6. Tính mới của đề tài
2.2.3. Kiểm soát trong quá trình cấp bảo hiểm xe cơ giới thu tiền khách hàng tại công
tại công ty Bảo hiểm PVI Huế
Sơ đồ2.5: Chu trình kiểm soát trong quá trình cấp BH xe cơ giới (OTO) thu tiền KH.
Phòng kếtoán tài chính tổng hợp Khách hàng Cán bộkinh doanh phụtrách Phòng quản lý nghiệp vụ& bồi thường Giám đốc Kí kết HĐ và cấp giấy chứng nhận bảo hiểm xe cơ giới cho
khách hàng Tài liệu liên quan Soạn HĐ, trình kí xét duyệt HĐ Nhận và hoàn thiện HĐ Trình kí HĐ đã được xét duyệt bởi KSTT, đóng dấu HĐ Nhận, kiểm tra tính đầy đủ HĐ Trình kí, xét duyệt đối với TH trên phân cấp
2.2.3.1 Một số quy định trong kiểm soát quá trình thực hiện hợp đồng và cấp giấy chứng nhận BH xe cơ giới (OTO).
- HĐ được trình kí và xét duyệt phải đảm bảo đầy đủ chữkí tắt của CBKD, lãnh
đạo phòng, kiểm soát tuân thủ, giám đốc (nếu có) và được đóng dấu đầy đủ.
- HĐ gửi khách hàng bao gồm: HĐ bảo hiểm xe cơ giới; giấy yêu cầu đánh giá
chất lượng dịch vụtại công ty, giấy xác nhận chuyển quyền thụ hưởng (đối với trường hợp có liên kết với ngân hàng), bộquy tắc về bảo hiểm xe cơ giới được ban hành theo TCT Bảo hiểm PVI.
- Điều kiện đối với những trường hợp xe không nằm trong phân cấp của cán bộ
khai thác thì phải trình kí có ý kiến phê duyệt của Ban giám đốc mới được phép làm hợp đồng với khách hàng.
- Đối với những trường hợp CBKD soạn hợp đồng theo bảng chào phí đã liên hệ
với khách hàng trước đó nhưng khi trình kí phòng quản lý nghiệp vụ và bồi thường không xét duyệt do những nguyên nhân chủ quan hạn chế rủi ro thì CBKD phải đàm
phán lại với khách hàng bổ sung hoặc xóa bỏ những điều kiện theo ý kiến của kiểm soát tuân thủ (KSTT) mới được phép soạn hợp đồng, ở những trường hợp tránh rủi ro mang lại cho công ty thì CBKD phải từchối cấp bảo hiểm cho khách hàng.
2.2.3.2 Một số sai phạm có thểxảy ra kiểm soát quá trình thực hiện hợp đồng và cấp giấy chứng nhận BH xe cơ giới (OTO).
Trong quá trình cấp bảo hiểm do có thểtừthực tế những nguyên nhân chủquan trong nội bộgây ra những rủi ro có tính hệthống, ảnh hưởng đến hiệu quảkinh doanh, hiệu quả quản lý nghiệp vụ, sai lệch về tài chính, gây tranh chấp pháp lý. Một số sai phạm có thểxảy ra trong quá trình khi cấp BH xe cơ giới thu tiền KH tại công ty bảo hiểm PVI Huế(hay còn gọi là quá trình thực hiệnHĐ và cấp GCNBH XCG):
- Trong hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới do cán bộphụtrách soạn HĐdo thời gian hạn chếhay chủquan mà trong quá trình trình kí thiếu chữ kí tắt của cán bộlãnh đạo phòng/BGĐ, chữ kí tắt của KSTT ở phòng QLNV & BT ảnh hưởng đến trách nhiệm rủi ro khi gặp tổn thất.
- Việc Giám đốc ủy quyền cho các trưởng phòng kinh doanh ký hợp đồng bảo hiểm và GCNBH XCG dẫn đến việc kiểm soát hợp đồng bảo hiểm chưa được tuân thủ đầy đủ theo hướng dẫn.
- KSTT nghiệp vụbỏsót thông tin trên hợp đồng dẫn đến không phát hiện lỗi sai mà vẫn kí tắt vào hợp đồngảnh hưởng đến tổn thất sau này.
- Sai sót trong công tác nhập liệu thông tin giấy chứng nhận vào phần mềm Pias: CBKD /cán bộ thống kê của phòng KD phập liệu phần mềm Pias sai thông tin vềtên chủ xe, mã xe, loại xe, giá trị xe, điều khoản bổ sung, thời hạn bảo hiểm, số tiền BH, mã số thuế, thời hạn thanh toán,…ảnh hưởng đến việc kế toán cập nhật doanh thu, xuất hóa đơn GTGT thu tiền khách hàng.
- Trong quá trình cấp bảo hiểm xe do mối quan hệthân thiết giữa khách hàng với cán bộ kinh doanh hoặc là cán bộ khác tại công ty mà việc kiểm soát tuân thủ không
đúng theo quy địnhảnh hưởng đến rủi ro mang lại cho công ty.
- Thông tin khách hàng ghi trên giấy chứng nhận bảo hiểm gốc và liên trắng đính
kèm không trùng khớp, hoặc thông tin khách hàng trên giấy chứng nhận bị thiếu, những sản phẩm trên giấy chứng nhận khách hàng không mua CBKD hay đại lý không gạch chéo bỏdẫn đến việc trục lợi khi KH gặp tổn thất.
- Kếtoán công nợ tạo mã khách hàng bị sai mã sốthuế, địa chỉ, tên, hoặc là thay
đổi mà không cập nhật kịp thời đối với nhóm khách hàng là doanh nghiệp hay thuộc khối nhà nước,… ảnh hưởng đến việc xuất hóa đơn thu tiền khách hàng.
- Đối với những trường hợp xe tái tục trong HĐBH đã không thể hiện rõ thời
gian (giờ) trong thời hạn bảo hiểm dẫn đến việcảnh hưởng đơn bảo hiểm tái tục.
- Việc cấp đổi, lập sửa đổi bổ sung để cấp giấy chứng nhận bảo hiểm mới cho khách hàng mà không thu hồi giấy chứng nhận bảo hiểm cũ của khách hàng.
- Lấy sai số hợp đồng trong sổ hợp đồng ảnh hưởng việc dõi danh mục khách hàng
- Đối với trường hợp cấp bảo hiểm thông qua đại lý với sản phẩm bảo hiểm TNDS bắt buộc mà không bao gồm bảo hiểm tự nguyện, do sơ suất hoặc thiếu kinh nghiệm chuyên môn cao cũng ảnh hưởng đến những rủi ro của công ty. Chẳng hạn
trường hợp xe kinhdoanh/ không kinh doanh nhưng vì đại lí thiếu kinh nghiệm không Trường Đại học Kinh tế Huế
phát hiện được nên khi cấp bảo hiểm đã tính phí sai (theo thông tư 22 mức phí do Bộ tài chính quy định).
- Khách hàng kí thiếu ở phiếu yêu cầu đánh giá dịch vụ bảo hiểm dẫn đến công tác kếtoán chi phí.
- Cập nhật đơn lên phần mềm pias nhưng không báo nợ đơn ở phân hệGiấy báo nợ đơn bảo hiểm gốcảnh hưởng đến việc quản lý công nợcủa kếtoán công nợ.
2.2.3.3 Một số thủ tục kiểm soát quá trình thực hiện hợp đồng và cấp giấy chứng nhận BH xe cơgiới (OTO).
Từviệc phân tích rõ những sai phạm có thểxảy ra trong quá trình thực hiện hợp
đồng và cấp GCNBH XCG (OTO), tránh xảy ra rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị một sốthủtục kiểm soát được thiết kế như sau, nhằm đảm bảo chu trình xét duyệt, giám sát, cập nhật đơn đã cấp bảo hiểm xe cơ giới cho KH được thực hiện đầy
đủ, kịp thời, có hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong hệthống xửlý:
Bảng 2.7: Các thủtục KSNB trong quá khi cấp bảo hiểm xe cơ giới (OTO) thu tiền KH tại công ty Bảo hiểm PVI Huế
STT Thủtục kiểm soát Nội dung thực hiện Mục tiêu kiểm soát 1 Phân chia trách nhiệm
đầy đủ.
+ Tách biệt giữa chức năng kiểm soát tuân thủ và kinh doanh.
+ Đảm bảo công việc kiểm soát tuân thủ các nghiệp vụ hoàn thiện nhanh chóng.
- + Hạn chế khả năng xảy ra gian lận lợi dụng chức vụ mà đem lại cho bản thân nhiều doanh thu không đúng theo quy định của công ty.
- + Bảo vệtài sản của công ty. 2 Kiểm tra tính chính xác
và trùng khớp thông tin giữa các chứng từvà trên phần mềm Pias.
+Sau khi HĐ được phê duyệt thì CBKD sẽsửdụng bản
word quy định tại công ty điền đầy đủ thông tin KH để
in giấy chứng nhận bảo hiểm xe cơ giới cho khách hàng
(đối với những KH yêu cầu thỏa thuận trực tiếp thì cán bộsẽ viết trực tiếp ở 2 liên GCNBH XCG rồi giao trực tiếp cho KH), thông tin trên GCNBH XCG không được xóa bỏ, không được dùng 2 loại mực,… Sau đó cán bộ
sẽ nhập đơn phát sinh lên phần mềm Pias. Thông tin
- + Đảm bảo các chứng từchứng minh cho nghiệp vụdiễn ra đúng theo trình tự.
- + Đảm bảo thông tin trên chứng từ không được sửa, xóa bỏ khi đã cập nhật lên phần mềm.
- + Đảm bảo thời điểm lập hợp đồng bảo hiểm trùng với thời điểm cấp Trường Đại học Kinh tế Huế
nhập, đảm bảo thông tin không bị sai lệch hoặc xóa bỏ ảnh hưởng đến quá trình thanh toán phí BH..
+ Phân biệt thời gian làm HĐ, thời điểm cấp đơn bảo hiểm và thời gian hiệu lực bảo hiểm bắt đầu và thời hạn thanh toán, bắt buộc cán bộ phải nhập chính xác không
được nhầm lẫn các thông tin nói trên, ảnh hưởng đến quá trình xảy ra tổn thất và thanh toán phí BH.
hàng.
3 Phòng QLNV & BT chịu trách nhiệm kiểm tra, soát xét các nội dung
trong HĐBH (có ký tắt
thông qua) trước khi
trưởng phòng kinh doanh kí theoủy quyền.
+ CBKD sau khi soạn HĐ được kí tắt thông qua bởi lãnh đạo phòng sẽchuyển lên phòng QLNV & BT trình kí xét duyệt theo phân cấp phụ trách xét duyệt của từng phòng.
+ Người phụ trách xét duyệt kiểm tra tất cả thông tin, nội dung trên HĐ. Vào phần mềm pvi247 để kiểm tra tỉ
lệ tổn thất phù hợp với mức phí mà CBKD đưa ra hay chưa? Giá trị xe có đủ điều kiện phân cấp để tham gia
các ĐKBS không? Đối với xe tái tục liên tục thì việc cập nhật thời gian trong hợp đồng đã chính xác chưa?,... + Đối với những trường hợp xe nằm ngoài phân cấp phải đảm bảo HĐ trình kí đi kèm với giấy yêu cầu trên
- + Ngăn ngừa những trường hợp
CBKD ghi sai thông tin xe, định giá giá trị xe không đúng theo quy định của công ty (đối với xe tái tục), tính
phí BH sai,… ảnh hưởng đến những tổn thất sau này. - + Đối chiếu việc lấy số HĐ ở sổ HĐBH xe cơ giới với hợp đồng xét duyệt đễxét tính có thật của HĐBH. - Đối với những trường hợp xe nằm ngoài phân cấp thì việc kiểm soát tuân thủxét duyệt là một bằng chứng Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Tất cả những hợp đồng trình kí phải đảm bảo tất cả các trang trong HĐ có đủchữkí tắt của người phụtrách xét duyệt hợp đồng đó. Trường hợp xe không thể cấp giấy chứng nhận bảo hiểm theo hợp đồng thì người phụ
trách xét duyệt có thểtừchối hợp đồng.
+ Sau khi hợp đồng được trình kí xét duyệt phải lấy số
hợp đồng ởsổtheo dõi HĐ bảo hiểm XCG đểthuận tiện trong việc theo dõi phát sinh KH cũng như thống kê hệ
thống KH.
những trường hợp này.
- + Ngăn ngừa những trường hợp do chủ quan, thiếu kiến thức hay mối quan hệ mà xe không năm trong danh
sách hạn chế cấp nhưng vẫn làm
HĐBH.
4 Kiểm tra tính chính xác, hoàn thiện hợp đồng
trước khi giao KH
+CBKD kiểm tra lại hợp đồng đã đảm bảo đầy đủ chữ
kí của lãnh đạo phòng, chữ kí tắt của người phụ trách kiểm soát tuân thủ của phòng QLNV & BT, chữkí của
GĐ/PGĐ (nếu có). Bảng HĐ phải được đóng dấu công ty, thừa lệnh phòng,…
+ HĐ sẽ được soạn thảo 2, 3 bảng (nếu hợp đồng hợp tác làm qua kênh ngân hàng) vàđượcđóng kĩ càng. Mỗi bảng HĐ phải bao gồm đầy đủ: hợp đồng bảo hiểm, phiếu đánh giá và đính kèm quy tắc bảo hiểm quy định
hướng dẫn KH hiểu rõ hơn về bảo hiểm và mỗi lần xảy
- + Hạn chế việc những văn bản đi kèm trong HĐ bị thiếu sót khi giao cho khách hàng.
- +Văn bản hướng dẫn khách hàng khi xảy ra tổn thất tránh xảy ra tranh chấp với khách hàng.
5 Đánh số thự tự liên tục
trước khi sử dụng cho tất cảcácấn chỉ.
+ Ấn chỉ sẽ được giao cho từng phòng kinh doanh và chia nhỏra cho từng cán bộphụtrách. Trên mỗi cuốn án chỉ sẽcó 10 liên (5 liên chính và 5 liên trắng) được đánh
số thứ tự seri liên tục trước khi sử dụng. Ấn chỉ do mỗi phòng đăng kí và chịu sự quản lý bởi Phòng kế toán tổng hợp.
+ Đối với nhữngấn chỉ sửdụng hỏng hoặc mất phải làm tờ trình báo hỏng và mất để phòng kế toán thuận tiện trong công tác quản lý.
- + Tránh mất cấp, hư hỏng ấn chỉ đồng thời đảm bảo trong công tác quản lý.
6 Kiểm soát pháp lý các
mẫu biểu, hợp đồng.
+ Soạn thảo theo mẫu biểu quy định của công ty BH
PVI Huế, nếu hợp đồng có khác biệt so với mẫu biểu
(theo yêu cầu của khách hàng) thì tham khảo ý kiến
pháp chế về tính chất pháp lý của hợp đồng, trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Điền đầy đủ, chính xác các thông tin pháp lý của các
bên ký kết hợp đồng.
- + Đảm bảo tính chính xác của các thông tin được khai báo trên mẫu
biểu, hợp đồng.
- + Đảm bảo các thương lượng giữa KH và CBKD được thỏa thuận rõ ở
hợp đồng.
- + Hạn chế rủi ro khi có tranh chấp
xảy ra.
7 Ủy quyền và xét duyệt: nhà quản lý (Giám đốc)
+ Giám đốc sẽphân quyền cho Phó giám đốc trong việc kí duyệt các HĐ bảo hiểm trên phân cấp đối với một số
- + Đảm bảo tính kịp thời việc trình kí
hoàn thành HĐ, giảm bớt thời gian Trường Đại học Kinh tế Huế
dưới xét duyệt thông qua việc ban hành chính sách.
+ Giám đốc sẽ ủy quyền cho Phó giám đốc trong việc kí duyệt các HĐ bảo hiểm trên phân cấp khi Giám đốc đi
công tác.
trách nhiệm của các cấp thừa hành.
8 Kiểm tra độc lập việc thực hiện giữa các cán bộ
kinh doanh với bộ phận kiểm soát nghiệp vụ & bồi thường.
+ HĐ sau khi được soạn bởi CBKD sẽ được trình kí và xét duyệt độc lập ở phòng QLNV & BT bởi các kiểm soát tuân thủ được phân cấp xét duyệt HĐ. HĐ được duyệt là HĐ phải đảm bảo đầy đủ các trang của HĐ có đầy đủchữkí tắt của CB phụtrách xét duyệt.
+ Trường hợp HĐ do các CBKD soạn sai hay thiếu sót thông tin sẽ được các kiểm soát tuân thủ tìm thấy và khoanh vùng trả về chỉnh sửa phù hợp. Có thể sẽ có những trường hợp HĐ sẽ được trả về không được xét duyệt do xe nằm trong danh sách hạn chế không khai thác, khách hàng thuộc đối tượng không chịu hợp tác ở
những lần tổn thất,…
- + Nhầm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật đảm bảo tính công bằng, kỷ
luật trong từng nghiệp vụ. Từ đó, tìm
được những sai sót trong việc thực hiện của cán bộkinh doanh.
- + Tuân thủ thực hiện đúng quy trình nghiệp vụcủa đơn vị.
9 Các đơn bảo hiểm phải cập nhật lên phần mềm Pias sau khi cấp GCNBH
+ Đối với tất cả các đơn bảo hiểm xe cơ giới phải nhập
và được xét duyệt ở trạng thải 02 (đã duyệt) trên phần mềm Pias.
- + Đảm bảo tính kịp thời trong những trường hợp xảy ra tổn thất.
- + Ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ
được xét duyệt ở trạng
thái 02 (đã duyệt), báo nợ đơn.
bảo hiểm vào phân hệGiấy báo nợ đơn bảo hiểm gốc để
báo nợ đơn ghi nhận phát sinh doanh thu đơn bảo hiểm
để kế toán theo dõi thời hạn, tình hình thanh toán phí BH của khách hàng.
10 Kiểm soát đối tượng sử
dụng
+ Các CBKD sẽ được cung cấp một tài khoản và
password để vào phần mềm Pias hay phần mềm giám
định để lập hồ sơ, nhập đơn, xem và kiểm tra thông tin
đơn, kiểm tra thông tin xe, có thể sửa đơn khi đơn ở
trạng thái 01 (chưa duyệt) tại giới hạn phòng kinh doanh của mình.
+ Các cán bộ ởPhòng QLNV & BT được phép truy cập tất cả các đơn BH ở tất cảcác phòng kinh doanh và mỗi
người sẽ được quy định giới hạn công việc xóa, sửa đơn ở trạng thái 02 (đã duyệt) theo từng phòng kinh doanh và từng mảng công việc theo sự phân công trách nhiệm