- Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu:
2.3. Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ chuyên môn ngành Thuế
2.3.1. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ chuyên ngành thuế:
Trong quá trình hoạt động, ngành thuế sản sinh ra rất nhiều hồ sơ, tài liệu mang đặc thù của ngành thuế như: các loại hóa đơn, ấn chỉ, tài liệu liên quan đến nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, các hồ sơ quản lý thuế, tài liệu về doanh nghiệp, tài liệu về thuế chuyển nhượng quyền sử dụng đất, lệ phí trước bạ nhà, đất tờ khai trước bạ ôtô, xe máy, tàu thuyền….
Hoặc phản ánh hoạt động hành chính hàng ngày và nghiệp vụ chuyên ngành Thuế như: tuyên truyền hỗ trợ chính sách thuế; ấn định và quản lý thuế; giải quyết khiếu nại và thuế... Sau khi kết thúc công việc theo quy định hiện hành, các tài liệu
này được lập thành hồ sơ và đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ để phục vụ cho công tác khai thác sử dụng thông tin về sau.
2.3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ chuyên ngành thuế:
Có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý thuế tại địa phương, phản ánh tình hình thu thuế và nội dung các nghiệp vụ có liên quan.
Quản lý phần lớn các nguồn thu của nhà nước tại địa phương. Căn cứ vào hồ sơ lưu trữ, cơ quan thuế và các cơ quan hữu quan quản lý được tình hình nộp thuế của các đối tượng nộp thuế.
Căn cứ vào hồ sơ lưu trữ, các nhà quản lý kiểm tra được quá trình thực thi công vụ của công chức thuế. Sự minh bạch và các vi phạm nếu có trong quá trình thanh tra, kiểm tra công vụ và công chức.
Tóm lại, tất cả những hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế đã phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành của các Chi cục Thuế trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2.4. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế
Đây là một vấn đề thực tế cần được tìm hiểu, khảo sát vì sự ảnh hưởng không nhỏ của nó đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
2.4.1. Phổ biến và triển khai các quy định của Nhà nước, Bộ, ngành về công tác lưu trữ: lưu trữ:
- Công tác phổ biến các văn bản cấp trên liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng được thông qua các văn bản hướng dẫn của Phòng Hành chính- Lưu trữ Cục Thuế (nay là Văn phòng Cục Thuế).
- Tất cả các văn bản hướng dẫn từ Cục Thuế gửi đến các Chi cục Thuế, lãnh đạo Chi cục chuyển (bản giấy/ file điện tử) và giao cho lãnh đạo Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ triển khai thực hiện hoặc phổ biến tới các công chức đang làm việc thông qua lãnh đạo các Đội (Đội trưởng hoặc Đội phó) hoặc gửi mail cho từng công chức đang làm việc. Công chức đang làm việc tại các Đội khi nhận mail và thông tin liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ thường nghĩ rằng đó không phải là nhiệm vụ của mình.
- Do các văn bản hướng dẫn của Cục Thuế về công tác lưu trữ ban hành không thường xuyên, chỉ được ban hành khi có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn từ cấp trên, từ các cơ quan chuyên môn về công tác lưu trữ ở Trung ương và địa phương có liên
quan trực tiếp đến công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế trực thuộc, nên các Chi cục Thuế khá mơ hồ và bị động đối với công tác này.
- Việc phổ biến, triển khai các văn bản từ cấp trên có liên quan đến công tác lưu trữ đôi khi còn mang tính hình thức, không được công chức quan tâm nhiều như công tác văn thư. Có lẽ vì công tác văn thư liên quan nhiều hơn đến công việc hàng ngày của công chức thông qua việc soạn thảo, ban hành và phát hành văn bản. Công tác lưu trữ chỉ được quan tâm đến khi lãnh đạo có yêu cầu giao nộp hồ sơ tài liệu chuyển về lưu kho.
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn từ cấp trên về công tác lưu trữ đôi khi còn mang tính chung chung, chưa đi vào chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể cho từng chi cục. Trong khi đó, mỗi Chi cục Thuế có một quy mô khác nhau, tình hình biên chế và cơ sở vật chất khác nhau, để có thể làm tốt được công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cần những giải pháp và mức độ tác động khác nhau.
- Công chức phụ trách lưu trữ tại các Chi cục Thuế thường mong muốn lãnh đạo cấp trên quan tâm nhiều hơn đến việc phổ biến, triển khai các văn bản cấp trên có liên quan đến các nghiệp vụ lưu trữ đến từng công chức làm việc tại các Đội để làm tốt hơn công tác lập hồ sơ hiện hành, góp phần chuẩn hóa công tác lưu trữ về sau.
2.4.2. Tổ chức bộ máy, nhân sự làm lưu trữ cơ quan
- Nhân sự làm công tác lưu trữ thường là nhân viên thuộc Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ, đây là Đội đảm nhiệm khá nhiều công việc trong Chi cục Thuế như: nhân sự; chế độ chính sách; tài chính tài vụ; quản lý cơ sở vật chất; an ninh trật tự; đối nội đối ngoại; quản lý, luân chuyển công văn giấy tờ, trong đó có tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, với chính sách tinh giảm biên chế của nhà nước, nhân sự nằm trong danh sách tinh giảm lại thường thuộc về các bộ phận tham mưu như Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ trực thuộc Chi cục Thuế.
- Công tác tuyển dụng thông qua thi tuyển đầu vào 02 năm một lần của Tổng cục Thuế đã thực sự quá khó để có thể bổ sung kịp thời cho sự thiếu hụt về nhân sự làm công tác lưu trữ tại Cục Thuế cũng như các Chi cục Thuế quận, huyện. Tuyển dụng đầu vào đòi hỏi trình độ cao, nhất là trình độ về ngoại ngữ và công nghệ thông tin, số lần tuyển dụng lại thưa thớt (có giai đoạn còn tạm ngừng tuyển dụng hoặc chậm trễ trong việc tổ chức thi tuyển như thời kỳ 2016, 2018) đã làm cho nhiều Chi
cục Thuế nhiều năm làm công văn xin bổ sung nhân sự cho công tác lưu trữ nhưng mãi vẫn không có.
- Nhân sự làm công tác lưu trữ chuyên trách tại 22 Chi cục Thuế khu vực/quận/huyện còn hạn chế, một số Chi cục đã có nhân sự có trình độ chuyên môn về công tác văn thư lưu trữ (như Chi cục Thuế Quận 1,6,10, ..) nhưng lại kiêm nhiệm cả công tác văn thư, mà công tác văn thư đã chiếm hầu hết thời gian của họ tại văn phòng như: quản lý văn bản đi, đến, đóng dấu, .. là những công việc sự vụ hằng ngày phải giải quyết để đảm bảo hoạt động của cơ quan. Việc quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ sẽ bị bỏ ngõ, giao kho cho các Đội có tài liệu tự quản lý và tra tìm tài liệu của đội mình khi cần thiết.
- Một vài Chi cục Thuế đã được chỉnh lý nhiều lần do có số lượng tài liệu lưu trữ đồ sộ như Chi cục Thuế Quận 1, đã phân công cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách để quản lý, tra tìm các khối tài liệu sau khi bàn giao. Tuy nhiên, công chức phụ trách lưu trữ cũng chỉ thực hiện được một số công việc sự vụ hàng ngày của công tác lưu trữ như: tiếp nhận tài liệu khi chuyển lưu kho, tra tìm tài liệu khi có yêu cầu, mà chưa làm tốt được công tác hướng dẫn nộp lưu và tiếp nhận tài lưu lưu trữ hàng năm vào kho theo quy định.
- Thống kê sơ bộ số lượng nhân sự phụ trách công tác lưu trữ tại 12 Chi cục Thuế quận, huyện:
Số thứ
tự
Tên Chi cục Số lượng
người phụ trách công tác
lưu trữ
Trình độ đào tạo
Ghi chú
1 Chi cục Thuế quận 1 02 Đúng chuyên
ngành
Phải kiêm nhiệm nhiều công việc
khác
2 Chi cục Thuế Quận 2 01 Không đúng
chuyên ngành
Nhân viên quản lý tài sản phụ trách
3 Chi cục Thuế Quận 3 01 Không đúng
chuyên ngành
Văn thư kiêm quản lý các kho lưu trữ
4 Chi cục Thuế Quận 4 01 Không đúng
chuyên ngành
Văn thư kiêm quản lý các kho lưu trữ
5 Chi cục Thuế Quận 5 01 Không đúng
chuyên ngành
Nhân viên quản lý tài sản phụ trách
6 Chi cục Thuế Quận 6 01 Đúng chuyên
ngành
Văn thư kiêm quản lý các kho lưu trữ
7 Chi cục Thuế Quận 8 01 Không đúng
chuyên ngành
Văn thư khiêm quản lý các kho
8 Chi cục Thuế Quận 9 01 Không đúng
chuyên ngành
Văn thư khiêm quản lý các kho
- Qua bảng thống kê sơ bộ, có thể thấy nhân sự phụ trách công tác lưu trữ hầu như không có. Một số Chi cục Thuế đã được phân bổ nhân sự nhưng vẫn chưa được bố trí để chuyên tâm cho công tác lưu trữ. Tại các Chi cục Thuế, công chức phụ trách lưu trữ được giao thêm một số công việc khác như: photo tài liệu, scan văn bản, lấy số, giao hồ sơ… Điển hình tại Chi cục Thuế Quận 1, có nhiều nhân viên khuyết tật đang làm việc, công việc liên quan đến di chuyển hàng ngày phải nhờ các đồng nghiệp khác. Vì vậy, các nhân viên phụ trách lưu trữ tại đơn vị này khá vất vả với công việc hàng ngày nhưng lại không liên quan nhiều đến công tác lưu trữ và việc tổ chức khoa học tài liệu tại đơn vị.
- Nhân sự hiện đang thiếu không có nguồn đầu vào, việc quan tâm đến công tác nhân sự phụ trách lưu trữ Tổng cục Thuế còn chưa thỏa đáng đã phần nào làm cho công tác tổ chức khoa học tài liệu tại các Chi cục Thuế ngày càng trở nên khó khăn hơn. Tài liệu được đưa thêm vào kho hàng năm nhưng không được cấp kinh phí để xây kho. Các khối tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn (tài liệu trước bạ nhà đất) và các khối tài liệu lưu trữ có thời hạn cụ thể (5 năm, 10 năm, 20 năm) lưu chung với nhau trong những điều kiện không đảm bảo và khoa học. Nhu cầu về nhân sự làm công tác lưu trữ tại các Chi cục cấp bách hơn bao giờ hết.
2.4.3. Đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh: Thuế trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh:
2.4.3.1. Về kinh phí cho công tác chỉnh lý:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một công tác khá phức tạp, mất nhiều thời gian và cần sự phối hợp ăn ý của nhiều người (kể cả người tham gia chỉnh lý và người có tài liệu lưu trữ cần chỉnh lý) cùng với sự quản lý nhất quán của trưởng đoàn hay trưởng nhóm thông qua phương án phân loại tài liệu đã định ra sơ bộ trước đó.
Chính vì những đặc trưng nêu trên, kinh phí phục vụ cho công tác chỉnh lý khá lớn, nhưng nhiều lúc lãnh đạo các cấp vẫn phải đề ra phương án để giải quyết tài
ngành trữ
10 Chi cục Thuế Quận 11 01 Không đúng
chuyên ngành
Nhân viên quản lý tài sản phụ trách
11 Chi cục Thuế khu vực
Quận 7- huyện Nhà Bè 04 50% Đúng chuyên ngành 03 công chức tại trụ sở Quận 7 và 01công chức tại một cửa Nhà Bè
12 Chi cục Thuế khu vực
Quận 12- huyện Hóc Môn
02 Không đúng
chuyên ngành
Văn thư khiêm quản lý các kho
liệu lưu trữ tồn đọng nhiều năm của các cơ quan chuyên môn cấp huyện và các Sở, ban, ngành. Hồ sơ, tài liệu nếu không được chỉnh lý sớm cũng sẽ làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của các tài liệu có giá trị bị lẫn lộn trong kho, đồng thời chi phí thuê kho ngày càng phát sinh thêm. Tóm lại, nếu không duyệt chi một vài lần cho công tác chỉnh lý thì sẽ phải duyệt chi nhiều năm cho công tác thuê kho để lưu giữ tài liệu.
- Riêng ngành Thuế, kinh phí đầu tư cho công tác chỉnh lý hồ sơ tài liệu tại Cục Thuế và các Chi cục Thuế (trừ phần mua sắm giá kệ, bìa hộp và các văn phòng phẩm khác) đều được trích từ tiền khoán chi hàng năm của công chức, do đó lãnh đạo luôn phải cân nhắc mỗi khi đưa ra kế hoạch cho công tác này, để không ảnh hưởng nhiều đến quyền lợi của công chức.
- Một số Chi cục Thuế đã được duyệt kinh phí cho công tác chỉnh lý bằng cách thuê đơn vị ngoài vào thực hiện như: Chi cục Thuế Quận 1 (03 đợt chỉnh lý với 2.728.14 mét tài liệu), Chi cục Thuế Quận 5 (01 đợt với 2.567mét tài liệu), Chi cục Thuế Quận 8 (01 đợt với 1.450 mét tài liệu) … còn một số quận huyện còn lại vẫn đang tiến hành chỉnh lý và có thể được cấp kinh phí trong thời gian tới.
Theo khảo sát thực tế tại các Chi cục Thuế, các khối tài liệu đã và đang được chỉnh lý là tài liệu của các Đội kiểm tra, Kê khai kế toán thuế và một số Đội tham mưu khác nhưng chưa làm hoàn chỉnh, trong đó nhiều nhất là tài liệu trước bạ nhà đất. Tài liệu sau khi chỉnh lý đã loại ra thanh hủy khá nhiều, một phần do thời hạn bảo quản của hồ sơ thuế không dài, một phần do công tác chuẩn hóa thành phần tài liệu trước khi chỉnh lý chưa được thực hiện hoặc thực hiện chưa triệt để.
Tóm lại, kinh phí đầu tư cho công tác chỉnh lý của ngành Thuế nói chung và các Chi cục Thuế quận huyện nói riêng là không nhỏ nhưng hiệu quả về giá trị lưu trữ mang lại chưa cao, cần được sự quan tâm hơn của các cấp lãnh đạo trong thời gian tới.
2.4.3.2. Kho và trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ:
Kho lưu trữ là nơi lưu giữ bảo quản hồ sơ tài liệu trước và sau chỉnh lý, việc chọn địa điểm và quy cách xây kho đã được nhà nước quy định bằng các văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên, việc thực hiện theo các văn bản quy định còn gặp nhiều khó khăn, một phần do kinh phí xây dựng kho quá cao.
Việc thuê kho ngoài để bảo quản hồ sơ tài liệu của các Chi cục Thuế đang thực sự khó khăn. Kinh phí thuê kho nếu được cấp trên duyệt là kinh phí bổ sung từ
nguồn ngân sách, không phải rút từ tiền khoán chi của công chức hàng năm. Mặc dù vậy, công tác thuê kho phải tuân thủ những quy định chặt chẽ của Bộ tài chính như: Chi cục có số lượng hồ sơ tài liệu nhiều, chưa được xây dựng mới hay cơ nới trụ sở cũ … mới được ưu tiên thuê kho. Ngoài kinh phí thêm kho, khi thuê kho ngoài trụ sở làm việc, các Chi cục Thuế tốn thêm chi phí bảo vệ trông coi kho. Chưa kể về nhân sự bảo vệ kho, chi phí thuê kho hàng năm cũng có thể tăng lên theo yêu cầu của người cho thuê.
Vì vậy, đa số các Chi cục Thuế thường tận dụng những khu vực hiện có tại trụ sở làm việc để phục vụ công tác lưu giữ và bảo quản tài liệu như: gầm cầu thang, tầng áp mái, hầm để xe… hoặc tận dụng trụ sở cũ chưa bị nhà nước lấy lại (Chi cục Thuế Quận 6, Chi cục Thuế Quận 8 ...) để làm kho lưu trữ. Đa số các kho đều không đủ tiêu chuẩn và trong tình trạng quá tải cần được triển khai các biện pháp can thiệt kịp thời.
Việc đầu tư cho công tác lưu giữ bảo quản tài liệu rất phong phú: Trang thiết bị phục vụ công tác PCCC như: bình chữa cháy, cát, xẻng, hệ thống báo cháy; Trang thiết bị phục vụ nhu cầu đảm bảo tuổi thọ của tài liệu mà ở đây đa số là tài liệu giấy như: máy điều hòa, máy hút ẩm, hệ thống thông gió; Trang thiết bị dùng để lưu, chứa, trách ẩm mốc cho tài liệu lưu trữ như: bìa, hộp, giá kệ …
Có thể nói, trang thiết bị đầu tư tại các Chi cục Thuế theo các nhóm nêu trên chưa đảm bảo yêu cầu, thiếu về số lượng, thấp về chất lượng buộc một số Chi cục