- Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu:
2.5.2. Phân loại tài liệu lưu trữ:
Thời gian vừa qua, do nhân sự làm việc nói chung và nhân sự chuyên trách vể công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế còn thiếu và yếu về nghiệp vụ, lại ít được lãnh đạo cấp trên quan tâm, chỉ đạo sâu sát nên công tác phân loại hồ sơ hầu như chưa
được thực hiện. Một số Chi cục Thuế đã và đang được cấp duyệt kinh phí chỉnh lý, công tác phân loại sẽ diễn ra trong quá trình chính lý của các đơn vị được thuê mướn. Tuy nhiên, việc thuê chính lý chỉ là chỉnh lý một phần tài liệu trong phông, chưa có Chi cục Thuế nào được chỉnh lý trọn phông, do số lượng tài liệu nguyên phông quá nhiều và khá phức tạp.
Thường khối tài liệu của Đội Trước bạ sẽ được giữ lại không đưa ra chỉnh lý, nhất là trước bạ nhà đất- tài liệu này thường do Đội Trước bạ lưu giữ theo những quy chuẩn riêng của những người làm việc trực tiếp tại Đội, tài liệu được nhận vào hàng ngày và công tác tra cứu hồ sơ phục vụ người nộp thuế cũng diễn ra liên tục. Chính vì lý do đó, lãnh đạo Chi cục Thuế rất ngại khi giao khối tài liệu này cho các đơn vị chỉnh lý thuê ngoài, một phần do lo lắng công việc hàng ngày bị gián đoạn, một phần lo bị thất lạc và mất mát tài liệu vì đây là khối tài liệu chuyên ngành vô cũng quan trọng được quy định thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Tuy nhiên, theo khảo sát thực tế các Chi cục thuế cũng đã phân loại bước đầu bằng việc lưu tài liệu theo các Đội (Cơ cấu tổ chức) tại các khu vực riêng trong kho tạm hoặc các kho nhỏ lẻ do các Đội tự quản lý. Việc làm này giúp tài liệu các Đội không bị xáo trộn, thuận lợi hơn cho công tác tra cứu hiện tại và công tác thu thập, phân loại, chỉnh lý hồ sơ về sau.