8. Kết cấu của đề tài
3.1.1. Hệ thống văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 3.1. Một số giải pháp
3.1.1. Hệ thống văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung và của Học viện Hành chính Quốc gia nói riêng. Vì vậy, nếu công tác soạn thảo và ban hành văn bản được tổ chức khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Để nâng cao hiệu quả cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Học viện cần phải hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định một cách hệ thống và cụ thể.
Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo Học viện đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản, để từ đó họ có quan tâm, chỉ đạo sát trong việc xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn, đầu tư kinh phí… vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Học viện Hành chính Quốc gia đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2012. Tuy nhiên, Học viện cần tiến hành sửa đổi, bổ sung quy chế cho phù hợp với những thay đổi về nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Học viện phù hợp với hiện nay.
Học viện nên đặt ra những quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của Lãnh đạo Học viện, trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản, trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị soạn thảo, trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng, trách nhiệm của bộ phận thư ký, văn thư – lưu trữ; quy định rõ ràng về sự phối hợp khi soạn thảo và ban hành văn bản giữa các đơn vị chuyên môn, cá nhân thuộc Học viện. Xây dựng quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản hoàn chỉnh, đặc biệt ở mỗi nội dung công việc trong các bước đó, quy định rõ ngày giờ tối đa để giải quyết việc đó, nếu cá nhân, đơn vị nào chậm thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Trong các văn bản quy định, bên cạnh nội dung chỉ đạo, hướng dẫn cần xây dựng chế tài cụ thể làm căn cứ cho cơ quan, tổ chức trong đánh giá phân loại, thi đua khen thưởng công chức, viên chức, người lao động hàng năm. Thời gian qua Giám đốc Học viện đã trực tiếp chỉ đạo Bộ phận Thư ký lập sổ theo dõi những đơn vị cá nhân soạn thảo, trình văn bản chậm và khi trình lên Giám đốc Học viện sai nhiều lỗi thì mới bị nhắc nhở, ở đây ngoài việc nhắc nhở, Giám đốc nên chỉ đạo một bộ phận chuyên tổng hợp và cuối năm đến thời điểm đánh giá phân loại, thi đua khen thưởng đối với cá nhân, tập thể thì đây cũng là căn cứ để thực hiện đánh giá phân loại, bình xét thi đua khen thưởng, có như vậy thì tình trạng văn bản chậm, sai sót sẽ hạn chế hơn.