6. Tính mới của đề tài
1.4.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới thu tiền khách hàng
1.4.3.1 Trong giaiđoạn tiếp nhận khách hàng
Xây dựng danh mục hồ sơchuẩn, phân loại rõ ràng trong danh mục hồ sơKH tạo
điều kiện thuận lợi cho các CBKD rà soát và kiểm tra các thông tin, tài liệu thu thập từ
KHđểcung cấp các sản phẩm cũng như mức phí BH phù hợp với từng đối tượng KH.
Độc lập kiểm tra lại các thông tin KH cung cấp, hồ sơ đã được tiếp nhận từ KH cung cấp và việc thu thập thông tin xác minh của CBKD.
Xem xét khả năng thanh toán của KH đểcấp các sản phẩm BH phù hợp.
Trưởng phòng kinh doanh được phân cấp kiểm tra lại thông tin KH mà các cán bộ kinh doanh đang khai thác tránh trường hợp KH bị trùng lặp trong quá trình khai thác giữa các CBKD.
1.4.3.2.Trong giai đoạn thẩm định bảo hiểm và xửlí xét duyệt
Thẩm định bảo hiểm có nhiệm vụ nhận diện rủi ro, đánh giá rủi ro một cách
chính xác vào đầy đủ; phân nhóm rủi ro một cách chính xác; từ đó ra các quyết định thẩm định (Underwriting decision) bao gồm chấp nhận hay từchối yêu cầu bảo hiểm từ đó có những thủtục kiểm soát phù hợp:
Xây dựng mô hình chuẩn cho giai đoạn thẩm định này, chặt chẽ hơn là cho từng khâu thẩm định, từkhâu thẩm định BH, đến việc xây dựng bảng chào phí và lập hồ sơ
xe vào phần mềm giám định.
Từ việc thu thập thông tin đã thu thập được ở khâu tiếp nhận KH CBKD phải
thường xuyên cập nhật thông tin từ thị trường, hồ sơ pháp lý để xây dựng bảng chào phí bảo hiểm đúng với quy định của PL cũng như quy định của nội bộcông ty.
Các hồ sơ KH đều phải được cập nhật lên phần mềm hồ sơ giám định xe và được phê duyệt bởi bộphận giám định kịp thời.
Đối với các trường hợp đặc biệt, khi gặp khó khăn trong công tác thẩm định thì CBKD phải nhờ đến sựhỗtrợcủa các cán bộcấp cao hoặc theo phân cấp xét duyệtđểhạn chếrủi ro do chủquan.
1.4.3.3.Trong giai đoạn xét duyệt và kí kết hợp đồng
Hợp đồng (HĐ)do CBKD soạn thảo phải được trình ký và xét duyệt các cấp theo phân cấp quản lý mà công tyđãđưa ra.
Trình tự thủ tục giấy tờ phải đi theo đúng các bước và sao lưu hợp lí, đầy đủ, tránh mất cấp, hư hỏng.
Hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới và hồ sơ liên quan phải được luân chuyển qua nhiều bước, rà soát, kiểm tra kỹ trước khi trình lên phòng nghiệp vụ,ban giám đốc phê duyệt, hạn chếthấp nhất việc ghi sai hoặc thiếu thông tin.
Người có thẩm quyền phê duyệt trước khi phê duyệt phải rà soát, kiểm tra kỹmọi thông tin và điều khoản quy định trongHĐ.
HĐ, các văn bản đi kèm kí kết 2 bên phải kiểm tra có đầy đủ chữ kí theo quy
định của pháp luật, quy định nội bộcông ty.
Các HĐ sau khi kí kết cấp giấy chứng nhận bảo hiểm xe cơ giới cho KH phải
được cập nhật lên phần mềm kịp thời theo dõi, CBKD tổng hợp sao lưu dữ liệu phát sinh trong ngày, tháng, quý, năm.
1.4.3.4.Trong giai đoạn thanh toán và theo dõi nợ
Lập hóa đơn chính xác về tên KH (đối với khách hàng thuộc nhóm DN, khối nhà
nước,…) thì phải xuất hóa đơn đúng vớiđịa chỉvà mã sốthuế, đúng sốtiền. Ghi nhận doanh thu, nợphải thu KH hay tiền vào sổkếtoán.
Xem xét các khoản nợphải thu KH đến hạn và thu nợtừKH.
Phát hiện các KH đã quá thời hạn thanh toán nhưng vẫn chưa thanh toán hay
không có khả năng thanh toán đểcó biện pháp xửlí kịp thời.