- Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu:
b. Tiến hành thực hiện phương án phân loại đã chọn:
3.3.4. Tạo lập dữ liệu và công cụ tra cứu:
Dữ liệu và Công cụ tra cứu là sản phẩm cuối cùng của quá trình tổ chức khoa học TLLT. Có thể nói “linh hồn” của kho lưu trữ là dữ liệu và công tra cứu. Công cụ truyền thống như: mục lục, thẻ lưu trữ, .. ngày này thường chỉ có tác dụng để lưu hồ sơ.. Dữ liệu số hóa, file mục lục hoặc các phần mềm lưu trữ (nếu có) đang phát huy tác dụng trong công tác quản lý và tra tìm tài liệu.
Công chức phụ trách lưu trữ dùng file mục lục hoặc các phần mềm lưu trữ (nếu có) để tra tìm kiếm vị trí tài liệu trong kho (trong nhóm nào, hộp nào, hồ sơ nào,. Tuy nhiên, lưu trữ ngành Thuế vẫn áp dụng phương pháp truyền thống là sử dụng bảng Excel để tra cứu nên hiệu quả chưa cao. Hiện nay, thực tế đòi hỏi ngành Thuế nên xây dựng được các trường thông tin và một phần mềm lưu trữ khả dụng để có thể tra cứu bằng máy tính một cách chuyên nghiệp.
Ngành Thuế nên nghiên cứu để xây dựng hoặc đặt hàng thuê viết các phần mềm lưu trữ phục vụ cho công tác lưu trữ chuyên ngành, có như thế công tác lưu trữ mới được hiện đại hóa, thống kê và quản lý thống nhất được thông tin tài liệu của toàn ngành, công tác tra tìm tài liệu lưu trữ cũng sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
Tiểu kết Chương 3:
Trên đây là một số giải pháp được nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả của việc tổ chức khoa học TLLT tại các Chi cục Thuế trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh. Các giải pháp là kết quả nghiên cứu bước đầu trên cơ sở lý thuyết cơ bản và thực tế khảo sát, thu thập tại các Chi cục Thuế trên địa bàn TP.HCM.
Việc thực hiện đồng bộ các giải pháp đòi hỏi có sự quan tâm, chỉ đạo của các ban ngành cấp trên, lãnh đạo các Chi cục Thuế. Những cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác lưu trữ cần chủ động bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao tinh thần trách nhiệm khi thực hiện các giải pháp mang tính nghiệp vụ trong phạm vi cơ quan mình phụ trách.
KẾT LUẬN
Việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là cơ hội loại ra được những tài liệu hết giá trị nhằm giải phóng kho tàng, trang thiết bị; kịp thời bảo quản tốt những nhóm
tài liệu có giá trị, thuận lợi hơn cho công tác tra cứu thông tin phục vụ công tác chuyên môn hàng ngày cũng như nghiên cứu lịch sử cơ quan, của ngành về sau. Vì vậy, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của một ngành cần sự quan tâm của cả hệ thống chính trị, chính quyền địa phương, lãnh đạo ngành quản lý đến chính lãnh đạo các cơ quan sản sinh ra tài liệu lưu trữ, với một số đề xuất như sau:
- Chính phủ và chính quyền địa phương cần quan tâm và ráo riết thực hiện việc xây dựng hệ thống các kho lưu trữ cho các ngành trọng yếu như: Hải quan, Kho bạc, Thuế, Ngân hàng, Công an, Quân đội… bên cạch đó là hệ thống các kho tạm tại các trụ sở làm việc của các địa phương, mặc dù có thể không lớn nhưng vẫn đảm bảo lưu giữ an toàn cũng như kéo dài tuổi thọ tài liệu trong thời kỳ lưu trữ hiện hành.
- Bộ Tài chính phải thường xuyên tập huấn và có các văn bản hướng dẫn chi tiết về công tác lưu trữ của các cơ quan ngành dọc trên địa bàn như: thuế, hải quan, kho bạc… sau khi đã nghiên cứu thêm các văn bản chuyên ngành và khảo sát thực tế tình hình tài liệu phát sinh cũng như tồn đọng nhiều năm tại các cơ quan.
- Ngành Thuế nên có tổ các hội nghị chuyên ngành, các đợt giao lưu học hỏi về công tác lưu trữ trong các ngành, để có thể trao đổi kinh nghiệm, cùng nhau tháo gỡ những vướng mắc trong công tác lưu trữ. Bên cạch đó, các cấp lãnh đạo ngành Thuế cũng nên có những chế độ chính sách ưu đãi, động viên những người làm công tác lưu trữ, để họ gắn bó lâu dài với nghề.
- Văn phòng Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh dựa vào các quy định của ngành về công tác văn thư lưu trữ, nhất là các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu, mạnh dạn đề xuất các phương thức tiêu hủy tài liệu và hướng dẫn chi tiết cho các Chi cục Thuế thực hiện. Đồng thời, Cục Thuế nên cử công chức phụ trách lưu trữ trực tiếp đến Chi cục Thuế, phối hợp cùng các công chức tại các Đội hỗ trợ bóc tách, thống kê những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản nhiều năm như: hồ sơ ấn chỉ cũ, tờ khai, báo cáo tài chính, trước bạ xe … để tiêu hủy càng sớm càng tốt, nhằm giảm áp lực về kho tàng lưu giữ tài liệu.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh sớm phê duyệt và tạo điều kiện thuận lợi và hướng dẫn thêm cho Chi cục Thuế trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh về công tác lập tiêu hủy tài liệu lưu trữ đã hết hạn bảo quản tại các kho tạm của các Chi cục Thuế.
- Các Chi cục Thuế trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh bám sát theo Quyết định 374/QĐ-TCT ngày 05/4/2012 của Tổng cục Thuế và tham khảo một số hồ sơ tiêu hủy của một số Chi cục Thuế đã thực hiện để có thể thực hiện tốt hơn công tác tổ chức khoa học tài liệu trong thời gian tới.
Tóm lại, tổ chức khoa học hồ sơ tài liệu hiện nay là tìm ra các giải pháp để quản lý hồ sơ nói chung và hồ sơ chuyên ngành nói riêng của các tại các Chi cục Thuế trên địa bàn TP Hồ Chí Minh đi vào nề nếp. Qua đó nhằm phát huy tối ưu hiệu quả của thông tin tài liệu lưu trữ mang đến phục vụ ngược lại hoạt động quản lý, giúp các cơ quan thuế làm tốt vai trò tạo lập nguồn thu cho ngân sách nhà nước trong thời gian tới, giảm bớt các vấn đề khiếu nại, tố cáo, góp phần làm minh bạch nền hành chính quốc gia.
Xác định được vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác tổ chức khoa học hồ sơ tài liệu tại các Chi cục Thuế trên địa bàn TP Hồ Chí Minh, tôi đã chọn vấn đề này làm nội dung nghiên cứu. Đề tài chắc chắn không tránh khỏi thiếu xót, tôi rất mong nhận được sự đánh giá, góp ý của các thầy cô giáo, các nhà khoa học và lãnh đạo ngành Thuế Thành phố Hồ Chí Minh để chất lượng đề tài được hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
* Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên có liên quan: sắp theo vần ABC
1. Bộ Nội vụ, Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê;
2. Bộ Nội vụ, Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
3. Bộ Nội vụ, Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 Qui định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
4. Bộ Nội vụ, Thông tư 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản là lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
5. Bộ Nội vụ, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
6. Bộ tài chính, Thông tư 155/TT-BTC ngày 06/11/2013 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngảnh tài chính;
7. Bộ Nội vụ, Thông tư 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức lưu trữ;
8. Bộ Tài chính, Quyết định 110/QĐ-BTC ngày 14/01/2019 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục thuế khu vực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố;
9. Chính phủ, Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
10. Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 về công tác văn thư;
11. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Công văn 879/VTLT-VNĐP ngày 19/12/2006 của cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
12. Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh, Quyết định số 2206/QĐ-CT ngày 04/6/2015 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cục Thuế TP.HCM;
13. Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh, Báo cáo đánh giá công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ tại các Ch cục thuế quận, huyện, khu vực của Văn phòng Cục Thuế năm 2020.
14. Quốc hội, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008, khóa XII, kỳ họp thứ 3;
15. Quốc hội, Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, khóa XIII, kỳ họp thứ 2;
16. Tổng cục Thuế, Quyết định số 374/QĐ-TCT ngày 05 tháng 4 năm 2012 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Thuế;
17. Tổng cục Thuế, Quyết định số 2205/QĐ-TCT ngày 13 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành Quy chế về công tác lưu trữ ngành Thuế;
18. Tổng cục Thuế, Quyết định số 211/QĐ-TCT ngày 12 tháng 3 năm 2019 về việc qui định chức năng, nhiệm vụ của các phòng và văn phòng thuộc Cục Thuế;
19. Tổng cục Thuế, Quyết định số 245/QĐ-TCT ngày 25 tháng 3 năm 2019 về việc qui định chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuộc Chi cục Thuế;
20. Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg, ngày 23-3-2006 về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
21. Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
22. Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;
23. Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Hướng dẫn số 4272/HD-SNV ngày 16/11/2015 về thủ tục thẩm định, có ý kiến đối với Danh mục tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố;
* Tài liệu tham khảo: sắp xếp theo năm ban hành
24. Đào Xuân Chúc, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, năm 1990, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội;
25. Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Hàm, năm 1997, Văn bản và lưu trữ học đại cương, NXB Giáo dục Hà Nội;
26. Vũ Thị Phụng, năm 2006, Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản, NXB Hà Nội; 27. Võ Chiến Thắng, số 1 năm 1970, Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ;
28. Nguyễn Xuân Nung, số 1 năm 1970, Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ;
29. Nguyễn Hữu Thời, Dương Văn Khảm, Nguyễn Minh Phương, năm 1991, Từ điển Lưu trữ Việt Nam;
30. Nguyễn Thị Thủy, năm 1999, Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan,Tạp chí Văn thư – Lưu trữ;
31. Kiều Mai, số 3 năm 2007, Một số ý kiến về vấn đề phân loại các loại văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ;.
32. Lê Thị Minh Hồng, năm 2010 Công tác Văn thư Lưu trữ tại Chi cục Thuế Thanh Xuân, khảo sát, đánh giá và kiến nghị, Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
PHỤ LỤC
Phụ lục số 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế theo Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố
Phụ lục số 2 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Thuế theo Quyết định 374/QĐ-TCT ngày 05/04/2012 của Tổng Cục Thuế
Phụ lục số 3 Một số hình ảnh về công tác lưu trữ hồ sơ và tình hình tài liệu đang lưu giữ tại các Chi cục Thuế trên địa bàn
Phụ lục số 4 Xây dựng Danh mục hồ sơ và Mẫu Danh mục hồ sơ ( theo Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/03/2020)
Phụ lục số 5 Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (theo Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/03/2020).
Phụ lục số 6 Mẫu Mục lục văn bản, tài liệu trong hồ sơ (theo Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/03/2020).