- Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu:
3.3.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
Đây là khâu nghiệp vụ không nằm trong nội dung của công tác TCKH TLLT nhưng nó quyết định đến chất lượng của công tác TCKH TLLT về sau. Thực hiện tốt nghiệp vụ vừa nêu sẽ tạo điều kiện cho các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác TCKH tài liệu lưu trữ.
- Hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho các công chức đang làm việc có liên quan đến các hồ sơ cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan hàng năm (hướng dẫn tại Điều 29 Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/03/2020).
+ Công chức làm công tác kiểm tra, quản lý người nộp thuế: lập hồ sơ theo vụ việc hoặc từng đối tượng nộp thuế có phát sinh tài liệu trong năm.
+ Công chức làm việc tại các đội có chức năng tham mưu: lập hồ sơ theo các mạng công việc mà mình được giao phụ trách.
+ Bộ phận văn thư cơ quan lập hồ sơ cho các bản lưu công văn đi theo tên loại dựa trên sự tách sổ và cách lấy số công văn đi của văn thư cơ quan.
+ Bộ phận lưu trữ: lập hồ sơ theo các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, bảo quản, tra cứu, …
- Công chức phụ trách công tác lưu trữ cơ quan tham mưu cho lãnh dạo đơn vị xây dựng Danh mục hồ sơ nộp (Phụ lục số 04) hàng năm.
Để làm tốt việc lập bảng Danh mục hồ sơ nộp lưu cho từng năm, các đơn vị cần thực hiện theo hướng dẫn tại mục I và mẫu biểu tại mục II Phụ lục V Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/03/2020. Danh mục dự kiến thời gian thu tài liệu của từng đội trong năm và ghi rõ loại hồ sơ nào cần số hóa hoặc lập mục lục văn kiện trước khi nộp lưu.
Khi tiến hành thu tài liệu của các đội theo Danh mục hồ sơ nộp lưu a94 ban hành, các đội phải lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo mẫu tại mục III Phụ lục V Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/03/2020. Đồng thời công chức phụ trách lưu trữ của đơn vị phải lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo mẫu tại mục V Phụ lục V Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/03/2020 để 02 bên cùng ký, làm cơ sở pháp lý lâu dài
Việc ban hành Danh mục hồ sơ nộp hồ sơ hàng năm và gửi đến các đơn vị có hồ sơ cần giao nộp sẽ giúp các đơn vị chủ động hơn trong công tác lập hồ sơ cũng như chuẩn bị hồ sơ giao nộp theo hạn định.
- Lên kế hoạch và thực hiện việc nộp lưu TLLT hàng năm
Dựa vào mẫu Phụ lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Phụ lục số 05) để thực hiện việc nộp lưu hồ sơ hàng năm hoặc đột xuất.
Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sẽ giảm bớt sự tồn đọng hồ sơ nhiều trong các phòng làm việc gây mất vệ sinh và an toàn PCCC. Đồng thời, giảm thiểu được việc bị mất mát, thất lạc, lãm dụng thông tin tài liệu của một số công chức, …
Những hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan không đảm bảo các yêu cầu về việc lập hồ sơ cũng như yêu cầu số hóa cần kiên quyết trả lại và đề nghị các Đội làm lại. Nếu có thể được các đơn vị nên lồng ghép công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan vào thang điểm thi đua cá nhân và tập thể các đội, từ đó công tác này sẽ có thể được thực hiện đứt khoát hơn.
Các khâu nghiệp vụ nêu đã được hướng dẫn và có biểu mẫu mới nhất tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, các đơn vị nên tham khảo để thực hiện cho thống nhất.
Chính vì vậy, Lãnh đạo các Chi cục Thuế nên quan tâm hơn đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ theo quy định và xem đây là nội dung công việc thường xuyên trong kế hoạch năm. Ngoài việc thu đúng thời hạn, chúng ta nên thu đầy đủ hồ sơ và yêu cầu số hóa một số loại hồ sơ cần thiết trước khi giao về kho, để thực hiện lưu trữ điện tử.
Đồng thời phải kiểm tra chất lượng của hồ sơ (bản chính, bản sao có chứng thực …) và yêu cầu lập mục lục văn bản trong một số hồ sơ có nội dung quan trọng do đơn vị quy định bằng văn bản trước đó. Việc lập mục lục văn kiện trong hồ sơ được thực hiện theo mẫu tại mục IV của phụ lục V Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/03/2020 (Phụ lục số 06). Tuy nhiên, để làm tốt những việc vừa nêu, chúng ta phải chuẩn hóa Bảng danh mục hồ sơ nộp lưu hàng năm, công việc này có thể giao cho một Phó chi cục phụ trách hoặc Đội HCNSQTAC thực hiện.