- Công tác tổ chức và phân công nhiệm vụ kiểm soát chi:
2.3.2.3. Đối với quy trình kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản
Quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB ban hành kèm theo Quyết định số 5657/QĐ-KBNN của KBNN đang áp dụng hiện nay đã quy định các bước
kiểm soát đối với từng loại vốn, phân định từng đối tượng để áp dụng hình thứ kiểm soát thích hợp (thanh toán trước, kiểm soát sau; kiểm soát trước, thanh toán sau; thanh toán khi dự án được phê duyệt quyết toán công trình hoàn thành); quy định rõ thủ tục thanh toán, thời gian thanh toán qua từng bước, từng bộ phận có liên quan... tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế, cụ thể:
a) Hạn chế sai sót trong quy trình kiểm soát chi đầu tư thường thường xảy ra:
- Thứ nhất là liên quan đến sự đầy đủ của hồ sơ bộ phận KSC KBNN Đại Lộc cũng xảy ra khi thanh toán có trường hợp nhận thừa & thiếu hồ sơ cụ thể:
+ Nhân thiếu hồ sơ so với quy định: Thiếu văn bản thẩm định nguồn vốn, thiếu dự toán công tác chuẩn bị đầu tư, thiếu văn bản cho phép chủ đầu tư, ban quản lý dự án được phép tự làm công tác tư vấn của cấp có thẩm quyền, thiếubảolãnh tạm ứng, thiếu bảng kê giá trị khối lượng công việc hoàn thành đối với công việc thực hiện không thông qua hợp đồng xây dựng.
+ Nhận thừa hồ sơ so với quy định: Nhận thừa tập dự toán xây dựng đối với trường hợp đấu thầu, nhận thừa Biên bản nghiệm thu khối lượng, công việc; nhận thừa biên bản thanh lý hợp đồng, nhận thừa hóa đơn, phiếu thu phí thẩm định, nhận thừa Phụ lục 03a khi thanh toán phí bảo hiểm, nhận thừa báo cáo thẩm định TK-DT; Kế hoạch lựa chọn nhà thầu (thể hiện trên cả phiếu giao nhận hồ sơ).
Thứ hai là liên quan đến sự đúng đắn, hợp pháp, hợp lệ của của hồ sơ, khoản chi:
+ Lập hồ sơ chi vượt dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt; giá trị chỉ định, giá trị hợp đồng vượt giá gói thầu, dự toán gói thầu được duyệt.
+ Hồ sơ mở tài khoản đã hết hiệu lực, nhưng chủ đầu tư, ban quản lý không làm thủ tục đăng ký thay đổi kịp thời.
+ Nhận hồ sơ không đúng mẫu theo quy định (áp dụng sai quy trình, thủ tục), chẳng hạn như: Giải ngân bằng nguồn vốn đầu tư ngân sách huyện, nhưng lại dùng mẫu theo Thông tư số 28/2012/TT-BTC (quy định về giải ngân vốn đầu tư ngân sách xã); Đối với dự án Hỗ trợ cơ sở hạ tầng thuộc chương trình 135 dùng mẫu biểu theo Thông tư số 86/2011/TT-BTC (theo quy định dùng mẫu theo Thông tư số 28/2012/TT-BTC ngày 24/02/2012 của Bộ Tài chính quy định về quản lý vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách xã, phường, thị trấn và hướng dẫn). Lưu ý: Hiện tại ứng với mỗi nguồn vốn lại có danh mục hồ sơ, mẫu hồ sơ, tên gọi hồ sơ, quy trình có thể khác nhau.
+ Hạch toán mã nội dung kinh tế không phù hợp, thường là: Chi phí cho hạng mục chung lại hạch toán mục 9301 (Theo QĐ33 là 9449, theo TT324 thì là 9405); chi phí thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu hạch toán mục 9402 (đúng phải là 9449); chi phí thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật, chi phí thẩm định TK-DT trong trường hợp dự án lập BCKTKT lại hạch toán mục 9402 (Theo QĐ33 đúng phải là 9249, theo TT324 thì là 9203).
+ Căn cứ văn bản không đúng (căn cứ văn bản không còn hiệu lực, văn bản không có, căn cứ hồ sơ không có).
+ Chứng từ, hồ sơ chưa đủ thành phần ký duyệt theo quy định; thiếu dấu, thiếu ngày tháng và các thông tin có liên quan trên hồ sơ, chứng từ (thường sai liên quan đến hợp đồng, Phụ lục 03a, Phụ lục 04, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư)
- Thứ ba liên quan đến sự lôgíc của hồ sơ:
+ Ngày chủ đầu tư ký lập chứng từ, hồ sơ sau ngày giao nhận hồ sơ. +Ghi mã số dự án trên hợp đồng trước ngày cấp Giấy chứng nhận mã số quan hệ NSNN (mã dự án).
+Trường hợp có phát sinh hạng mục, gói thầu xây dựng, tuy nhiên hợp đồng công tác giám sát cho phần hạng mục, gói thầu phát sinh này lại ký sau
khi gói thầu xây dựng phát sinh này đã hoàn thành.
+Phụ lục 03a trên đó có căn cứ biên bản nghiệm thu, tuy nhiên ngày ký biên bản nghiêm thu lại thể hiện trước thời gian ký hợp đồng đối với gói thầu này.
+Thời gian ký hợp đồng công tác lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật sau thời gian Báo cáo thẩm định thiết kế, dự toán, thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật; thời gian ký hợp đồng tư vấn lựa chọn nhà thầu sau thời gian thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.
+ Thương thảo hợp đồng ký sau thời gian ký hợp đồng kinh tế. Thứ tưMột số nội dung khác có liên quan:
– Vốn đầu tư ngân sách xã trên TKTG: Không qua bộ phận kiểm soát chi kiểm soát; mở sai tài khoản tiền gửi VĐT ngân sách xã không đúng.
– Chứng từ lập không đúng mẫu, chứng từ bị tẩy xóa (đặc biệt là chứng từ kế toán).
– Chứng từ lưu tại hồ sơ, nhưng không có trong nội dung giao nhận hồ sơ; nội dung giao nhận hồ sơ có thể hiện giao nhận hồ sơ, chứng từ đó, nhưng thực tế hồ sơ lại không lưu hồ sơ, chứng từ này; chứng từ giao nhận không có ngày tháng giao nhận, không đủ thành phần đại diện bên giao, bên nhận ký xác nhận; Chứng từ bị sai, trả lại đơn vị giao dịch, tuy nhiên lại không thể hiện trên nội dung giao nhận chứng từ.
– Phụ lục hợp đồng thể hiện có phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng ban đầu, tuy nhiên hồ sơ lưu tại đơn vị không có dự toán, quyết định phê duyệt dự toán cho phần khối lượng công việc phát sinh này.
thỏa thuận giai đoạn thanh toán, thỏa thuận chuyển tiền bảo hành).
– Thực hiện chuyển tiền tạm ứng, thanh toán từ tài khoản vốn đầu tư về tài khoản tiền gửi không đúng quy định.
b) Hạn chế rủi ro trong quy kiểm soát chi đầu tư XDCB, sai sót liên quan đến hồ sơ giải ngân vốn đầu tư XDCB:
- Quyết định đầu tư
Không đúng quy định về điều kiện mở mới; quyết định đầu tư không giao đơn vị nào làm chủ đầu tư, giao chủ đầu tư không đúng theo quy định của Luật Xây dựng số 50 và các văn bản hướng dẫn liên quan (thường liên quan đến quy định đặc thù của các chương trình mục tiêu quốc gia); số tiền bằng số, bằng chữ trong quyết định đầu tư bị sai
Cuốn dự án đầu tư, BCKTKT
Thiếu cuốn dự án đầu tư hoặc cuốn BC KTKT; Cuốn dự án đầu tư, BC KTKT nhận bản phô tô.
Văn bản lựa chọn nhà thầu
Một số gói thầu gộp lại thành một gói thầu không đúng theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt; sai trình tự về thời gian (Ví dụ: Quyết định chỉ định thầu tư vấn lập BCKTKT lại ký sau ngày thẩm định thiết kế – dự toán; văn bản lựa chọn nhà thầu ký sau hợp đồng kinh tế;…); giá trị chỉ định thầu, trúng thầu,… vượt giá gói thầu, dự toán gói thầu được duyệt; hình thức thực hiện hợp đồng không phù hợp với kế hoạch đấu thầu, có sự mâu thuẫn giữa văn bản lựa chọn nhà thầu và hợp đồng kinh tế.
Hợp đồng kinh tế
Các thông tin trong hợp đồng bị bỏ trống (chưa điền đầy đủ); cấp phó ký hợp đồng nhưng không có giấy ủy quyền; người ký hợp đồng không đúng so với thông tin của đại diện Bên A, Bên B; Thời gian ký Hợp đồng không logich; nội dung của hợp đồng chưa phù hợp (nội dung công việc hợp đồng bị sai; sai số tiền bằng số, bằng chữ; thỏa thuận về tạm ứng, thanh toán không phù hợp; không có hình thức hợp đồng hoặc hình thức hợp đồng không phù hợp so với kế hoạch đấu thầu được duyệt, áp dụng hình thức hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm không phù hợp so với Luật Đấu thầu số 43 và Nghị định số 37/2015/NĐ-CP,…).
Hợp đồng có điều chỉnh giá trị hợp đồng, tuy nhiên phụ lục hợp đồng không nêu lý do điều chỉnh hợp đồng; Hợp đồng áp dụng hình thức hợp đồng trọn gói, tuy nhiên hai bên ký phụ lục hợp đồng điều chỉnh giá trị hợp đồng (điều chỉnh tăng) lại không phải do nguyên nhân phát sinh khối lượng ngoài thiết kế (đối với gói thầu xây dựng), ngoài nhiệm vụ phải thực hiện (đối với công tác tư vấn).
Trường hợp liên danh: Không có đầy đủ các thành viên trong liên danh tham gia ký kết hợp đồng (theo quy định tại Điều 65, Luật Đấu thầu số 43). Hợp đồng ký giữa chủ đầu và các nhà thầu hoặc thỏa thuận của liên danh không quy định rõ việc chuyển tiền tạm ứng, thanh toán cho nhà thầu nào; Hợp đồng liên danh phải có sau văn bản lựa chọn nhà thầu.
Quyết định phê duyệt dự toán
Không đúng trình tự về thời gian (dự toán gói thầu được duyệt có sau thời gian của văn bản lựa chọn gói thầu, thời gian ký hợp đồng gói thầu đó);
Tổng dự toán của các gói thầu, hạng mục công trình cộng với chi phí đền bù GPMB vượt tổng mức đầu tư; sai số tiền bằng số, bằng chữ; số tiền chi tiết cộng lại không khớp với số tiền tổng cộng.
Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán (phụ lục số 03a), Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán (phụ lục số 04) Thiếu dấu, thiếu các thông tin khác trên Bảng; không logich về thời gian; sai số tiền bằng số, bằng chữ; khối lượng nhân đơn giá không khớp với giá trị thành tiền; khối lượng phát sinh nhưng lại lập trên phụ lục 03a để đề nghị thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
Sai số tiền bằng số, bằng chữ; sai mã nội dung kinh tế; không logich về thời gian (ngày chủ đầu tư ký duyệt trên giấy đề nghị TTVĐT sau ngày nhận chứng từ); không đầy đủ thông tin (thiếu ngày tháng, thiếu dấu,…) trên chứng từ.
Giấy rút vốn đầu tư
Chứng từ sai mẫu; chữ ký bằng mực màu đen; điền thiếu thông tin; chứng từ bị tẩy xóa; sai số tiền bằng số, bằng chữ; sai mục lục ngân sách; sai niên độ ngân sách; tài khoản đơn vị nhận tiền không đúng theo hợp đồng; tên đơn vị thụ hưởng không đúng.
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư
Sai mẫu chứng từ; sai mục lục ngân sách; sai số tiền bằng số, bằng chữ.
Giao nhận tài liệu, hồ sơ
không có ngày tháng giao nhận; chứng từ ký sau ngày giao nhận; chứng từ lưu trữ và nội dung giao nhận chứng từ không khớp nhau; chứng từ nhận thừa, thiếu so với quy định.