- Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu:
2.4.3.2. Kho và trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ:
Kho lưu trữ là nơi lưu giữ bảo quản hồ sơ tài liệu trước và sau chỉnh lý, việc chọn địa điểm và quy cách xây kho đã được nhà nước quy định bằng các văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên, việc thực hiện theo các văn bản quy định còn gặp nhiều khó khăn, một phần do kinh phí xây dựng kho quá cao.
Việc thuê kho ngoài để bảo quản hồ sơ tài liệu của các Chi cục Thuế đang thực sự khó khăn. Kinh phí thuê kho nếu được cấp trên duyệt là kinh phí bổ sung từ
nguồn ngân sách, không phải rút từ tiền khoán chi của công chức hàng năm. Mặc dù vậy, công tác thuê kho phải tuân thủ những quy định chặt chẽ của Bộ tài chính như: Chi cục có số lượng hồ sơ tài liệu nhiều, chưa được xây dựng mới hay cơ nới trụ sở cũ … mới được ưu tiên thuê kho. Ngoài kinh phí thêm kho, khi thuê kho ngoài trụ sở làm việc, các Chi cục Thuế tốn thêm chi phí bảo vệ trông coi kho. Chưa kể về nhân sự bảo vệ kho, chi phí thuê kho hàng năm cũng có thể tăng lên theo yêu cầu của người cho thuê.
Vì vậy, đa số các Chi cục Thuế thường tận dụng những khu vực hiện có tại trụ sở làm việc để phục vụ công tác lưu giữ và bảo quản tài liệu như: gầm cầu thang, tầng áp mái, hầm để xe… hoặc tận dụng trụ sở cũ chưa bị nhà nước lấy lại (Chi cục Thuế Quận 6, Chi cục Thuế Quận 8 ...) để làm kho lưu trữ. Đa số các kho đều không đủ tiêu chuẩn và trong tình trạng quá tải cần được triển khai các biện pháp can thiệt kịp thời.
Việc đầu tư cho công tác lưu giữ bảo quản tài liệu rất phong phú: Trang thiết bị phục vụ công tác PCCC như: bình chữa cháy, cát, xẻng, hệ thống báo cháy; Trang thiết bị phục vụ nhu cầu đảm bảo tuổi thọ của tài liệu mà ở đây đa số là tài liệu giấy như: máy điều hòa, máy hút ẩm, hệ thống thông gió; Trang thiết bị dùng để lưu, chứa, trách ẩm mốc cho tài liệu lưu trữ như: bìa, hộp, giá kệ …
Có thể nói, trang thiết bị đầu tư tại các Chi cục Thuế theo các nhóm nêu trên chưa đảm bảo yêu cầu, thiếu về số lượng, thấp về chất lượng buộc một số Chi cục Thuế phải tự tận dụng những vật dụng cũ hiện có như: tủ gỗ, tủ sắt đã cũ (không còn dùng trong các văn phòng hiện đại) để bảo quản tài liệu.
Các Chi cục thường dùng kệ sắt sắp theo các hàng dọc từ cửa chính đi vào để lưu giữ, bảo quản tài liệu; tài liệu thường bỏ vào bìa ba dây, cho vào thùng carton hoặc bao tải lớn (50kg) và gác lên ngăn kệ trong các kho tạm. Khối tài liệu được ưu tiên chất liên giá kệ thường là tài liệu của Đội Trước bạ, tài liệu đã được chỉnh lý và cho vào hộp. Các khối còn lại thường được chất lên nóc tủ, nền kho… do ít khai thác sử dụng đến.
Tại các kho đã được trang bị tiêu lệnh chữa cháy, bình cứu hỏa, quạt, giá để tài liệu, bìa hồ sơ nhưng chưa được trang bị điều hòa, quạt thông gió và bàn làm việc cho cán bộ lưu trữ hầu như không có.
Tóm lại, kho tàng và trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế còn chưa đồng bộ và thiếu, cần được quan tâm bổ sung trong thời gian tới.