8. Kết cấu của đề tài
2.1.3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy
Cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia cũng được quy định tại Quyết định Số 05/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 23/01/2018 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia:
- Tổ chức bộ máy Lãnh đạo Học viện là Ban Giám đốc Học viện gồm Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.
Giám đốc Học viện do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Các Phó Giám đốc Học viện do Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Học viện.
- Hoạt động của Học viện Hành chính Quốc gia được tổ chức phân giao cho 17 đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện, ngoài ra còn có 05 đơn vị cấp phòng thuộc Giám đốc Học viện cụ thể:
+ Các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện 1. Ban Tổ chức cán bộ;
2. Văn phòng;
3. Ban Kế hoạch - Tài chính; 4. Ban Hợp tác quốc tế; 5. Ban Quản lý bồi dưỡng;
6. Ban Quản lý đào tạo Sau đại học;
7. Khoa Nhà nước - Pháp luật và Lý luận cơ sở; 8. Khoa Khoa học hành chính và Tổ chức nhân sự; 9. Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính;
10. Khoa Quản lý nhà nước về Kinh tế và Tài chính công; 11. Khoa Quản lý nhà nước về Xã hội;
12. Viện Nghiên cứu Khoa học hành chính; 13. Tạp chí Quản lý nhà nước;
14. Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học và Thông tin - Thư viện;
15. Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh; 16. Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại thành phố Huế;
+ Ngoài ra có các đơn vị thuộc Giám đốc Học viện 1. Bộ môn Ngoại ngữ;
2. Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng; 3. Phòng Kiểm tra – Pháp chế;
4. Phòng Quản lý và Phát triển nhân lực hành chính; 5. Văn phòng Đảng – Đoàn thể.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính QG (Phụ lục 02, Tr71). 2.2. Những quy định pháp lý hiện hành về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
* Quy định chung của Nhà nước
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
* Quy định chung của Học viện HCQG
- Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 của Giám đốc Học viện Hành chính về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
- Quyết định số 3448/QĐ-HCQG ngày 28/9/2018 của Giám đốc Học viện Hành chính về việc ban hành Quy chế làm việc của Học viện Hành chính Quốc gia.
- Công văn số 366/HCQG ngày 21/3/2018 của Học viện Hành chính Quốc gia về việc hướng dẫn thể thức phiếu trình, cách ghi chức danh và thẩm quyền ký văn bản.
- Công văn số 1025/HCQG ngày 12/7/2018 của Học viện Hành chính Quốc gia về việc đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ, văn bản.
2.3. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia viện Hành chính Quốc gia
Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt trực thuộc Bộ Nội vụ, là trung tâm quốc gia thực hiện chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước.
Để tổ chức điều hành tốt mọi hoạt động của Học viện cũng như thực hiện công việc được cấp có thẩm quyền giao một cách hiệu quả, đảm bảo được chức năng và nhiệm vụ, Học viện HCQG ban hành 02 loại văn bản: văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành. Nhưng trong giới hạn nghiên cứu, tác giả chỉ tiến hành nghiên cứu văn bản hành chính. Đây là nhóm văn bản mà bất cứ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào cũng ban hành và cũng là nhóm văn bản mà Học viện Hành chính Quốc gia ban hành nhiều nhất.
2.3.1. Số lượng văn bản ban hành
Qua quá trình khảo sát sổ quản lý văn bản tại bộ phận văn thư, tác giả tổng hợp số lượng văn bản ban hành tại Học viện Hành chính Quốc gia từ năm 2016 đến ngày 30/11/2018 cụ thể như sau:
ĐVT: Văn bản
Năm
Loại văn bản
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
(Tính đến 30/11/2018) Quyết định 4984 (78%) 5248 (77,5%) 5063 (72,8%) Công văn 892 (14%) 961 (14,2%) 1244 (17,9%)
Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Báo cáo, …. 509 (8%) 557 (8,2%) 648 (9,3 %) Tổng số 6385 (100%) 6766 (100%) 6955 (100%)
Bảng thống kê số lượng một số văn bản hành chính do Học viện Hành chính QG ban hành từ 2016 – 30/11/2018
(Nguồn: Bộ phận Văn thư, Học viện HCQG)
0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 Năm 2016 Năm 2017 Đến 30/11/2018 Quyết định Công văn
Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Báo cáo…
Biểu đồ Số lượng một số loại văn bản hành chính ban hành từ năm 2016 đền 30/11/2018
Qua bảng thống kê trên, ta có thể thấy được số lượng văn bản do Học viện HCQG soạn thảo và ban hành trong mỗi năm đều tăng lên nhiều và đa dạng, nhưng chủ yếu vẫn là quyết định và công văn (không tính hợp đồng, giấy đi đường, giấy giới thiệu, các loại phiếu). Tổng số văn bản Học viện
HCQG ban hành trong năm 2016 là 6385 văn bản, năm 2017 là 6766 văn bản, đến 30/11/2018 là 6955 văn bản, số lượng ban hành khoảng hơn 6000 văn bản/năm, đối với năm 2018 mới tính đến 30/11 mà số lượng văn bản đã ban hành nhiều hơn so với cả năm 2016, cả năm 2017. Bởi vì, năm 2018 Học viện triển khai rất nhiều công việc lớn và quan trọng như triển khai Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 23/01/2018 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG, theo đó hệ thống văn bản được ban hành để quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc, sắp xếp nhân sự đối với các đơn vị, công chức, viên chức, người lao động thuộc Học viện; cộng thêm nữa là các lớp bồi dưỡng do Học viện tổ chức cũng ngày càng nhiều liên quan đến việc trao đổi, thông tin tới nhiều cơ quan, tổ chức, học viên; triển khai xây dựng Đề án Vị trí việc làm; Đề án cơ chế đặc thù; triển khai xây dựng Đề án thành lập Trung tẩm Khảo thí và Kiểm định chất lượng công chức, viên chức; mở thêm mã ngành đào tạo sau đại học… Hệ thống số thứ tự văn bản của Học viện HCQG được đánh số theo 2 hệ thống, hệ thống số thứ nhất là đối với quyết định, hệ thống số thứ 2 là đối với công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, thông báo, giấy mời… Ngoài ra như hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy đi đường… đăng ký số riêng.
2.3.2. Về thẩm quyền ban hành văn bản
Căn cứ Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt trực thuộc Bộ Nội vụ, Học viện có thẩm quyền ban hành những loại văn bản sau:
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, Học viện Hành chính Quốc gia không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên, dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được cấp có thẩm quyền giao, Học viện HCQG có trách nhiệm tham mưu, đề xuất ý kiến về nội dung của văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình đối với Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, quyết định.
Đối với văn bản hành chính như: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch, phương án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận.
Ngoài ra, Học viện HCQG còn được phép ban hành một số loại văn bản chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực giáo dục (văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận) và văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức cá nhân nước ngoài để phục vụ hoạt động cũng như mở rộng phạm vi hoạt động, tăng cường mối quan hệ đối với các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước của Học viện.
Vì vậy, có thể nói Học viện Hành chính Quốc gia có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành theo đúng quy định của pháp luật.
2.3.3. Về nội dung văn bản
Qua khảo sát, nhìn chung các văn bản được ban hành do Học viện HCQG ban hành là van bản hành chính, nội dung văn bản chủ yếu mang nội dung về lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học,… Vì vậy, các văn bản được ban hành tương đối chính xác và đảm bảo được các yêu cầu.
Nội dung văn bản làm rõ được mục đích ban hành như văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Kết quả là gì?... Nội dung văn bản thực tế, phù hợp với quy định, đảm bảo tính chính xác.
Các văn bản được ban hành đều có nội dung văn bản hợp pháp, phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật Nhà nước, không trái với pháp luật, quy định của cấp trên.
Nội dung văn bản đều đảm bảo được tính khoa học, những văn bản do Học viện HCQG ban hành đều có đầy đủ căn cứ pháp lý còn hiệu lực và căn cứ thực tiễn, nội dung văn bản logic, bố cục chặt chẽ, không chồng chéo.
Nội dung văn bản Học viện HCQG ban hành đều phù hợp với hình thức văn bản.
2.3.4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cụ thể như sau:
Sơ đồ thành phần thể thức văn bản (Phụ lục 03, Tr72)
a. Quốc hiệu:
Được trình bày ở phía trên cùng về phía bên phải của văn bản, gồm hai dòng: Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman đậm, cỡ chữ 13 nét đậm.
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, được trình bày bằng chữ in thường, phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng đậm và chữ cái đầu các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
Cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
Được trình bày ở phía trên cùng về phía bến trái của văn bản.
Dòng trên ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp “BỘ NỘI VỤ” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (cỡ chữ 13), kiểu chữ đứng.
Dòng dưới ghi tên cơ quan ban hành văn bản “HỌC VIỆN HÀNH
CHÍNH QUỐC GIA” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New
Roman, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (cỡ chữ 13), kiểu chữ đứng đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Cụ thể:
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
c. Số, ký hiệu văn bản
Số, ký hiệu văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đúng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; số của văn bản là số thứ tự văn bản ban hành trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Ví dụ: Số: 25/QĐ-HCQG; Số: 28/TB-HCQG; Số: 55/HCQG-TCCB
d. Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản
Địa danh Học viện Hành chính Quốc gia năm trên địa bàn thành phố Hà Nội nên địa danh là Hà Nội.
Địa danh và ngày, tháng năm được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái của đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 29 tháng 5 năm 2018. e. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a [Phu lục 03, Tr72];
Tên loại văn bản (Quyết định, kế hoạch, thông báo, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; trích yếu nội dung văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng Sáng kiến năm 2018
Trích yếu nội dung của công văn được trình bày dưới số ký hiệu, cỡ chữ 12-13 in thường, đứng; canh giữa dưới số ký hiệu.
Ví dụ: Số: 239/HCQG-TCCB V/v đề cử xét trao tặng Giải thưởng
Kovalevskaia năm 2018
f. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản của Học viện HCQG được ban hành theo bố cục phù hợp và phương pháp soạn thảo đúng với từng loại và nội dung văn bản, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu, có thể được bố cục theo phàn, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
Nội dung văn bản của Học viện HCQG được trình bày tại ô số 6 [Phụ lục 03, Tr74]; chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng tối đa là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy [Phụ lục 07. Xem văn bản 01-02, Tr 108,109].
g. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Giám đốc Học viện HCQG ký tất cả các văn bản do Học viện ban hành.