- Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu:
2.4.3.1. Về kinh phí cho công tác chỉnh lý:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một công tác khá phức tạp, mất nhiều thời gian và cần sự phối hợp ăn ý của nhiều người (kể cả người tham gia chỉnh lý và người có tài liệu lưu trữ cần chỉnh lý) cùng với sự quản lý nhất quán của trưởng đoàn hay trưởng nhóm thông qua phương án phân loại tài liệu đã định ra sơ bộ trước đó.
Chính vì những đặc trưng nêu trên, kinh phí phục vụ cho công tác chỉnh lý khá lớn, nhưng nhiều lúc lãnh đạo các cấp vẫn phải đề ra phương án để giải quyết tài
ngành trữ
10 Chi cục Thuế Quận 11 01 Không đúng
chuyên ngành
Nhân viên quản lý tài sản phụ trách
11 Chi cục Thuế khu vực
Quận 7- huyện Nhà Bè 04 50% Đúng chuyên ngành 03 công chức tại trụ sở Quận 7 và 01công chức tại một cửa Nhà Bè
12 Chi cục Thuế khu vực
Quận 12- huyện Hóc Môn
02 Không đúng
chuyên ngành
Văn thư khiêm quản lý các kho
liệu lưu trữ tồn đọng nhiều năm của các cơ quan chuyên môn cấp huyện và các Sở, ban, ngành. Hồ sơ, tài liệu nếu không được chỉnh lý sớm cũng sẽ làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của các tài liệu có giá trị bị lẫn lộn trong kho, đồng thời chi phí thuê kho ngày càng phát sinh thêm. Tóm lại, nếu không duyệt chi một vài lần cho công tác chỉnh lý thì sẽ phải duyệt chi nhiều năm cho công tác thuê kho để lưu giữ tài liệu.
- Riêng ngành Thuế, kinh phí đầu tư cho công tác chỉnh lý hồ sơ tài liệu tại Cục Thuế và các Chi cục Thuế (trừ phần mua sắm giá kệ, bìa hộp và các văn phòng phẩm khác) đều được trích từ tiền khoán chi hàng năm của công chức, do đó lãnh đạo luôn phải cân nhắc mỗi khi đưa ra kế hoạch cho công tác này, để không ảnh hưởng nhiều đến quyền lợi của công chức.
- Một số Chi cục Thuế đã được duyệt kinh phí cho công tác chỉnh lý bằng cách thuê đơn vị ngoài vào thực hiện như: Chi cục Thuế Quận 1 (03 đợt chỉnh lý với 2.728.14 mét tài liệu), Chi cục Thuế Quận 5 (01 đợt với 2.567mét tài liệu), Chi cục Thuế Quận 8 (01 đợt với 1.450 mét tài liệu) … còn một số quận huyện còn lại vẫn đang tiến hành chỉnh lý và có thể được cấp kinh phí trong thời gian tới.
Theo khảo sát thực tế tại các Chi cục Thuế, các khối tài liệu đã và đang được chỉnh lý là tài liệu của các Đội kiểm tra, Kê khai kế toán thuế và một số Đội tham mưu khác nhưng chưa làm hoàn chỉnh, trong đó nhiều nhất là tài liệu trước bạ nhà đất. Tài liệu sau khi chỉnh lý đã loại ra thanh hủy khá nhiều, một phần do thời hạn bảo quản của hồ sơ thuế không dài, một phần do công tác chuẩn hóa thành phần tài liệu trước khi chỉnh lý chưa được thực hiện hoặc thực hiện chưa triệt để.
Tóm lại, kinh phí đầu tư cho công tác chỉnh lý của ngành Thuế nói chung và các Chi cục Thuế quận huyện nói riêng là không nhỏ nhưng hiệu quả về giá trị lưu trữ mang lại chưa cao, cần được sự quan tâm hơn của các cấp lãnh đạo trong thời gian tới.