I. 3 Đối tượng nghiên cứ u
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bô phận
Kế toán trưởng
Là người chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc
Đảm nhậm vai trò phụ trách chung công việc văn phòng hành chính kế toán: là
người chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra, quản lý hoạt động của nhân viên trong phòng kếtoán.
Phê duyệt các chứng từ, báo cáo, sổsách kế toán trước khi trình giámđốc đồng thời giám sát việc thực hiện nguyên tắc chế độ kế toán trong công ty và phân công công việc cho kếtoán viên.
Tổng hợp tất cả các tài liệu chứng từ được kếtoán viên trình lên, phân tích để
lập hệ thống sổ sách kế toán, và thực hiện kê khai, báo cáo quyết toán thuế, Kế toán trưởng Kếtoán bán hàng Kếtoán thanh toán kiêm kếtoán tài sản Thủquỹ Kếtoán kho
thống kê kếtoán, báo cáo tài chính, báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế, báo cáo tổng kết tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh của công ty trình lên cho ban quản trị hàng kỳ hoặc khi đc yêu cầu. Kế toán trưởng có thể nêu một sốý kiến cá nhân cho nhà quản trị trong các báo cáo được trình lên nhằm
tham mưu đểnhà quản trị đưa ra quyết định chính xác kịp thời hơn.
Kếtoán thanh toán kiêm kếtoán tài sản
Là người chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ thanh toán: kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp các hóa đơn chứng từ đầu vào, đầu ra của quỹtiền.
Theo dõi tình hình thanh toán các khoản thu chi hằng ngày của công ty như chi
tạm ứng; thanh toán các chi phí phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp
như chi lương, tiền điện thoại; thu tiền khách hàng; theo dõi tình hình rút tiền; chuyển tiền hay tiền gửi ngân hàng.
Lập phiếu thu, phiếu chi, phản ánh kịp thời các khoản thu chi. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu sốliệu thường xuyên với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽvốn bằng tiền
Nhập liệu sốliệu liên quan đến thu chi, lập báo cáo thu chi.
Theo dõi sự tăng giảm cũng như các chứng từ về TSCĐ trong công ty và lập biên bản bàn giao tài sản cho bộphận khác.
Tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng TSCĐ. Xác định thời gian phương pháp tính khấu hao của TSCĐ, từ đó phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độhao mòn của TSCĐ.
Lập báo cáo về TSCĐ
Kếtoán kho:
Theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho của hàng hóa công ty, lập báo cáo sổsách, cung cấp đầy đủchứng từcho kế toán toán trưởng
Phối hợp với bộ phận kinh doanh để đảm bảo hàng trong kho luôn được luân chuyển thường xuyên, tránh thiếu hàng, để hàng hết hạn sử dụng, báo cáo kịp thời cho cấp trên đểcó những biện pháp phù hợp.
Kếtoán bán hàng
Theo dõi việc lưu chuyển hàng hóa bán ra mua vào trong ngày
Viết hóa đơn, báo cáo hàng ngày, hàng kỳ đểnộp cho kế toán trưởng.
Thủquỹ
Quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty, thực hiện các nghiệp vụthu chi tiền mặt, lập ủy nhiệm chi gửi ngân hàng, rút và chuyển tiền, ghi sổquỹ và lập báo cáo
theo quy định
2.1.4.3 Chế độvà một sốchính sách kếtoán áp dụng
Tổchức vận dụng chế độchứng từ
Công ty áp dụng chế độkếtoán doanh nghiệp vừa và nhỏViệt Nam ban hành.
Áp dụng các chuẩn mực Kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do nhà nước ban hành. Các BCTC được lập và trình bày theo đúng quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực hiện doanh nghiệp đang áp dụng.
Tổchức vận dụng hệthống tài khoản
Hệthống tài khoản theo thông tư số 133/2016/TT – BCT ngày 26/08/2016 của BộTài Chính.
Tổchức vận dụng hình thức sổkếtoán
Công ty áp dung hình thức kếtoán Sổnhật ký chung. - Sổtổng hợp
- Sổchi tiết
Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
- Hệthống BCTC bao gồm:
Báo cáo tình hình tài chính B01a–DNN
Bảng báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh B02–DNN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệB03–DNN
Bảng cân đối tài khoản F01–DNN
Tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán
Kì kế toán năm của công ty áp dụng cho việc lập báo cáo tài chính riêng bắt đầu từnày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12 dương lịch hàng năm.
Đơn vịtiền tệtrong kết toán: Báo cáo tài chính riêng được lập bằng đơn vị tiền tệtrong kếtoán của Công ty là VND.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: nguyên tắc giá gốc
Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân cuối kỳ
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho cuối kỳ phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai và nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. - Hình thức kếtoán áp dụng
Công ty áp dụng kế toán máy với phần mềm Misa. Với phần mềm kế toán máy, công việc của các kế toán thực hiện một cách nhanh chóng đơn giản hơn, giảm bớt một phần công việc, tiết kiệm thời gian nhưng hiệu quảcông việc cao
Sơ đồkếtoán trên máy vi tính
Sơ đồ 2. 3: Kế toán trên máy tính Chú thích : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra (Nguồn: Bộphận kếtoán)
Trình tựghi sổkếtoán trên máy tính:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm
tra tính đúng saitừcác nghiệp vụxảy ra trong ngàydùng làm căn cứghi sổ đểnhập dữ
liệu vào máy vi tính theo trình tự được thiết kếsẵn trên phần mềm kếtoán.
Từcác dữliệu đãđược nhập phần phềm kếtoán sẽtự động cập nhật các thông tin nhập vào sổ kếtoán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kếtoán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào được yêu cầu), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và tiến hành lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số
liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm máy tính Misa Sổ kế toán Sổ chi tiết Sổ tổng hợp
Báo cáo kế toán quản trị Báo cáo tài chính Máy tính
trung thực theo thông tin đãđược nhập trong kỳ. Khi muốn kiểm tra, đối chiếu sốliệu giữa sổkếtoán với báo cáo tài chính kếtoán sẽtiến hành in sốliệu ra giấy.
Cuối quý, cuối nămcác sổ sách như sổtổng hợp, sổchi tiết sẽ được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.1.5 Tình hình chung của Công ty Cổphầnthương mại dịch vụ Hà Châu trong 3 năm2017 - 2019 2017 - 2019
2.1.5.1 Lao động
Nguồn nhân lực là một yếu tố không thểthiếu trong sựphát triển của mỗi công ty, nhận thức được điều quan trọng đó, Công ty cổphần thương mại dịch vụHà Châu
đã luôn chú trọng trong công tác tuyển dụng, đào tạo nhân lực nhằm nâng cao chất
lượng nguồn nhân lực của công ty. Công ty không chỉ chú trọng việc nâng cao chất
lượng nhân viên mà công ty còn có những chính sách đặc biệt để nâng cao tinh thần cũng như sựtrung thành của mỗi nhân viên.
Dưới đây là bảng thể hiện tình hình lao động của công ty trong vòng ba năm
2017 - 2019
Bảng 2. 1 Tình hình lao động của Công ty Cổ phần thương mại Hà Châu giai đoạn 2017 - 2019
Chỉ tiêu
2017 2018 2019 2018/2017 2019/2018
SL Tỷ lệ SL Tỷ lệ SL Tỷ lệ +/- % +/- %
Lao động % Lao động % Lao động % Lao động % Lao động %
Tổng số lao động 35 100 38 100 43 100 3 7,89 5 11,63
1. Phân theo giới tính
Nam 20 57,14 21 55,26 24 55,81 1 4,76 3 12,50
Nữ 15 42,86 17 44,74 19 44,19 2 11,76 2 10,53
2. Phân theo trình độ văn hóa
Đại học và trên đại học 13 37,14 15 39,47 17 39,53 2 13,33 2 11,76
Cao đẳng và trung cấp 4 11,43 4 10,53 5 11,63 0 0,00 1 20,00
Lao động phổ thông 18 51,43 19 50,00 21 48,84 1 5,26 2 9,52
3. Theo tính chất công việc
Lao động trực tiếp 23 65,71 26 68,42 30 69,77 3 11,54 4 13,33
Lao động gián tiếp 12 34,29 12 31,58 13 30,23 0 0,00 1 7,69
(Nguồn: phòng hành chính–nhân sựCông ty Cổphần thương mại Hà Châu)
Từbảng 2.1 ta có thểthấy số lượng lao động của công ty Hà Châu qua các năm đều tăng lên, tuy số lương tăng lên không đáng kể, cụ thể là: Số lượng lao động năm
2018 là 38người tăng 3 người so với năm 2017 tương ứng là 7,89%. Đến năm 2019 số lượng lao động tiếp tục tăng lên là 43 người, tăng 5 người so với năm 2018 tương ứng là 11,63%. Tăng thêm số lượng lao động là cần thiết khi thị trường của công ty được mở rộng hơn, như cầu của người tiêu dùng nhiều hơn vì vậy việc tăng thêm lao động
để đảm bảo việc hoạtđộng kinh doanh luôn diễn ra liên tục không đểthiếu nhân lực. Phân theo giới tính: tỷ trọng lao động nam và nữ trong công ty không chênh lệch quá nhiều. Số lượng lao động nam và lao động nữ trong ba năm đều tăng. Số lượng lao động nữ năm 2018 là 17 người tăng 2 người so với năm 2017 tương ứng là 11,76%. Đến năm 2019 số lượng lao động nữ tiếp tục tăng lên là 19 người, tăng 2 người so với năm 2018 tương ứng là 10,53 %. Nhìn vào bảng 2.1 ta có thể thấy công ty vẫn chú trọng vào lao động nam hơn khi trong cả ba năm lực lượng lao động nam
đều chiếm trên 50% cụthể là năm 2017 là 57,14%,năm 2018 là 55,26%,năm 2019 là
55,81%. Số lượng lao động nam chiếm phần hơn để đảm bảo nguồn nhân lực có thể
lực tốt hơn khi phân phối hàng hóa đến các nơi khác.
Phân theo trìnhđộ văn hóa của công nhân: từ bảng 2.1 ta thấy công ty luôn chú trọng đến lực lượng lao động cần cù, có thể lực tốt điều đó thể hiện rất rõ khi lượng nhân công ở trình độ lao động phổ thông luôn chiếm tỉ trọng cao so với các chỉ tiêu còn lại. Theo đó trong ba năm2017 - 2019 số lượng nhân côngởtrìnhđộ lao động phổ thông là năm 2017 với 18 lao động, chiếm 51,43 %,năm 2018 với 19 lao động, chiếm 50,00% đến năm 2019 số lượng lao động phổ thông là 21 lao động, chiếm 48,84%.
Tuy nhiên để công ty được phát triển và hoạt động được lâu dài thì trong ba năm qua công ty đã chú trọng hơn lực lượng lao động có trình độ đại học và trên đại học thể
hiện khi số lượng lao động có trình độ đại học và trên đại học tăng đều qua các năm
với năm 2017 là 13 lao động, năm 2018 là 15lao động,năm 2019 là 17 lao động. Phân theo tính chất công việc: Trong công ty lao động trực tiếp là chủyếu, luôn chiếm trên 50%, cụ thể là năm 2017 số lao động trực tiếp là 23 lao động, đến năm
2018 số lao động tăng lên 26 người tương ứng 68,42%; đến năm 2019 số lao động tiếp tục tăng lên 30 người, tăng tương ứng với 69,77%.
Với các chỉ số trên ta có thểthấy cơ cấu lao động của công ty tương đối hợp lý và phù hợp để đáp ứng với đặc điểm của loại hình kinh doanh công tyđang phát triển. Qua số liệu 3 năm ta có thể thấy công ty ngày càng chú trọng vào việc tuyển dụng nhân sự để phát triển công ty. Ngoài ra hàng năm công ty công đưa ra các chính sách
nhằm cải thiện chất lượng nhân lực đồng thời tạo phúc lợi cho nhân viên đã và đang
việc tại công ty.
2.1.5.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hà Châutrong ba năm 2017, 2018, 2019. trong ba năm 2017, 2018, 2019.
Bảng 2. 2 Bảng phân tích cơ cấu tài sản của công ty Cổ phần thương mại Hà Châu trong 3 năm 2017 - 2019
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 2018/2017 2019/2018
Giá trị % Giá trị % Giá trị % +/- % +/- %
I. Tiền và các khoản tương
đương tiền 82.257.690 0,48 5.888.777.328 25,91 1.829.633.897 10,49 5.806.519.638 98,60 (4.059.143.431) (221,86)
III. Các khoản phải thu 39.973.760 0,23 784.157.700 3,45 168.182.005 0,96 744.183.940 94,90 (615.975.695) (366,26)
IV. Hàng tồn kho 13.200.004.211 76,81 12.817.110.183 56,38 12.733.771.725 72,98 (382.894.028) (2,99) (83.338.458) (0,65) V. Tài sản cố định 1.648.736.637 9,59 1.103.811.951 4,86 942.606.587 5,40 (544.924.686) (49,37) (161.205.364) (17,10) VII. XDCB dở dang 68.553.406 0,40 0 0,00 140.479.544 0,81 (68.553.406) (100,00) 140.479.544 100,00 VIII. Tài sản khác 2.146.605.593 12,49 2.138.078.615 9,41 1.633.928.677 9,36 (8.526.978) (0,40) (504.149.938) (30,86) TỔNG TÀI SẢN 17.186.131.297 100,00 22.731.935.777 100,00 17.448.602.435 100,00 5.545.804.480 24,40 (5.283.333.342) (30,28) I. Nợ phải trả 14.269.657.087 83,03 12.615.854.884 55,50 7.544.849.318 43,24 (1.653.802.203) (13,11) (5.071.005.566) (67,21) II. Vốn chủ sở hữu 2.916.474.210 16,97 10.116.080.893 44,50 9.903.753.117 56,76 7.199.606.683 71,17 (212.327.776) (2,14) TỔNG NGUỒN VỐN 17.186.131.297 100,00 22.731.935.777 100,00 17.448.602.435 100,00 5.545.804.480 24,40 (5.283.333.342) (30,28)
Tài sản của công ty cổphần thương mại Hà Châuđược hình thành từcác khoản mục là tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định, XDCB dởdang và tài sản khác.
Qua bảng 2.2 ta thấy tỷlệcủa các khoản mục trong tài sản của công ty cổphần
thương mại Hà Châu thì khoản mục hàng tồn kho chiếm tỷlệcao nhất. Trong ba năm
hàng tồn kho luôn chiếm tỷlệ trên 50% cụ thể là năm 2017 số lượng hàng tồn kho là 13.200.004.211 đồng, tương ứng với 76,81 %, năm 2018 là 12.817.110.183 đồng
tương ứng với 56,38 % đến năm 2019 hàng tồn kho là 12.733.771.725 đồng là tương ứng với 72,98%. Đối với công ty Hà Châu – một công ty phân phối, buôn bán hàng hóa (bia, thuốc lá, thực phẩm đóng gói) thì tỷlệhàng tồn kho luôn cao là một điều hợp lý. Công ty luôn sẵn sàng hàng hóa trong kho để đảm bảo việc phân phối đến các đại lý, cửa hàng luôn được diễn ra liên tục, đáp ứng nhu cầu của khu vực.
Khoản mục tiền và các khoản tiền tương đương tiền cũng chiếm một tỷ lệ
không nhỏ, tuy năm 2017 khoản mục chỉchiếm 0,48% tương ứng với 82.257.690đồng
nhưng đến năm 2018 tỷlệ tiền và các khoản tiền tương đương tiền tăng mạnh chiếm 25,91% tương ứng với 5.888.777.328 đồng, sang năm 2019 tỉ lệgiảm xuống 10,49%
tương ứng với 1.829.633.897đồng.
Theo bảng trên ta có thể thấy trong ba năm 2017 – 2019 trong tài sản thì tỷ lệ
các khoản phải thu của công ty tương đối thấp so với các khoản mục còn lại lần lượt là 0,23%; 3,45% và đến năm 2019 là 0,96%. Điều này có thể thấy công ty ít bị chiếm dụng vốn, thay vì bị chiếm dụng vốn công ty có thể sử dụng lượng tiền đó để đầu tư
vào hàng hóa, giới thiệu sản phẩm đểmở rộng thị trường tiêu thụ.
Đối với nguồn vốn, khoản mục nợphải trảluôn chiếm tỷlệlớn tuy nhiên lại giảm dần qua năm đến năm 2019 tỉ lệvốn chủ sở hữu lớn hơn tỷ lệ của nợ phải trả. Tỷlệ nợ
phải trả trong 3 năm 2017 – 2019 lần lượt là: năm 2017 là 83,03% tương ứng với
14.269.657.087 đồng; năm 2018 là 55,50% tương ứng với 12.615.854.884 đồng; năm 2019 là 43,24% tương ứng với 7.544.849.318 đồng. Tỷ lệ nợ phải trả lớn giúp doanh