học Y Dược Thành phố Hồ chí Minh thành trường đa ngành trong lĩnh vực khoa học sức khỏe, mục tiêu là phát triển thêm 4 khoa mới và một bệnh viện thuộc trường.
Năm 1994: Xây dựng Khoa Khoa học cơ bản trên cơ sở sáp nhập và tổ chức lại các bộ môn Khoa học Xã hội Nhân văn và các Bộ môn Khoa học cơ bản của các khoa. Khoa Khoa học cơ bản đảm trách giảng dạy các môn chung, các môn Khoa học Xã hội Nhân văn và các môn khoa học cơ bản cho tất cả các chương trình đào tạo.
Năm 1998: Xây dựng Khoa Y học cổ truyền trên cơ sở sáp nhập trường Trung học Y tế Tuệ Tĩnh và Bộ môn Đông Y của Khoa Y đảm trách các chương trình đào tạo về Y học Cổ truyền và học phần y học cổ truyền cho các chương trình khác.
Năm 1998: Xây dựng Khoa Điều dưỡng - Kỹ thuật y học trên cơ sở sáp nhập và nâng cấp Trường Kỹ thuật Y tế Trung ương III.
Năm 1999: Xây dựng Khoa Y tế Công cộng trên cơ sở sáp nhập Bộ môn Y tế công cộng của Khoa Y và Khoa Tổ chức-Quản lý của Viện Vệ sinh Y tế Công cộng. Khoa đảm trách đào tạo các chương trình về y tế công cộng, y học dự phòng và các môn học có liên quan.
Ngày 18/10/2000: Bệnh viện Đại học Y Dược được thành lập theo Quyết định số 3639/2000/QĐ-BYT ngày 18/10/2000, trên cơ sở sáp nhập 3 phòng khám Đa Khoa thuộc Khoa Y, Khoa Điều dưỡng-Kỹ thuật Y học và Khoa Y học Cổ truyền. Hiện nay Bệnh viện ĐHYD TP.HCM trở thành bệnh viện hạng nhất hiện đại với gần 1.000 giường bệnh, đáp ứng yêu cầu thực hành khám chữa bệnh. Bệnh viện là đơn vị đào tạo, đơn vị nghiên cứu lâm sàng, nơi ứng dụng và chuyển giao các kỹ thuật tiên tiến trong khám chữa bệnh có uy tín cả nước và có vai trò quan trọng
Ngày 18/06./2003: Trường Đại Học Y Dược Thành phố Hồ chí Minh được đổi tên thành Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHYD TP.HCM) theo Quyết định số 2232/QĐ-BYT ngày 18/6/2003 của Bộ trưởng Bộ Y tế.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh
a) Tên và trụ sở của Trường
Tên giao dịch:
- Tên tiếng Việt: Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh
- Tên tiếng Anh: University of Medicine and Pharmacy at Ho Chi Minh City - Tên viết tắt:
+ Viết tắt tiếng Việt: ĐHYD
+ Viết tắt tiếng Anh và Pháp: UMP
Trụ sở làm việc:
- Địa chỉ: Số 217 đường Hồng Bàng, Phường 11, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh. - Số điện thoại: (08)38558411; (08)38537949; (08)38555780
- Số Fax: (08)38552304 - E. mail: vdshcm.vnn.vn - Website: www.ump.edu.vn
b) Sứ mệnh, chức năng nhiệm vụ
Trường Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh là đại học công lập, đào tạo nguồn nhân lực y tế chất lượng cao, nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ tiên tiến đóng góp hiệu quả vào sự nghiệp bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân.
Với tầm nhìn phát triển thành đại học khoa học, sức khỏe hàng đầu Việt Nam, ngang tầm các đại học trong khu vực, Trường Đại học Y Dược thực hiện các nhiệm vụ: Đào tạo; Nghiên cứu khoa học; Tổ chức bộ máy, tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực; Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu; Khám chữa bệnh.
c) Quyền hạn và cơ cấu tổ chức - Quyền hạn
+ Trường được quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của Trường.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển của nhà trường phù hợp với chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của ngành Y tế, ngành Giáo dục và Đào tạo theo quy định của pháp luật;
+ Xây dựng chỉ tiêu tuyển sinh và tổ chức tuyển sinh. Xây dựng và phát triển chương trình đào tạo, tổ chức quá trình đào tạo, tổ chức biên soạn hoặc lựa chọn giáo trình, kế hoạch giảng dạy, học tập phù hợp với mục tiêu đào tạo của từng chương trình đào tạo đối với các ngành nghề được phép đào tạo theo quy định. Quản lý và cấp văn bằng, chứng chỉ cho người học theo quy định của pháp luật. Lựa chọn tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục để đăng ký kiểm định chất lượng đào tạo của nhà trường;
+ Được bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao, chuyển nhượng kết quả hoạt động khoa học và công nghệ; công bố hoạt động khoa học và công nghệ, bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhận trong hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ của Trường theo quy định của pháp luật. Tổ chức triển khai các hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế theo chiến lược và kế hoạch phát triển của Trường.
+ Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ, hợp tác, liên kết với các cá nhân, tổ chức giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, kinh tế...trong và người nước đến giảng dạy, nghiên cứu khoa học và các hoạt động chuyên môn khác nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định pháp luật.
+ Xây dựng tổ chức bộ máy của nhà trường, thành lập, sáp nhập và giải thể