- Công tác tổ chức và phân công nhiệm vụ kiểm soát chi:
3.2.1. Hoàn thiện quy trình giao dịch “một cửa” chi đầu tư XDCB qua KBNN Đại Lộc
mục tiêu trên bao gồm:
3.2.1. Hoàn thiện quy trình giao dịch “một cửa” chi đầu tư XDCB quaKBNN Đại Lộc KBNN Đại Lộc
bước chuyển căn bản phục vụ khách hàng thuận lợi trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức, công dân; giảm phiền hà cho tổ chức, công dân; chống quan liêu, tham nhũng, cửa quyền, vòi vĩnh; tiến tới một đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất và năng lực đáp ứng yếu cầu đổi mới.
Theo như trình bày ở Chương 2, để thanh toán được một khoản chi đầu tư XDCB tại KBNN Đại Lộc thì thủ tục luân chuyển chứng từ qua 2 vòng khác nhau, trình 2 lãnh đạo phụ trách ký. Điều này kéo dài thời gian luân chuyển chứng từ, ảnh hưởng đến qua trình giải ngân vốn cho chủ đầu tư. Do đó, nhìn từ góc độ cải cách thủ tục hành chính và để khắc phụ phần nào nhược điểm trên chúng ta có thể thiết kế một đường luân chuyển chứng từ phù hợp hơn (chỉ có trình 01 lãnh đạo ký). Đồng thời hạn chế được trường hợp tại bước 5 bộ phận kiểm soát chi chỉ chuyển cho tổ kế toán Giấy rút vốn đầu tư mà không có Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, trong khi đó Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư là chứng từ mệnh lệnh đã được lãnh đạo KBNN ký duyệt. Cụ thể như sau:
Bước 1: Khi có nhu cầu tạm ứng, thanh toán vốn, Chủ đầu tư hồ sơ đến bộ phận kiểm soát chi.
Bước 2: Bộ phận kiểm soát chi sau khi kiểm tra, xác định số chấp nhận thanh toán, sẽ chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phụ trách KSC, ký tờ trình lãnh đạo Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị cam kết chi (nếu có) rồi trả lại bộ phận KSC.
Bước 3: Bộ phận kiểm soát chi chuyển toàn bộ chứng từ cho bộ phận kế toán:
Bước 4: Bộ phận kế toán kiểm tra các yếu tố chứng từ, kiểm tra số vốn được cơ quan tài chính nhập Tabmis, ký trên Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có), định khoản, nhập các thông tin liên quan
Lãnh đạo Kho bạc Chủ đầu tư (Ban quản lý dự án) Giao dịch viên Kế toán trưởng Nhà thầu (1) (7) (2) (4) (6) (3) (5)
trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy, sau đó Trình lãnh đạo phụ trách kế toán ký duyệt giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Giấy rút vốn đầu tư kèm hồ sơ thanh toán và Tờ trình.
Bước 5: Sau khi lãnh đạophụ trách kế toán ký duyệt, bộ phận toán xử lý trên máy và làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng. Bộ kế toán chuyển toàn bộ hồ sơ đã thanh toán lại cho tổ bộ phận kiểm soát chi.
Bước 6: Bộ phận kiểm soát chi trả kết quả cho Chủ đầu tư.
Như vậy đối với phương án này thì lãnh đạo chỉ phải ký một lần trên cả chứng từ Tờ trình thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy rút vốn và mọi hồ sơ liên quan đều trình qua lãnh đạo nên lãnh đạo cũng có thể kiểm tra được hết mọi nội dung thanh toán; bộ phận kiểm soát chi và bộ phận kế toán thực hiện việc kiểm soát trước khi lãnh đạo ký duyệt, phân định trách nhiệm một cách rõ ràng, đồng thời đảm bảo các yêu cầu hiệu quả, an toàn trong công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB.
Hình 3.1. Quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB đổi mới
Bước 1: Chủ đầu tư gởi tài liệu thanh toán cho giao dịch viên (GDV); Bước 2: Sau khi kiểm tra tài liệu, GDV lập thông báo kết quả tiếp nhận
hồ sơ, chuyển cho KTT phê duyệt;
Bước 3: Sau khi kiểm tra tài liệu, kế toán trưởng trình lãnh đạo ký duyệt; Bước 4: KTT nhận tài liệu từ lãnh đạo;
Bước 5: GDV nhận chứng từ từ KTT; Bước 6: GDV thanh toán cho nhà thầu; Bước 7: GDV trả lại tài liệu cho chủ đầu tư;
Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trên đạt được hai mục tiêu: Thứ nhất: quy trình đảm bảo được sự kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, kết quả thanh toán phải chính xác và đúng chế độ quy định hiện hành.
Thứ hai: quy trình đơn giản, hợp lý và rút ngắn được thời gian luân chuyển chứng từ.