- Khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu:
a. Chọn phương án phân loại:
Sau khi thống kê, tiến hành lập phương án phân loại tài liệu dựa vào cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng Đội thuộc Chi cục Thuế, kết hợp với thực tế số lượng, loại hình tài liệu lưu trong các kho và phòng làm việc của các đội. Trong quá trình tiến hành phân loại có thể điều chỉnh phương án cho phù hợp với từng đơn vị. Một số đơn vị có số lượng tài liệu không nhiều, thay vì chia tài liệu theo đội có thể chia về theo nhóm đội có chức năng tương đối giống nhau.
Hồ sơ công việc, tài liệu thuế của cán bộ, công chức làm việc tại các Đội thuộc Chi cục Thuế nên phân loại bước đầu để loại bớt tài liệu trùng thừa, hết giá trị lưu trữ...chỉ nộp vào chỉnh lý những tài liệu thực sự có giá trị để phục vụ công tác chuyên môn về sau.
Riêng đối với khối lượng tài liệu tồn đọng đang được lưu giữ tại các kho tạm của Chi cục Thuế, việc phân loại tài liệu có thể thực hiện theo 02 cách như sau:
+ Tài liệu đã được chỉnh lý qua một hoặc nhiều đợt, đã có số liệu thống kê cụ thể, sau khi chỉnh lý chưa làm thủ tục để tiêu hủy khối tài liệu đã hết giá trị (thường lưu trong các bìa ba dây, đóng thùng caton hoặc bao tải ) và tài liệu còn giá trị lưu trữ trước đó (đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh, đóng vào hộp hồ sơ cho lên giá kệ trong các kho lưu trữ) nhưng sau một thời gian lưu giữ một phần tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, tiến hành lọc dữ liệu trên danh mục đã có để làm thủ tục tiêu hủy theo quy định.
Lưu ý việc tách hồ sơ để tiêu hủy phải trọn hộp hồ sơ đang lưu để không làm ảnh hưởng đến các hồ sơ kế cận còn giá trị lưu trữ cần giữ lại trong kho, có nghĩa là nếu trong 01 hộp có cả tài liệu hết giá trị và còn giá trị thì nên giữ lại cả hộp hồ sơ đó để không phải điều chỉnh lại mục lục hồ sơ đã lập trước đó.
+ Tài liệu tại một số Chi cục Thuế như (Quận 2, Quận 4, Quận 6, Thủ Đức, Củ Chi, Hóc Môn, Nhà Bè, Cần Giờ, …) chưa được cấp kinh phí để chỉnh lý một lần nào, cán bộ phụ trách lưu trữ có thể chủ động bóc tách hoặc đề nghị các giải pháp hỗ trợ lên cấp trên để bóc tách tài liệu và làm thủ tục tiêu hủy theo quy định, nhằm giải phóng áp lực kho tàng và kịp thời bảo quản tốt phần tài liệu còn giá trị trong các kho.
Phương án phân loại tài liệu có thể vận dụng theo các phương án mà các đơn vị chỉnh lý đã áp dụng tại một số Chi cục Thuế. Tuy nhiên, các phương án phân loại tài liệu nêu trên vẫn chưa phản ánh đầy đủ và bao quát hết các khối tài liệu lưu trữ hiện có trong các cơ quan thuế, nhất là khối tài liệu về trước bạ.
Tuy nhiên, khi muốn tiến hành phân loại tài liệu trong một Chi cục Thuế, do luôn tồn tại cả tài liệu hành chính và tài liệu chuyên ngành Thuế và tài liệu chuyên ngành lại chiếm ưu thế. Chính vì vậy, không thể vận dụng vận dụng máy móc các lý thuyết về phương án phân loại tài liệu hành chính nói chung để thực hiện. Chính vì vậy, chúng ta có thể xây dựng một phương án phân loại chung cho toàn phông lưu trữ như sau:
PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Chi cục thuế Quận …; - Căn Thông tư 155/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính;
- Căn cứ Quyết định 374/QĐ-TCT ngày 5/4/2012 của Tổng cục Thuế quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Thuế ;
- Căn cứ Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố.
- Căn cứ Quyết định 245/QĐ-TCT ngày 25/3/2019 của Tổng cục thuế quy định chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuộc Chi cục Thuế.
* Bước 1: Đưa tài liệu về các nhóm lớn là các Đội đã cơ cấu lại theo quy định tại Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ Tài chính (Những tài liệu cũ phát sinh trước thời điểm chia tách hoặc sáp nhập sẽ được tập hợp thành các nhóm lớn theo cơ cấu hiện hành).
VD: + Đội Hành chính -Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ + Đội Tổng hợp -Nghiệp vụ - Dự toán – Pháp chế + Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế + Đội Quản lý nợ và Cưỡng chế nợ thuế + Đội Kê khai – Kế toán thuế - Tin học + Đội Trước bạ và thu khác
+ Đội Kiểm tra thuế ( số 1,2,3, ..)
+ Đội Quản lý thuế xã, phường/liên xã phường, …
Tuy nhiên, một số Chi cục thuế do nguồn thu ít, số lượng công chức mỗi đội không nhiều nên được cơ cấu lại theo quy định, sẽ sáp nhập vào thành các đội như: Đội Kiểm tra thuế (trong đó bao gồm cả chức năng quản lý và cưỡng chế nợ thuế); Đội Kê khai – Kế toán thuế - Tin học- Tuyên truyền; … thì các nhóm lớn cũng sẽ chia theo các đội hiện có này.
* Bước 2: Chia tài liệu của các nhóm lớn ra các nhóm vừa là năm phát sinh ra tài liệu (hoặc năm cuối cùng kết thúc hồ sơ có phản ánh trong tài liệu đối với hồ sơ kéo dài nhiều năm):
VD: Đội Kiểm tra thuế ( số 1,2,3, ..) + Năm 2004:
+ Năm 2005
* Bước 3: Chia tài liệu của các nhóm vừa ra các nhóm nhỏ, tức là chia hồ sơ trong các năm ra các mặt hoạt động của từng đội để tiến hành bước này như sau:
- Tài liệu của các đội các chức năng tham mưu như: Đội Hành chính -Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ; Đội Tổng hợp -Nghiệp vụ - Dự toán – Pháp chế; Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế; Đội Quản lý nợ và Cưỡng chế nợ thuế; Đội Kê khai – Kế toán thuế - Tin học, … sẽ chia theo các mảng công việc được giao phụ trách trong từng đội.
VD: Tải liệu của Đội Hành chính -Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ năm 2004, chia theo các mặt hoạt động như: + Hành chính- Nhân sự
+ Quản trị- Tài vụ + Ấn chỉ.
- Tài liệu Đội Trước bạ và thu khác năm …: chia tiếp ra các nhóm nhỏ như: + Trước bạ nhà;
+ Trước bạ xe và thu khác
- Tài liệu trong các đội có chức năng quản lý doanh nghiệp và người nộp thuế như: Đội Kiểm tra thuế ( số 1,2,3, ..); Đội Quản lý thuế xã, phường/liên xã phường, … Sẽ được chia tiếp theo các nhóm nhỏ theo Thời hạn bảo quản được quy định cho nhóm tài liệu này trong Quyết định 374/QĐ-TCT ngày 5/4/2012 của Tổng cục Thuế quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Thuế.
+ Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Hồ sơ kiểm tra các đối tượng nộp thuế (Vụ việc nghiêm trọng), thường là tài liệu của các đội kiểm tra có dấu hiệu trốn thuế, gian lận thuế, …
+ Tài liệu có thời hạn bảo quản 15 năm. + Tài liệu có thời hạn bảo quản 10 năm
* Bước 4: Chia tài liệu của các nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ hơn, tiếp tục chia tài liệu của các nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ hơn hoặc các đơn vị bảo quản (hồ sơ), ví dụ như:
- Trong nhóm nhỏ Hành chính- Nhân sự chia tiếp ra nhóm nhỏ hơn: + Quản lý văn bản đi, đến
+ Lao động- Tiền lương + Thi đua- Khen thưởng, …
- Trong nhóm Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (của các đội quản lý thuế): chia tiếp ra các nhóm nhỏ hơn là vụ việc có thể là các đơn vị bảo quản.
- Trong nhóm Tài liệu có thời hạn bảo quản 15 năm, chia tiếp như sau: + Hồ sơ pháp lý (bản sao y hoặc photo)
+ Hồ sơ kiểm tra các đối tượng nộp thuế (Các vụ việc khác) + Hồ sơ hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, …
- Trong nhóm Tài liệu có thời hạn bảo quản 10 năm, chia tiếp như sau:
+ Tờ khai thuế: giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, môn bài, tài nguyên, tiêu thụ đặc biệt, thu nhập cá nhân.
+ Xác minh, báo cáo hóa đơn
+ Hồ sơ quyết toán thuế , báo cáo tài chính, …
Trên đây là phương án phân loại có thể áp dụng chung cho các Chi cục thuế và áp dụng trực tiếp cho các Đội có tài liệu cần đưa ra phân loại, chỉnh lý (áp dụng từ bước 2 trở đi). Việc vận dụng 3 hoặc 4 bước là do đặc thù tài liệu của từng Chi cục Thuế cũng như đặc điểm tài liệu của từng nhóm lớn (đội/nhóm đội).