8. Kết cấu của đề tài
2.3.6. Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia được ban hành năm 2012 và thực tiễn hoạt động của Học viện nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện HCQG được thực hiện một cách thống nhất theo văn bản đã quy định gồm 04 bước cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
hành của văn bản cần soạn thảo cũng như chức năng nhiệm vụ của đơn vị liên quan, Giám đốc Học viện giao cho một đơn vị hoạc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản hoặc đơn vị chủ động đề xuất việc soạn thảo và ban hành văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình.
- Đơn vị, cá nhân soạn thảo thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc:
Xác định mục đích, nội dung, tính chất của vấn đề cần ban hành văn bản. Xác định tên loại, trích yếu nội dung của văn bản cần soạn thảo.
Xác định nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản.
Thu thập thông tin, phân tích, xử lý thông tin có liên quan để xây dựng nội dung văn bản.
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Căn cứ vào mục đích, nội dung của văn bản và những thông tin đã thu thập được, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản. Sau khi soạn thảo xong, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm kiểm tra lại về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định hiện hành, cụ thể theo Thông tư 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
Đối với những văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng đến nhiều đối tượng, đơn vị thì đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo sẽ tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản (có dự thảo văn bản được chỉnh sửa xin ý kiến đến lần thứ 3), nếu cần thiết thì đề xuất với Lãnh đạo Học viện lấy ý kiến tham khảo, góp ý của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan. Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản hoặc đăng tải tại Cổng thông tin điện tử của Học viện hoặc qua email, đảm bảo dân chủ, khách quan, tiết kiệm trong hoạt động. Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến nếu có, hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 3: Trình và ký duyệt văn bản
- Khi hoàn chỉnh bản thảo cá nhân trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vị soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước Giám đốc Học viện và trước pháp luật, ký nháy hoặc tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu “./.” hoặc ký nháy ở cuối mỗi trang văn
bản nếu cần thiết trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. Khi trình duyệt đơn vị chủ trì soạn thảo phải có Phiếu trình [Phụ lục 6.Văn bản 07, Tr106] kèm thảo các hồ sơ, văn bản, tài liệu liên quan. Hồ sơ trình duyệt gồm có:
+ Phiếu trình có chữ ký của người soạn thảo (xử lý) văn bản, Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo, Lãnh đạo Văn phòng Học viện, trưởng đơn vị liên quan (nếu có) trình đích danh Giám đốc Học viện hoặc người được giao giải quyết công việc.
+ Văn bản được sử dụng làm căn cứ trình.
+ Ý kiến của các đơn vị liên quan đến vấn đề trình (nếu có).
+ Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản (nếu có). + Các hồ sơ, tài liệu khác liên quan.
- Hồ sơ trình duyệt được chuyển cho Văn phòng Học viện (qua Bộ phận Thư ký thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp) để kiểm tra thể thức văn bản, thẩm quyền ký, tham mưu về nội dung nếu cần và nếu dự thảo văn bản trình bày đúng, đủ hồ sơ thì Chánh Văn phòng ký nháy ở cuối dòng “Nơi nhận”, Phiếu trình trước khi trình Người có thẩm quyền ký duyệt, ban hành văn bản. Khi giao nhận đều có sổ theo dõi.
Trường hợp cần thiết, Giám đốc Học viện yêu cầu Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo trình trực tiếp để duyệt. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành văn bản (nếu phát hiện sai sót báo cáo với đơn vị, cấp có thẩm quyền kịp thời xử lý, giải quyết).
- Bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp cần bổ sung, chỉnh sửa bản thảo đã được duyệt, đơn vị hoặc cá nhân chỉ trì soạn thảo phải trình người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyết định.
Sơ đồ hóa quy trình trình ký văn bản của Học viện HCQG [Phụ lục 04, Tr74]
Bước 4: Phát hành và lưu văn bản
nhiệm trả hồ sơ, văn bản lại cho đơn vị soạn thảo để làm thủ tục phát hành tại bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Văn phòng Học viện. Tuy nhiên, để thực hiện theo quy định của Học viện đề ra cũng như thuận lợi trong phát hành văn bản từ tháng 7/2018 văn bản sau khi được Lãnh đạo Học viện ký cần lấy số, dấu thì Bộ phận Thư ký có trách nhiệm chuyển Bộ phận Văn thư để làm thủ tục phát hành (cho số, nhân bản, đóng dấu).
Bộ phận Văn thư kiểm tra lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (nếu phát hiện sai sót báo cáo với đơn vị, cấp có thẩm quyền kịp thời xử lý, giải quyết). Sau đó, tiến hành các bước theo quy định: Văn thư điền số, ngày tháng năm vào văn bản, vào sổ đăng ký, số văn bản được đánh theo hệ thống số chung (trừ Quyết định được đánh số riêng và văn bản mật cũng được đánh số riêng), tiến hành nhân bản (phối hợp với Trung tâm Thông tin thư viện và cá nhân thuộc đơn vị chủ trì soạn thảo để nhân bản), đóng dấu. Văn thư sẽ lưu bản gốc của văn bản, trả lại hồ sơ cho đơn vị chủ trì soạn thảo (trong đó có hồ sơ trình cùng 01 bản chính văn bản) để đơn vị lưu hồ sơ công việc. Sau đó, văn thư có trách nhiệm phối hợp với đơn vị soạn thảo phát hành văn bản đến các cá nhân, đơn vị, tổ chức theo phần nơi nhận văn bản.
Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Học viện HCQG [Phụ lục 05, Tr75]
Nhìn chung, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện đã và đang áp dụng đúng theo quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà nước cũng như Học viện quy định. Các bước có sự liên kết logic chặt chẽ với nhau. Nhưng trong một số trường hợp đặc biệt, các bước trong quy trình có thể được thay đổi để đáp ứng yêu cầu công việc thực tế của Học viện nói chung và các đơn vị, cá nhân nói riêng (Học viện là đơn vị sự nghiệp công lập có quyền hạn, chức năng cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học... trong một số trường hợp nhất định do đáp ứng nhu cầu xã hội, cơ quan, cá nhân nên có giảm tiện một số khâu nhằm phục vụ đối tác, khách hàng).