- Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu:
3.2.3. Đầu tư cơ sở vật chất, bố trí phòng kho lưu trữ tại các Chi cục
- Ngành Thuế nên đẩy nhanh tiến độ cho dự án xây kho lưu trữ chuyên dụng của ngành Thuế tại Quận 1 TP Hồ Chí Minh (đã được phê duyệt), nên bám vào một số tiêu chuẩn cơ bản khi xây kho theo Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 16/11/2007 Hướng dẫn về kho lưu trữ của Bộ Nội vụ. Sau khi hoàn thành việc kho lưu trữ chuyên dụng ngành Thuế và đi vào hoạt động, TP Hồ Chí Minh có thể thoát gỡ đáng kể những khó khăn về kho tàng tại các Chi cục Thuế. Với quy mô của dự án, kho chuyên dụng của ngành thuế TP Hồ Chí Minh có thể chưa đạt chuẩn theo những quy định khắt khe của cơ quan nhà nước về một kho chuyên dụng cấp tỉnh nhưng có thể là nơi lưu giữ, bảo quản và khai thác tốt các nguồn dữ liệu trong thời gian tới.
- Trong khi chờ đợt việc xây kho chuyên dụng nêu trên và các chính sách sau khi kho xây xong và ổn định bộ máy, các Chi cục Thuế nên tiếp tục chủ động đề xuất với cấp trên để tháo gỡ các khó khăn về kho tàng và việc trang bị các thiết bị trong kho. Riêng đối với khối tài liệu trước bạ nhà đất (thời hạn bảo quản vĩnh viễn), các Chi cục Thuế nên có kho lưu riêng và yêu cầu cấp trên trang bị các thiết bị cần thiết trong kho như: thiết bị PCCC, máy điều hòa không khí, quạt thông gió, các giá kệ để chất tài liệu… tránh để tài liệu bọi ẩm mốc, giòn gãy không thể phục hồi được (Hình ảnh minh họa tại phụ lục 03).
- Các Chi cục Thuế cũng có thể yêu cầu cấp trên cấp thêm kinh phí như: điện, nhân công vệ sinh, xịt mối, hút ẩm, … cho việc bảo quản các khối tài liệu quan trọng của ngành Thuế (như tài liệu trước bạ nhà đất), việc này có thể trách trường hợp các Chi cục Thuế được trang bị máy điều hòa nhiệt độ nhưng lại chỉ mở khi có
nhu cầu vào khai thác tài liệu, phần lớn lo lắng sẽ phát sinh thêm chi phí về tiền điện của cơ quan được giao khoán hàng năm.
- Một số Chi cục Thuế trên địa bàn TP Hồ Chí Minh đã được xây dựng mới hoặc cơ nới thêm diện tích trụ sở nên bố trí kho lưu trữ trong cơ quan để đảm bảo sự an toàn cho tài liệu và thuận lợi hơn cho công tác tra cứu thông tin tài liệu. Đồng thời, các phòng khi bố trí làm kho lưu trữ tài liệu nên tuân thủ các tiêu chuẩn về vị trí và các trang thiết bị cơ bản trong kho.
Tóm lại, cơ sở vật chất về kho lưu trữ và trang thiết bị của các Chi cục Thuế trên địa bàn TP Hồ Chí Minh cần những giải pháp tổng thể và đồng bộ. Ngành Thuế TP Hồ Chí Minh nên thiết lập hệ thống các kho lớn nhỏ từ cấp độ thành phố xuống các Chi cục Thuế khu vực/quận/huyện để có thể quản lý tài liệu lưu trữ thống nhất, chặt chẽ và quản lý thông tin tài liệu ngành Thuế tốt hơn trong tương lai. Đồng thời, quan tâm tạo điều kiện cho những người làm công tác lưu trữ yên tâm với nghề và gắn bó lâu dài với ngành Thuế.