8. Kết cấu của đề tài
2.3.4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cụ thể như sau:
Sơ đồ thành phần thể thức văn bản (Phụ lục 03, Tr72)
a. Quốc hiệu:
Được trình bày ở phía trên cùng về phía bên phải của văn bản, gồm hai dòng: Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman đậm, cỡ chữ 13 nét đậm.
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, được trình bày bằng chữ in thường, phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng đậm và chữ cái đầu các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
Cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
Được trình bày ở phía trên cùng về phía bến trái của văn bản.
Dòng trên ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp “BỘ NỘI VỤ” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (cỡ chữ 13), kiểu chữ đứng.
Dòng dưới ghi tên cơ quan ban hành văn bản “HỌC VIỆN HÀNH
CHÍNH QUỐC GIA” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New
Roman, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (cỡ chữ 13), kiểu chữ đứng đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Cụ thể:
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
c. Số, ký hiệu văn bản
Số, ký hiệu văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đúng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; số của văn bản là số thứ tự văn bản ban hành trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Ví dụ: Số: 25/QĐ-HCQG; Số: 28/TB-HCQG; Số: 55/HCQG-TCCB
d. Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản
Địa danh Học viện Hành chính Quốc gia năm trên địa bàn thành phố Hà Nội nên địa danh là Hà Nội.
Địa danh và ngày, tháng năm được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái của đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 29 tháng 5 năm 2018. e. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a [Phu lục 03, Tr72];
Tên loại văn bản (Quyết định, kế hoạch, thông báo, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; trích yếu nội dung văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng Sáng kiến năm 2018
Trích yếu nội dung của công văn được trình bày dưới số ký hiệu, cỡ chữ 12-13 in thường, đứng; canh giữa dưới số ký hiệu.
Ví dụ: Số: 239/HCQG-TCCB V/v đề cử xét trao tặng Giải thưởng
Kovalevskaia năm 2018
f. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản của Học viện HCQG được ban hành theo bố cục phù hợp và phương pháp soạn thảo đúng với từng loại và nội dung văn bản, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu, có thể được bố cục theo phàn, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
Nội dung văn bản của Học viện HCQG được trình bày tại ô số 6 [Phụ lục 03, Tr74]; chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng tối đa là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy [Phụ lục 07. Xem văn bản 01-02, Tr 108,109].
g. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Giám đốc Học viện HCQG ký tất cả các văn bản do Học viện ban hành.
Cụ thể: GIÁM ĐỐC
- Trường hợp ký thay Giám đốc thì phải ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của Giám đốc Học viện.
Ví dụ: KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Vũ Thanh Xuân
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức vụ của Giám đốc Học viện.
Ví dụ: TL. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ
Nguyễn Tiến Hiệp
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trước chức vụ của Giám đốc Học viện.
Ví dụ: TUQ. GIÁM ĐỐC
CHÁNH VĂN PHÒNG
Bùi Huy Tùng
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bạy tại ô số 7a được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày canh giữa dưới quyền hạn, chức vụ, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm tại ô số 7b.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c. [Phụ lục 03, Tr72]
h. Dấu của cơ quan
Mẫu dấu của Học viện HCQG được khắc theo quy định, dấu tròn có hình Quốc huy.
Việc đóng dấu trên văn bản của Học viện được thực hiện theo quy định Điều 26 Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan.
Dấu của Học viện được trình bày tại ô số 8, khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản; dấu chỉ đóng lên văn bản có nội dung và thể thức đúng theo quy định.
[Phụ lục 03, Tr72]
k. Nơi nhận
- Phần nơi nhận tại ô số 9a [Phụ lục 03, Tr72]:
Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, đứng.
Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm sau đó là tên cơ quan hoặc tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản; trường hợp công văn gửi cho 2 cơ quan, tổ chức, cá nhân trở lên thì sau hai chấm là xuống dòng, sau đó là tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân trình bày trên một dòng, đầu mỗi dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
Ví dụ: Kính gửi: Bộ Nội vụ
Hoặc: Kính gửi:
- Bộ Nội vụ;
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Phần nơi nhận tại ô số 9b [Phụ lục 03, Tr72]:
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trá), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, chữ nghiêng, đậm.
Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ 11, đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm tên nhận văn bản trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy. Dòng cuối cùng gồm chữ “Lưu” sau đó hai chấm, VT, dấu phẩy, chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ: Nơi nhận: - Như trên; - ………..; - Lưu: VT, TCCB. Hoặc : Nơi nhận:
- Các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện; - ………..;
- Lưu: VT, TCCB.
Ngoài ra, thành phần thể thức khác có thể thêm vào tùy từng văn bản như: Dấu chỉ mức độ mật, khẩn: dùng chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 14. Chỉ dẫn dự thảo văn bản, phụ lục kèm theo.
Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản.
Địa chỉ cơ quan, email, số điện thoại, fax, địa chỉ trang thông tin điện tử. Số trang văn bản
* Qua khảo sát thực tế về văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia, đa số các văn bản của Học viện ban hành đã trình bày theo đúng thể thức và kỹ thuật. Bên cạnh đó, vẫn còn một số văn bản trình bày sai quy định như không in đậm, thiếu dấu hai chấm, gạch nét liền chưa đúng… dưới đây là một số lỗi sai trong thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày tác giả xin nêu ra và xin phép được sửa lỗi sai cụ thể như sau:
- Trình bày Quốc hiệu, chưa đúng theo quy định:
Ví dụ: Công văn số 460/HCQG-ĐT ngày 13/6/2017 [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 01, Tr138].
Lỗi sai: Sửa đúng:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
- Trình bày phần tên cơ quan chưa đúng theo quy định:
Ví dụ: Công văn số 504/HCQG-TCCB ngày 18/4/2018 [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 02, Tr139]
Lỗi sai: Sửa đúng: BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
- Trình bày phần địa danh, ngày tháng năm và đường kẻ dưới tên cơ quan chưa đúng theo quy định
Ví dụ: Công văn số 460/HCQG-ĐT ngày 13/6/2017 phần địa danh chưa canh giữa với Quốc hiệu và chưa trình bày trên cùng một dòng với số; công văn số 1342/HCQG-TCCB ngày 05/12/2017 đường kẻ dưới tên cơ quan gạch chưa đúng quy định [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 01, Tr138. 03, Tr140]
Lỗi sai:
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Số:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 13 tháng 6 năm 2017
Sửa đúng: BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Số:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 13 tháng 6 năm 2017
- Trình bày phần trích yếu nội dung chưa đúng theo quy định:
Ví dụ 1: Công văn số 1342/HCQG-TCCB ngày 05/12/2017 [Phụ lục. 08 Chi tiết tại văn bản số 03,Tr140]
Lỗi sai: V/v cử viên chức tham gia Ban coi thi
kỳ thi nâng ngạch công chức theo chỉ tiêu năm 2016
Sửa đúng: V/v cử viên chức tham gia Ban coi thi kỳ thi nâng ngạch công chức
theo chỉ tiêu năm 2016
Ví dụ 2: Kế hoạch số 187/KH-HCQG ngày 08/02/2018 có trình bày: [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 04,Tr141]
Lỗi sai:
Sửa đúng:
KẾ HOẠCH
TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 05/2018/QĐ-TTg NGÀY 23/01/2018 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KẾ HOẠCH
Triển khai thực hiện Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Học viện Hành chính Quốc gia
Ví dụ 3: Kế hoạch số 645/KH-HCQG ngày 14/5/2018 có trình bày: [Phụ lục 08.Chi tiết tại văn bản số 05, Tr144]
Lỗi sai:
Sửa đúng:
KẾ HOẠCH
TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG
TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KẾ HOẠCH
Triển khai phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động
tại Học viện Hành chính Quốc gia
Ví dụ 4: Công văn số 1119/ HCQG-TCCB ngày 27/10/2017 có trình bày: [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 06, Tr147]
Lỗi sai: Sửa đúng:
Công văn chưa có trích yếu nội dung văn bản V/v cử tham dự “Lễ tuyên dương
người có uy tín, nhân sỹ, trí thức và doanh nhân tiêu biểu dân tộc thiểu số năm 2017”
- Trình bày phần chức vụ của người có thẩm quyền chưa đúng theo quy định (trường hợp ký thừa lệnh):
Ví dụ: Thông báo số 172/TB-HCQG ngày 23/02/2016 [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 07, Tr148]
Lỗi sai: Sửa đúng: T/L. GIÁM ĐỐC Q. TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ TL. GIÁM ĐỐC Q. TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ
- Trình bày phần nơi nhận chưa đúng theo quy định:
Ví dụ 1: Công văn số 632/HCQG-KHTC ngày 18/7/2017 có trình bày [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 08, Tr149]
Lỗi sai: Sửa đúng:
Kính gửi: - Thứ trưởng Bộ Nội vụ Triệu Văn Cường - Vụ Kế hoạch - Tài chính
Kính gửi:
- Thứ trưởng Bộ Nội vụ Triệu Văn Cường; - Vụ Kế hoạch - Tài chính.
Ví dụ 2: Quyết định số 1176/QĐ-HCQG ngày 11/4/2018 [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 9, Tr150]
Lỗi sai: Sửa đúng: Nơi nhận: - Như điều 3; - Giám đốc Học viện; - Các Phó Giám đốc HV (để biết); - Lưu: VT, TCCB. Nơi nhận: - Như điều 3; - Giám đốc Học viện; - Các Phó Giám đốc HV (để biết); - Lưu: VT, TCCB.
Ví dụ 3: Thông báo số 1801/TB-HCQG ngày 14/11/2018 có trình bày: [Phụ lục 08.Chi tiết tại văn bản số 10, Tr151]
Lỗi sai: Sửa đúng: Nơi nhận: - Như trên; - …..; - Lưu VT, TCCB. Nơi nhận: - Như trên; - ……; - Lưu: VT, TCCB.
Ví dụ 4: Kế hoạch số 1663/KH-HCQG ngày 19/10/2018 có trình bày: [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 11, Tr152]
Lỗi sai: Sửa đúng: Nơi nhận: -; -; - Lưu: VP. Nơi nhận: - ; -; - Lưu: VT, VP.
Ngoài ra, các văn bản còn có lỗi như: sai chính tả [phụ lục 08. văn bản số 06, Tr147 ], đường kể dưới trích yếu nội dung văn bản còn chưa đúng quy định [Phụ lục 08. văn bản số 11, Tr152 ], thông báo lại có kính gửi [phụ lục. 08 văn bản số 10, Tr151].