a. Tạm ứng vốn đầu tư
KBNN Đại Lộc thực hiện tạm ứng vốn cho tất cả các dự án khi CĐT yêu cầu và chỉ thực hiện sau khi hợp đồng có hiệu lực, việc cấp vốn tạm ứng phải căn cứ vào các quy định hiện hành và hồ sơ tài liệu do CĐT gửi đến, nội dung kiểm soát cụ thể như sau:
a1.Kiểm soát sự đầy đủ của hồ sơ tài liệu
- Hồ sơ tài liệu phải gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án:
+ Tài liệu để mở tài khoản: Thực hiện theo TT 61/2014/TT-BTC ngày 12/5/2014 của Bộ tài chính về hướng dẫn đăng ký và mở tài khoản trong điều kiện áp dụng TABMIS.
+ Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật).
+ Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình.
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu
+ Hợp đồng giữa CĐT với nhà thầu. - Hồ sơ tài liệu bổ sung hàng năm: + Kế hoạch vốn đầu tư hàng năm - Hồ sơ tài liệu thực hiện tạm ứng:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (Phụ lục số 05 Thông tư 08/2016/TT-BTC);
+ Giấy rút vốn đầu tư (Mẫu số C3-01/NS theo TT số 77/2017/TT-BTC ngày 28/ 7/2017 của BTC);
+ Giấy đề nghị cam kết chi NSNN (Mẫu số C2-12 /CKC theo TT số 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017của BTC);
+ Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (trừ những trường hợp không yêu cầu bảo lãnh tạm ứng theo Điểm b, Khoản 4, Điều 8, Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính); Chủ đầu tư gửi KBNN bản sao có đóng dấu sao y bản chính của Chủ đầu tư.
a2. Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ tài liệu
Sau khi kiểm soát sự đầy đủ của hồ sơ tài liệu, cán bộ kiểm soát chi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ: Đó là hồ sơ phải được lập theo đúng mẫu quy định, chữ ký, đóng dấu của người, cấp có thẩm quyền ban hành, các hồ sơ phải được lập, ký duyệt theo đúng trình tự về quản lý vốn đầu tư XDCB.
a3. Trình tự các bước công việc và thời gian kiểm soát tạm ứng vốn Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận được đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, KBNN hoàn thành thủ tục tạm ứng vốn. Trình tự kiểm soát tạm ứng được thực hiện như sau:
Bước 1: Cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm tra hồ sơ và lập thông báo tiếp nhận hồ sơ.
Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của chủ đầu tư thực hiện kiểm tra các nội dung trong hợp đồng có đúng với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng và các quy định hiện hành.
Kiểm tra kế hoạch vốn được ghi cho công trình.
Kiểm tra các nội dung ghi trên chứng từ: tên dự án, mã dự án; số tài khoản; tên nguồn vốn, năm kế hoạch; số tiền đề nghị tạm ứng bằng số và bằng chữ; số hợp đồng, ngày tháng hợp đồng; thông tin về cam kết chi: tên nhà cung cấp, số hợp đồng khung đã cam kết chi, số hợp đồng giấy…
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy
rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị cam kết chi (nếu có) đồng thời lập tờ trình lãnh đạo phụ trách kiểm soát chi để phê duyệt.
Trường hợp số vốn chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của chủ đầu tư, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo lãnh đạo phụ trách kiểm soát chi KBNN ký gửi chủ đầu tư thông báo về kết quả chấp nhận tạm ứng.
Trường hợp thuộc đối tượng phải thực hiện cam kết chi nhưng chưa được Chủ đầu tư thực hiện cam kết chi, cán bộ kiểm soát chi đề nghị Chủ đầu tư làm thủ tục cam kết chi trước khi tạm ứng, thanh toán (thực hiện theo quy trình về quản lý, kiểm soát cam kết chi).
Trường hợp số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của Chủ đầu tư, cán bộ kiểm soát chi lập Thông báo kết quả kiểm soát chi (Mẫu số 03/KSC kèm theo quy trình này), nêu rõ lý do và báo cáo Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận Kiểm soát chi.
Bước 2: Lãnh đạo phụ trách kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị cam kết chi (nếu có) sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi.
Trường hợp lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi chấp nhận thanh toán số vốn khác so với số vốn cán bộ kiểm soát chi trình; Lãnh đạo phụ trách kiểm soát chi ghi lại số vốn chấp nhận thanh toán trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu cán bộ kiểm soát chi hoàn thiện lại Thông báo kết quả (theo mẫu số 03/KSC) trình lãnh đạo KBNN ký, gửi Chủ đầu tư.
Bước 3:Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của bộ phận kiểm soát chi và Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, sau đó chuyển trả hồ sơ cho phòng/ bộ phận Kiểm soát chi.
bộ phận Kiểm soát chi có trách nhiệm giải trình.
Trường hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận thanh toáncủa bộ phận Kiểm soát chi thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi hoàn thiện lại Thông báo (theo mẫu số 03/KSC) theo ý kiến của lãnh đạo KBNN, báo cáo lãnh đạo phụ trách kiểm soát chi trình lãnh đạo KBNN ký gửi Chủ đầu tư về kết quả chấp nhận thanh toán.
(Thời gian thực hiện các bước 1, 2, 3 chậm nhất là 02 ngày làm việc)
Bước 4: Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho bộ phận Kế toán bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có).
Kế toán viên (KTV) thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, ký trên chứng từ giấy, sau đó nhập giao dịch trên hệ thống và trình Kế toán trưởng (KTT) phê duyệt trên hệ thống TABMIS, đồng thời trình chứng từ giấy báo cáo KTT. KTT kiểm tra và ký chứng từ giấy, phê duyệt giao dịch trên TABMIS, sau đó chuyển chứng từ lại cho KTV để trình lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ giấy.
Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ về phòng/ bộ phận kiểm soát chi để xử lý.
Bước 5: Lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) sau đó chuyển trả hồ sơ cho KTV đểlàm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng theo quy định tại các quy trình thanh toán hiện hành. Trường hợp Lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán không đồng ý ký duyệt, trả lại hồ sơ, KTV nhận lại hồ sơ và có trách nhiệm báo cáo lại KTT để xử lý.
Lãnh đạo Kho bạc phụ trách KSC
Chủ đầu tư (Ban quản lý DA) Bộ phận kiểm soát chi(KSC)
Bộ phận kế toán(KTV) Nhà thầu (1) (7) (2) (4) (5) (3) (6)
toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), hồ sơ còn lại chuyển lại bộ phận kiểm soát chi để lưu hồ sơ và trả CĐT.
Trường hợp CĐT lĩnh tiền mặt thì bộ phận kế toán thực hiện chi tiền mặt cho đơn vị.
(Thời gian thực hiện các bước 4, 5 là 01 ngày làm việc).
Tổng thời gian thực hiện kiểm soát chi và chuyển tiền trong nội bộ hệ thống KBNN chậm nhất là 03 ngày làm việc. Đối với hồ sơ, chứng từ do CĐT gửi đến sau thời điểm 15 giờ, hoặc chứng từ do phòng, bộ phân KSC gửi cho bộ phận kế toán nhà nước sau thời điểm 15 giờ thì được tính sang ngày hôm sau. Bộ phận Kế toán Nhà nước, KSC thực hiện theo dõi việc giao nhận hồ sơ của các đơn vị sử dụng ngân sách, CĐT và trả hồ sơ kiểm soát chi theo đúng thời gian quy định.
Lãnh đạo Kho bạc phụ trách kế toán
Kế toán trưởng
Hình 2.3. Quy trình kiểm soát chi tạm ứng vốn đầu tư XD
(1) CĐT gửi hồ sơ thanh toán cho cán bộ phận KSC: hợp đồng, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị cam kết chi, Giấy rút vốn đầu tư. Cán bộ KSC thực hiện kiểm tra hồ sơ và lập thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ.
(2) Bộ phận KSC kiểm tra, kiểm soát và trình lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi duyệt tờ trình; giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư,Giấy đề nghị cam kết chi. Sau khi ký hồ sơ, lãnh đạo KBNN phụ trách KSC chuyển hồ sơ cho bộ phận KSC.
(3) Bộ phận KSC chuyển hồ sơ thanh toán cho Tổ Kế toán(KTV)
(4) Tổ Kế toán (KTV) thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của kế toán trưởng và chủ tài khoản, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trình trình Kế toán trưởng (KTT) phê duyệt trên hệ thống TABMIS, sau đó chuyển chứng từ lại cho KTV.
(5) Tổ kế toán (KTV) trình lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ; trả chứng từ lại cho Tổ kế toán (KTV).Tổ Kế toán làm thủ tục thanh toán cho nhà thầu;
(6) Sau khi thanh toán, Bộ phận Kế toán (KTV) lưu hồ sơ theo quy định, còn lại trả hồ sơ tài liệu cho tổ KSC.
(7) Bộ phận KSC trả hồ sơ tài liệu cho CĐT.
KBNN Đại Lộc tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước. Nhưng đôi khi tại bước 5 bộ phận KSC chỉ chuyển cho tổ kế toán Giấy rút vốn đầu tư mà không có Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, trong khi đó Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư là chứng từ mệnh lệnh đã được lãnh đạo KBNN ký duyệt.