- Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu:
2.4.1. Phổ biến và triển khai các quy định của Nhà nước, Bộ, ngành về công tác lưu trữ:
Có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý thuế tại địa phương, phản ánh tình hình thu thuế và nội dung các nghiệp vụ có liên quan.
Quản lý phần lớn các nguồn thu của nhà nước tại địa phương. Căn cứ vào hồ sơ lưu trữ, cơ quan thuế và các cơ quan hữu quan quản lý được tình hình nộp thuế của các đối tượng nộp thuế.
Căn cứ vào hồ sơ lưu trữ, các nhà quản lý kiểm tra được quá trình thực thi công vụ của công chức thuế. Sự minh bạch và các vi phạm nếu có trong quá trình thanh tra, kiểm tra công vụ và công chức.
Tóm lại, tất cả những hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế đã phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành của các Chi cục Thuế trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2.4. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế
Đây là một vấn đề thực tế cần được tìm hiểu, khảo sát vì sự ảnh hưởng không nhỏ của nó đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
2.4.1. Phổ biến và triển khai các quy định của Nhà nước, Bộ, ngành về công tác lưu trữ: lưu trữ:
- Công tác phổ biến các văn bản cấp trên liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng được thông qua các văn bản hướng dẫn của Phòng Hành chính- Lưu trữ Cục Thuế (nay là Văn phòng Cục Thuế).
- Tất cả các văn bản hướng dẫn từ Cục Thuế gửi đến các Chi cục Thuế, lãnh đạo Chi cục chuyển (bản giấy/ file điện tử) và giao cho lãnh đạo Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ triển khai thực hiện hoặc phổ biến tới các công chức đang làm việc thông qua lãnh đạo các Đội (Đội trưởng hoặc Đội phó) hoặc gửi mail cho từng công chức đang làm việc. Công chức đang làm việc tại các Đội khi nhận mail và thông tin liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ thường nghĩ rằng đó không phải là nhiệm vụ của mình.
- Do các văn bản hướng dẫn của Cục Thuế về công tác lưu trữ ban hành không thường xuyên, chỉ được ban hành khi có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn từ cấp trên, từ các cơ quan chuyên môn về công tác lưu trữ ở Trung ương và địa phương có liên
quan trực tiếp đến công tác lưu trữ tại các Chi cục Thuế trực thuộc, nên các Chi cục Thuế khá mơ hồ và bị động đối với công tác này.
- Việc phổ biến, triển khai các văn bản từ cấp trên có liên quan đến công tác lưu trữ đôi khi còn mang tính hình thức, không được công chức quan tâm nhiều như công tác văn thư. Có lẽ vì công tác văn thư liên quan nhiều hơn đến công việc hàng ngày của công chức thông qua việc soạn thảo, ban hành và phát hành văn bản. Công tác lưu trữ chỉ được quan tâm đến khi lãnh đạo có yêu cầu giao nộp hồ sơ tài liệu chuyển về lưu kho.
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn từ cấp trên về công tác lưu trữ đôi khi còn mang tính chung chung, chưa đi vào chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể cho từng chi cục. Trong khi đó, mỗi Chi cục Thuế có một quy mô khác nhau, tình hình biên chế và cơ sở vật chất khác nhau, để có thể làm tốt được công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cần những giải pháp và mức độ tác động khác nhau.
- Công chức phụ trách lưu trữ tại các Chi cục Thuế thường mong muốn lãnh đạo cấp trên quan tâm nhiều hơn đến việc phổ biến, triển khai các văn bản cấp trên có liên quan đến các nghiệp vụ lưu trữ đến từng công chức làm việc tại các Đội để làm tốt hơn công tác lập hồ sơ hiện hành, góp phần chuẩn hóa công tác lưu trữ về sau.