Hoàn thiện công tác kế toán chi ngân sách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN Đà Nẵng giao

3.2.2. Hoàn thiện công tác kế toán chi ngân sách

* Về chứng từ kế toán

- Mẫu giấy rút dự toán: các mẫu trong chế độ nên qui định kích cỡ chữ trên chứng từ, vì có đơn vị lập chứng từ cỡ chữ quá nhỏ, có đơn vị lập chứng từ cỡ chữ chỗ to chỗ nhỏ không đồng nhất. Như vậy nhìn vào chứng từ kế toán vừa không thẩm mỹ vừa khó cho Kế toán KBNN trong quá trình kiểm soát.

Trên giấy rút phải ghi rất nhiều thông tin nên không đủ phân bố trên một mặt giấy, vì phải ghi nhiều thông tin dẫn đến dễ sai sót cho kế toán đơn vị giao dịch và khó kiểm tra cho cả kế toán đơn vị giao dịch và cả cho kế toán KBNN.

- Mẫu Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước: Để thuận tiện cho việc thanh toán tạm ứng các khoản chi NSNN theo đúng chế độ quản lý thanh toán tiền mặt qua Kho bạc, vừa đảm bảo theo đúng biểu mẫu quy định. Mẫu chứng từ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước mẫu số C3-02/NS cần bổ sung thêm dòng “Thanh toán tạm ứng bằng tiền mặt/chuyển khoản”. Như vậy kế toán chi ngân sách nhà nước sẽ phân biệt được chứng từ nào thanh toán bằng chuyển khoản, chứng từ nào thanh toán bằng tiền mặt.

- Mẫu Bảng kê chứng từ thanh toán: Cần quy định rõ, cụ thể về trách nhiệm lập Bảng kê chứng từ thanh toán của đơn vị SDNS. Đơn vị SDNS sẽ chịu trách nhiệm tất cả những nội dung chi NSNN về tiêu chuẩn, chế độ, định mức mà theo quy định KBNN chỉ kiểm tra trên Bảng kê chứng từ thanh toán. Như vậy Kho bạc chỉ kiểm soát Bảng kê chứng từ thanh toán phù hợp với mã nội dung kinh tế. Không yêu cầu đơn vị phải liệt kê chi tiết nội dung chi, tiêu chuẩn, chế độ, định mức.

- Mẫu Cam kết chi : Phiếu điều chỉnh cam kết chi (C2-13/NS) mẫu huỷ cam kết chi dùng chung mẫu điều chỉnh CKC là chưa phù hợp vì khi điều chỉnh thì số tiền thể hiện là số chênh lệch tăng hoặc chênh lệch giảm cần điều chỉnh còn khi hạch toán huỷ cam kết chi là xoá bỏ toàn bộ số tiền của khoản cam kết chi đó. Vì vậy nên phải tách riêng ra thành hai mẫu riêng biệt.

- Đề nghị nên đổi tên mẫu C3-05/NS Phiếu điều chỉnh các khoản chi NSNN thành Phiếu điều chỉnh số liệu chi đầu tư để giúp đơn vị dể phân biệt giữa chi thường xuyên và chi đầu tư khi sử dụng mẫu.

* Về cách ghi chép trên chứng từ :

- Chứng từ giấy tài khoản chi ngân sách là 9523, 9527,9522 cho tất cả các cấp ngân sách dung cho cả chừng từ thanh toán và chứng từ thực chi nhưng khi nhập vào hệ thống TABMIS lại hạch toán 8113,8123 hoặc 1513,1523. Hoặc 1713, 8211…

Đối với ngân sách xã, phường: ghi chép trên giấy đúng chương các cơ quan đoàn thể như: UBND chương 805, MTTQ chương 820, chi khác ngân sách 860 nhưng khi nhập TABMIS lại nhập tất cả vào chương 800.

Theo nguyên tắc khi nhập chứng từ vào hệ thống phải căn cứ vào chứng từ giấy. Cách ghi chép này chưa đúng nguyên tắc, chưa đồng nhất, dễ gây sự nhầm lẫn cho kế toán khi tác nghiệp.

- Khi nhập cam kết chi không phân biệt tài khoản thực chi 8113,8123 hay tạm ứng 1513,1523 mà tất cả nhập tài khoản thực chi 8113,8123. Nhưng khi thanh toán cam kết chi thì phải phân biệt rõ khoản đó chi thực chi hay tạm ứng . Đối với những chứng từ tạm ứng có cam kết chi thì sau khi nhập chứng từ ở phân hệ AP xong kế toán viên phải điều chỉnh thêm 01 bút toán từ thực chi sang tạm ứng tại phân hệ GL.

* Về tài khoản kế toán

- Quản lý tài khoản kế toán: Để quản lý chặt chẽ về tài khoản kế toán trên TABMIS, cần hoàn thiện chương trình TABMIS để quản lý được tài khoản giao dịch trên hệ thống. Trong khi chưa hoàn thiện được chức năng quản lý tài khoản trên TABMIS, KBNN cần nghiên cứu xây dựng

chương trình quản lý tài khoản có khả năng kết nối được với phần mềm TABMIS, đáp ứng được yêu cầu quản lý các thông tin về mở tài khoản, số lượng, tình trạng hoạt động của tài khoản.

- Không có mã niên độ ngân sách: Cần đưa thông tin về niên độ ngân sách nhà nước vào một đoạn mã kế toán đồ sử dụng trong hạch toán kế toán trong tổ hợp tài khoản.

Trong thời gian chỉnh lý thì mã niên độ đóng một vai trò quan trọng; Thời điểm này KTV có thể phải nhập chứng từ của cùng một đơn vị song song 2 niên độ kế toán (chi năm trước và chi năm nay). Để tránh hạch toán nhầm lẫn khi phải chọn kỳ kế toán trong quá trình nhập chứng từ, đơn giản bớt quy trình nghiệp vụ và dễ dàng trong việc lấy số liệu, báo cáo, đối chiếu số liệu với các đơn vị liên quan thì việc có thông tin niên độ ngân sách là rất cần thiết.

* Về báo cáo kế toán

Trong thời gian chỉnh lý chứng từ trên phân hệ AP hạch toán kỳ 12, còn chứng từ trên phân hệ GL hạch toán kỳ 13. Từ sự không đồng bộ như vậy nên việc chạy các báo cáo, đối chiếu … rất khó khăn, mất thời gian và không chính xác. Hiện nay trên lấy số liệu báo cáo trong thời gian chỉnh lý hoàn toàn theo dõi thủ công. Vì vậy việc qui định đồng nhất trong chế độ kế toán về hạch toán kỳ kế toán trên phân hệ AP và GL là hết sức cần thiết.

* Về xử lý thông tin

- Kết hợp chéo các đoạn mã: KBNN cần xây dựng và phát triển quy luật kết hợp chéo để quy định cách kết hợp các đoạn mã trong bộ mã hạch toán tạo ra những tổ hợp tài khoản phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN, không cho phép tạo lập những tổ

hợp tài khoản vô nghĩa giúp cho kế toán tránh được sai sót trong quá trình hạch toán.

- Kiểm soát tồn quỹ ngân sách: Thực tế hiện nay tồn quỹ NS Huyện Cẩm Lệ được sử dụng là chênh lệch số thu ngân sách Quận trừ chi ngân sách Quận và trừ đi các khoản chưa sử dụng như: nguồn KP cải cách tiền lương, nguồn kinh phí dự phòng….Vì các khoản này được phép chuyển nguồn sang năm tiếp theo để tiếp tục sử dụng nên tồn quỹ NS cũng phải đủ để đảm bảo cho việc hạch toán chuyển nguồn.

Trong khi chờ hoàn thiện phần mềm TABMIS theo dõi tồn quỹ ngân sách Huyện tác giả đề xuất phương án: theo dõi tồn quỹ ngân sách Quận Cẩm Lệ bằng Excel .

Bảng 3.1 : Bảng theo dõi tồn quỹ NSNN Quận Cẩm Lệ

Đơn vị : triệu đồng Stt Đơn vị Tồn quỹ đến ngày 31/12/2018 Nguồn cải cách tiền lương chưa sử dụng đến 31/12/2018 Nguồn dự phòng chưa sử dụng đến 31/12/2018 Tồn quỹ còn được sử dụng đến 31/12/2018 1 2 3 4 5 6=(3-4+5) 1 UBND Quận 198.238 79.295 0 118.943

- Cột 2 UBND Quận (nếu theo dõi NS Quận);UBND xã/phường (nếu theo dõi NS xã/phường)

- Cột 3 lấy số liệu thu ngân sách Quận - chi ngân sách Quận ngày hiện tại.

- Cột 4 lấy số liệu theo quyết định của UBND Quận

- Cột 5 lấy số liệu theo quyết định của UBND Quận

- Cột 6 lấy cột 3 trừ đi cột 4 và cột 5

- Tốc độ đường truyền: Tăng hiệu suất của hệ thống nhất là trong việc kết xuất các báo cáo trên hệ thống; khắc phục các lỗi giao diện đầu vào từ chương trình Thanh toán điện tử vào TABMIS và từ chương trình Thanh toán song phương vào TABMIS. Tăng tính năng ổn định của hệ thống TABMIS; nâng cao chất lượng đường truyền; cải thiện tốc độ kết sổ, chạy báo cáo; chuyển dữ liệu lên phân hệ sổ cái. Ban chỉ đạo triển khai TABMIS cần cải thiện tình trạng tắc nghẽn đường truyền vào thời điểm cao điểm.