8. Kết cấu của đề tài
3.2. Một số đề xuất cụ thể
Học viện Hành chính Quốc gia cho đến nay vẫn chưa có sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản cũng như mẫu hóa một số văn bản thường xuyên ban hành. Trên cơ sở phân tích và nhận xét thực trạng thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia, để khắc phục những hạn chế, tác giả xin đề xuất một quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính phù hợp, rõ ràng, khoa học hơn, một số mẫu văn bản (mẫu hóa chính về tính thể thức của văn bản, vì chủ yếu xảy ra lỗi về thể thức) đối với Học viện Hành chính Quốc gia như sau :
- Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính [Phụ lục 09, Tr155].
- Mẫu hóa một số văn bản [Phụ lục 10,Tr156].
Tiểu kết
Dựa vào những kiến thức đã được học, được tham khảo, nghiên cứu và quá trình khảo sát thực tế tại Học viện Hành chính Quốc gia (cụ thể đã được trình bày ở Chương 2), tác giả xin đưa ra một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện. Qua đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý trong việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia ngày càng tốt hơn.
KẾT LUẬN
Văn bản có vai trò rất quan trọng trọng đối với mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là công cụ, phương tiện truyền đạt các thông tin của chủ thể ban hành đối với các đối tượng có liên quan. Chính vì thế, thời gian qua, Đảng, Nhà nước đã rất quan tâm tới công tác văn bản nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng; thể hiện qua các văn bản quy định về thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, tổ chức các cuộc hội thảo, các công trình nghiên cứu… Nhờ sự quan tâm, đầu tư đó nên công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các cơ quan, tổ chức có những thay đổi tích cực, ngày càng thống nhất và đảm bảo phù hợp với pháp luật quy định.
Trong thời gian qua, các văn bản do Học viện Hành chính Quốc gia đã ban hành đạt được nhiều thành tích đáng kể, đảm bảo phù hợp với pháp luật quy định, đáp ứng được yêu cầu cơ bản trong hoạt động quản lý và trong việc duy trì, phát triển Học viện Hành chính Quốc gia. Tuy nhiên, công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn những hạn chế nhất định, mặc dù những hạn chế đó chưa để lại những hậu quả nghiêm trọng, nhưng vẫn cần phải được khắc phục, sửa đổi.
Trong Khóa luận này, tác giả tập trung nghiên cứu vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Học viện Hành chính Quốc gia. Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu, tác giả đã đưa ra những ý kiến nhận xét của mình về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Học viện và mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia để có thể từng bước hoàn thiện công tác này cũng như góp phần củng cố chất lượng hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập giảng dạy, đào tạo, bồi dưỡng lĩnh vực hành chính, công tác văn bản. Song, nhân tố quan trọng nhât nhằm khắc phục những hạn chế không đáng có trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản phải nói đến là yếu tố con người. Vì thế, để khắc phục những khuyết điểm trên đòi hỏi sự cố gắng không chỉ ở Lãnh đạo Học viện mà đặc
biệt là những công chức, viên chức, người lao động thuộc Học viện, là những chủ thể trực tiếp tiến hành thực hiện soạn thảo văn bản, là nhân tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng của hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản. Chỉ khi nào và ở đâu cán bộ, công chức, viên chức nhận thức được vai trò, trách nhiệm trong công việc, quyết tâm thực hiện công việc tốt, cải cách hành chính thì vấn đề nâng cao chất lượng văn bản quản lý nhà nước, công tác soạn thảo và ban hành văn bản với đúng quy định, đi vào nề nếp, chuyên nghiệp, hiện đại, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính Nhà nước trong giai đoạn hiện nay./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
* Các giáo trình và sách:
1. PGS.TS Triệu Văn Cường (chủ biên) (2017), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động, Hà Nội.
2. Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội.
3. Nguyễn Đăng Dung (2009), Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính, NXB Thống kê, Hà Nội.
4. Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
5. Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Mính.
6. Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, NXB Lao động, Hà Nội.
7. Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội..
8. PGS. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội.
9. Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh.
10. Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
11. Văn Tất Thu (2013), Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà nước, NXB Sự Thật, Hà Nội.
12. Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông Vận tải, Hà Nội.
* Các văn bản quy định hiện hành:
14. Công văn số 366/HCQG ngày 21/3/2018 của Học viện Hành chính Quốc gia về việc hướng dẫn thể thức phiếu trình, cách ghi chức danh và thẩm quyền ký văn bản.
15. Công văn số 1025/HCQG ngày 12/7/2018 của Học viện Hành chính Quốc gia về việc đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ, văn bản.
16. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
17. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chỉnh phủ về công tác văn thư.
18. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chỉnh phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chỉnh phủ về công tác văn thư.
19. Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chỉnh phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
20. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chỉnh phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
21. Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14 ngày 14/3/2017 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước.
22. Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia.
23. Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 của Học viện Hành chính về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
24. Quyết định số 3448/QĐ-HCQG ngày 28/9/2018 của Học viện Hành chính về việc ban hành Quy chế làm việc của Học viện Hành chính Quốc gia.
25. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
* Các khóa luận tốt nghiệp:
26. Phan Huệ Dương (2018), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
27. Phạm Ngọc Huyền (2011), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường tại Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện Hành chính.
* Tạp chí:
28. Vũ Đình Lãm (2017), Một số lưu ý trong soạn thảo văn bản hành chính, Tạp chí Quản lý nhà nước, số 12, Học viện Hành chính Quốc gia.
* Website:
PHỤ LỤC
STT Phụ lục số Nội dung chính Trang số
1. Phụ lục 01 Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia
66
2. Phụ lục 02 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG 71 3. Phụ lục 03 Sơ đồ thành phần thể thức văn bản của Học
viện HCQG
72
4. Phụ lục 04 Sơ đồ hóa quy trình trình ký văn bản của Học viện HCQG
74
5. Phụ lục 05 Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của HCQG
75
6. Phụ lục 06 Một số văn bản, phiếu của Học viện HCQG liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản
76
7. Phụ lục 07 Một số văn bản hành chính, chuyên môn Học viện HCQG đã ban hành từ năm 2016 đến 30/11/2018
107
8. Phụ lục 08 Một số văn bản do Học viện HCQG ban hành có lỗi, sai trong thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày
137
9. Phụ lục 09 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của HCQG do tác giả đề xuất
155
Phụ lục 01
Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG
Phụ lục 02
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia
Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Ban Tổ chức cán bộ Ban Kế hoạch tài chính Ban Hợp tác quốc tế Văn phòng Ban QL bồi dưỡng Ban QL ĐT Sau ĐH Khoa NNPL và LLCS Khoa VB và CNHC Khoa HCH và QLNS Khoa KT và TCC Khoa QLNN về XH Viện NCKH HC Tạp chí QLNN Trung tâm NNTH TTTV Phân viện Huế Phân viện TP Hồ Chí Minh Phân viện Tây Nguyên Văn phòng Đảng Đoàn Phòng Kiểm tra Pháp chế Phòng KTKĐCL ĐTBD Phòng QLĐT và PTNLHC Bộ môn Ngoại ngữ
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn 6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật (nếu có) 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có)
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành (nếu có) 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản (nếu có)
Phụ lục số 04
Sơ đồ hóa quy trình ký văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia
Trách nhiệm Nội dung
Đơn vị soạn thảo
Văn phòng (Phòng HC-TH)
Phòng HC-TH (Bộ phận Thư ký)
Lãnh đạo Học viện
Bộ phận Thư ký
(Nguồn: Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia)
Soạn thảo văn bản, chuẩn bị phiếu trình, hồ sơ trình ký
Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản, hồ sơ trình ký
Trình ký văn bản
Nhận và chuyển Bộ phận Văn thư làm tục phát hành
Phục lục 05
Sơ đồ hóa Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia
Bước Nội dung công việc Đơn vị, người
thực hiện
Bước 1 Đơn vị soạn
thảo và chuyên viên
soạn thảo
Bước 2 Đơn vị soạn
thảo và chuyên viên soạn thảo Bước 3 Văn phòng Học viện, Lãnh đạo Học viện Bước 4 Bộ phận Văn thư, lưu trữ Chú thích: Trình tự các bước
Những công việc cần thực hiện trong 1 bước
(Nguồn: Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia)
- Xác định nội dung, mục đích ban hành văn bản; - Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản;
- Xác định nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập thông tin, phân tích, xử lý thông tin có
liên quan để xây dựng nội dung vănbản.
- Soạn thảo văn bản;
- Lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản (nếu có); - Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến nếu có, hoàn chỉnh bản thảo;
- Ký, trình theo quy trình.
- Văn phòng kiểm tra văn bản, ký theo quy định; - Lãnh đạo Học viện duyệt, ký văn bản.
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định; - Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản; - Đăng ký, vào sổ văn bản đi;
- Phô tô, nhân bản; - Đóng dấu; - Phát hành văn bản; - Lưu trữ văn bản. Chuẩn bị soạn thảo Soạn thảo văn bản Trình và ký duyệt văn bản Trình và ký duyệt văn bản Phát hành và lưu văn bản
Phụ lục 06
Một số văn bản, phiếu của Học viện HCQG liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đôn đốc nhắc nhở
trong công tác soạn thảo văn bản
TT Nội dung Trang số
Văn bản 01: Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Học viện Hành chính;
77
Văn bản 02: Công văn số 366/HCQG ngày 21/3/2018 về việc hướng dẫn thể thức phiếu trình, cách ghi chức danh và thẩm quyền ký văn bản;
96
Văn bản 03: Công văn số 1025/HCQG ngày 12/7/2018 về việc đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ, văn bản;
100
Văn bản 04: Phiếu trình số 43 ngày 27/3/2018 về trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức cán bộ của Học viện HCQG do Ban Tổ chức trình, bị Giám đốc Học viện nhắc nhở;
102
Văn bản 05: Phiếu nhắc việc số 07 ngày 10/9/2018 của Giám đốc Học viện về việc góp ý văn bản đúng tiến độ;
104
Văn bản 06: Phiếu nhắc việc số 11 ngày 10/9/2018 của Giám đốc Học viện về việc trả lời công văn đúng tiến độ;
105
Văn bản 07: Phiếu trình số 61 ngày 23/4/2018 của Ban Tổ chức cán bộ về phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động tại Học viện HCQG.
Văn bản 01
Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Học viện Hành chính
Phụ lục 07
Một số văn bản hành chính, chuyên môn Học viện Hành chính Quốc gia đã ban hành từ năm 2016 đến 30/11/2018
TT Số, ký hiệu, ngày
tháng năm văn bản Tên loại, trích yếu nội dung Trang số
Văn bản 01 3059/QĐ-HCQG
ngày 20/10/2016
Quyết định về việc tổ chức lớp Bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp huyện khóa I/2016 tại
HVHCQG cơ sở tại TP Hồ Chí Minh (Quy định
trực tiếp);
108
Văn bản 02 2805/QĐ-HCQG
ngày 20/8/2018
Quyết định về việc ban hành Quy chế giảng viên thỉnh giảng, giảng viên kiêm nhiệm và cáo cáo
viên của Học viện HCQG (Quy định gián tiếp);
109
Văn bản 03 93/HCQG-VP
ngày 22/01/2016
Công văn về việc tham gia ý kiến vào dự thảo Chương trình công tác năm 2016 của Bộ Nội vụ;
115
Văn bản 04 563/TTr-HCQG
ngày 02/5/2018
Tờ trình về việc lựa chọn, giới thiệu gương điển hình tiên tiến tham dự Lễ kỷ niệm 70 năm ngày Chủ tịch Hồ Chí Minh ra lời kêu gọi thi đua Ái quốc;
118
Văn bản 05 587/KH-HCQG
ngày 02/5/2018
Kế hoạch xây dựng Đề án xác định vị trí việc