6. Tính mới của đề tài
2.2.4 Kiểm soát sau quá trình cấp bảo hiểm xe cơ giới(OTO) thu tiền KH tại công ty
công ty Bảo hiểm PVI Huế.
Sơ đồ2.6: Chu trình kiểm soát sau quá trình cấp BH xe cơ giới (OTO) thu tiền KH.
2.2.4.1 Một số quy định trong kiểm soát sau quá trình cấp bảo hiểm xe cơ giới (OTO) thu tiền khách hàng tại công ty Bảo hiểm PVI Huế.
- Khách hàng thanh toán phí BH đúng thời hạn theo thời hạn thanh toán đã được nếu rõ trong hợp đồng, đối với trường hợp khách hàng nợ quá hạn thanh toán thì phải kí cam kết thanh toán nợvới công ty.
- Đối với bảo hiểm TNDS bắt buộc xe cơ giới sẽ có thời hạn thanh toán khi thời hạn hiệu lực bắt đầu, còn đối với bảo hiểm tự nguyện xe cơ giới sẽcó thời hạn thanh toán dựa vào đối tượng khách hàng là cá nhân khách hàng lẻhay nhóm DN/ tổ chức: khách hàng lẻcó thời hạn thanh toán phí bảo hiểm tối đalà 5 ngày kểtừngày hiệu lực bắt đầu, cònđối với khách hàng là nhóm DN hoặc là cơ quan khối nhà nước thời hạn thanh toán phí BH tối đa là 30 ngày kể từ ngày hiệu lực bắt đầu (phụ thuộc vào sự thương lượng của các bên tham gia).
- Toàn bộ số tiền phí BH mà KH thanh toán đều thanh toán qua phương thức chuyển khoản vào tài khoản của công ty.
- Cán bộ thống kê phòng KD phải nộp phát sinh cho kế toán hoặc đơn đã được cập nhật duyệt trên phần mềm đểkếtoán mới hóa đơn hóa đơn GTGTthu tiền KH.
Khách hàng Cán bộkinh doanh Kếtoán
Bộphận giám định Kiểm tra giữ
HĐ được kí từ
KH (1 bản),
scan sao lưu dữ
liện Nộp phát sinh, yêu cầu kếtoán xuất HĐ GTGT Kiểm tra tính chính xác, xuất hóa đơn GTGT, ghi nhận doanh thu, ghi nhận KPT Gửi hóa đơn/
biên lai thu phí thu tiền KH
Giám định, kiểm tra tình trạng tổn thất xe khi KH gặp
sựcố
- Kếtoán ghi nhận khoản phải thu khách hàng khi khách hàng thanh toán phí BH, hằng ngày cập nhật lên viber các khoản thực thu từ KH đểCBKD theo dõi KH của mình
đã thanhtoán phí hay chưatheo thời hạn thanh toán phí bảo hiểm đã thỏa thuậnở HĐ? - Sau khi nghiệp vụ được ghi nhận vào phần mềm cập nhật lên sổ chi tiết tài khoản 131112, sổcái tài khoản 131112.
- Định kì hằng tháng, quý, năm thì lãnh đạo phòng QLNV & BT gửi báo cáo cho tổng công ty Bảo hiểm PVI để báo cáo công tác kiểm soát tuân thủtại đơn vị.
2.2.4.2 Một sốsai phạm có thểxảy trong kiểm soát sau quá trình cấp bảo hiểm
xe cơ giới (OTO) thu tiền khách hàng tại công ty BH PVI Huế.
- Các chứng từ, HĐ thu về từ khách hàng không được Scan đính kèm đầy đủ trên phần mềm.
- Thiếu bằng chứng việc thu phí bảo hiểm từ khách hàng của CBKD: Việc thu
phí BH, đặc biệt là BH XCG, nhưng không có biên lai thu phí tại thời điểm thu tiền trực tiếp từ khách hàng hoặc có sử dụng nhưng không đưa khách hàng ký hoặc giả
mạo chữkí khách hàng.
Trong giaiđoạn lập hóa đơn:
- Lập hóa đơn GTGT sai thông tin về tên khách hàng, địa chỉ, giá trị, mã số
thuế,…
- Cấp GCN BH thu tiền khách hàng đã xuất hóa đơn GTGT điện tử rồi nhưng
vẫn xuất thêm hóa đơn giấy.
Trong giai đoạn ghi chép doanh thu và theo dõi nợphải thu khách hàng:
- Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán, sai sốtiền. - Khoản tiền thanh toán của khách hàng bịchiếm đoạt.
- Không lập hoặc lập dựphòng phải thu khó đòi khôngđúng.
- Quản lý nợphải thu khách hàng kém, thu hồi nợchậm trễ.
- Tất cả các khoản thu được từ KH đều được chuyển khoản vào tài khoản của công ty nên khi các khoản thực thu chuyển vào mà không ghi rõ nội dung sẽ dễ nhầm lần cho công tác ghi nhận và quản lý doanh thu và nợphải thu.
Trong giai đoạn xảy ra tổn thất (nếu có): Khách hàng không làm theo hướng dẫn, phối hợp với CBKD, bộphận giám định, trục lợi khi xảy ra rủi ro tổn thất.
2.2.4.3 Một sốthủtục trong kiểm soát sau quá trình cấp bảo hiểm xe cơ giới(OTO) thu tiền khách hàng tại công ty BH PVI Huế.
Từviệc phân tích những sai phạm có thểxảy raở giai đoạn này, nhằm ngăn ngừa các rủi ro, gian lận, thất thoát tài sản, một sốthủtục kiểm soát đãđược thiết kế ở giai đoạn này:
Bảng 2.8: Các thủtục KSNB sau quá trình cấp bảo hiểm xe cơ giới (OTO) thu tiền KH tại công ty Bảo hiểm PVI Huế
STT Thủtục kiểm soát Nội dung thực hiện Mục tiêu kiểm soát 1 Đánh số thứ tự liên tục trước
khi sử dụng cho tất cả hóa đơn
GTGT, biên lai thu phí. Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh
sốtham chiếu đểcó thểkiểm tra khi cần thiết.
+ Hóa đơn GTGT, biên lai thu phí đều được đánh số
thự tự liên tục trước khi sử dụng và phòng kế toán chịu trách nhiệm quy định việc cấp phát, thu hồi.
- + Kiểm soát tốt trong công tác quản lý hóa đơn tránh trường hợp mất, hỏng,…
- + Đảm bảo tính chính xác của các biểu mãu hóa đơn đã được
công ty đăng kí.
2 Các hóa đơn GTGT trước khi xuất ra phải được đối chiếu với các chứng từ đi kèm nộp phát sinh nghiệp vụ đó.
+ Cán bộ thống kê phòng có nhiệm vụ nhận đầy đủ
các chứng từ phát sinh từ cán bộ kinh doanh nộp phòng kế toán, kế toán kiểm tra tính chính xác các chứng từ xuất hóa đơn GTGT giấy/ điện tử theo yêu cầu của khách hàng.
+ Kếtoán phải đảm bảo nội dung trên chứng từvà hóa
đơn phải trùng khớp nhau về thông tin tên khách
- + Hạn chế những sai sót chỉnh sửa trong quá trình xuất hóa đơn
thu tiền khách hàng, ảnh hưởng
đến khách hàng và cảcông ty. Trường Đại học Kinh tế Huế
hàng, địa chỉ, mã số thuế, số tiền,… và đặc biệt là nghiệp vụ đi kèm bởi lẽ mỗi thông tin trên hóa đơn
khi xuất ra đềuảnh hưởng đến thuế của các bên tham gia.
3 Phân chia trách nhiệm hợp lý. + Tách biệt giữa bộphận ghi nhận các khoản thực thu và bộphận kinh doanh.
- Tránh xảy ra gian lận, tổn thất tài sản cảcông ty.
4 Định kì, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu, thực thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu từ thống kê phòng kinh doanh, số liệu kế toán kết hợp với các chứng từ liên quan, số liệu trên phần mềm.
+ Định kì mỗi ngày cán bộ thống kê phòng có nhiệm vụtập hợp các chứng từnghiệp vụ phát sinh lên bảng kê nộp phát sinh doanh thu mà khách hàng đã thanh toán lên phòng kế toán. Sau đó, kếtoán doanh thu sẽ
kiểm tra đối chiếu tính chính xác giữa các chứng từ, kiểm tra thông tin, số liệu chính xác trên phần mềm
Pias đểlập báo cáo doanh thu hằng tháng, quý năm. + Đối với những nghiệp vụ có điều chỉnh thì phải có giấy chứng nhận sửa đổi bổ sung đểcập nhật kịp thời, chính xác những thay đổi trong doanh thu.
- + Nhầm phát hiện sự chênh lệch vềsốliệu do bán hàng mà không ghi nhận phát sinh vào báo cáo hoặc là do có sự thay đổi mà không cập nhật sửa đổi bổsung. - + Đảm bảo tính chính xác trên
mỗi báo cáo.
5 Kếtoán công nợ đối chiếu công nợ thường xuyên với khách
+ Đối với những đơn phát sinh doanh thu phải vào phân hệ giấy báo nợ đơn bảo hiểm gốc ở phần mềm
- Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhầm đảm bảo kế toán Trường Đại học Kinh tế Huế
hàng, lập danh sách KH nợ theo dõi nợ đến hạn của KH.
Pias báo nợ thì kế toán công nợ mới cập nhật khoản phải thu của khách hàng cùng với thời hạn thanh toán mà khách hàng phải thanh toán. Từ đó, kế toán công nợ sẽ đối chiếu với kế toán doanh thu những đơn đã
phát sinh doanh thu khách hàng đã thanh toán rồi và những đơn khách hàng chưa thanh toán, lập danh sách theo dõi nợ đến hạn để thông báo cho các CBKD biết
đểthông báo cho khách hàng thanh toán .
+ Kếtoán công nợ có trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu của khách hàng với kì thu phí BH là nhiiều kì, thông báo với CBKD đến hạn thanh toán của KH.
+ Thường xuyên theo dõi, lập báo cáo chi tiết công nợ
quá hạn của KH gửi cho từng CBKD phụtrách khách hàng đểcó biện pháp xửlý kịp thời. phảnảnh kịp thời những thay đổi vềnợ phải thu, khắc phục sai sót và ngăn ngừa gian lận. 6 Cập nhật tỉ lệtổn thất vào hồ sơ khách hàng đã được lưu và lưu
hồ sơ chứng từ mỗi lần xảy ra
+ CBKD sẽliên hệvới bộphận giám định mỗi lần xảy ra rủi ro tổn thất đến hiện trường giám định và hướng dẫn khách hàng làm theo quy định của công ty.
- + Hạn chếtối đa khách hàng trục lợi cá nhân, gây tổn thất tài sản công ty.
rủi ro tổn thất. + Đối với mỗi lần tổn thất bộ phận giám định sẽchụp ảnh lại hình ảnh, cập nhật tình hình, chi phí tổn thất ướt tổn thất lên phần mềm. + Lưu dữ liệu, chứng từ hồ sơ khách hàng xảy ra tổn thất. - +Sao lưu dữliệu chặt chẽ.
7 Kiểm soát đối tượng sửdụng + Đối với các CBKD chỉ được sử dụng tài khoản của mình để vào phân hệ nghiệp vụ kế toán tài chính để
xem tính chính xác của hóa đơn, in hóa đơn điện tử.
Không được phép xóa, hủy hóa đơn GTGT đã được cập nhật.
+ Mỗi kếtoán ứng với mỗi chức năng sẽ có tài khoản
được phép truy cập vào phần mềm để thực hiện chức
năng kếtoán của mình.
+ Các đối tượng bên ngoài không có tài khoản không thểtruy cập vào phần mềm
- + Tránh đối tượng bên ngoài truy cập vào hệthống.
- + Truy cập giới hạn làm việc của mỗi người tránh mất cấp dữliệu.
8 Ban hành chính sách lập dự
phòng phải thu khó đòi
+ Những nhóm khách hàng khác nhau sẽ có thời hạn
thanh toán khác nhau và đã được cập nhật vào phần mềm sau khi cấp GCNBH XCG cho khách hàng, có nhiều trường hợp rủi ro xảy xa khi CBKD đã cấp BH
- + Nhằm phát hiện kịp thời những biến động thất thường trong quá trình theo dõi nợ phải thu
cho khách hàng nhưng khách hàng gặp sựcốvềthanh toán không có khả năng thanh toán đúng thời hạn, do
đó ban giám đốc phối hợp để có chính sách dựphòng phải thu khó đòi phù hợp để tránh mất KH (bởi lẽ trường hợp KH không thanh toán đùng thời hạn, quá hạn thanh toán nhưng không nằm trong chính sách nợ
của công ty thì GCNBH sẽ được thu hồi và hủy bỏ
hiệu lực thẻ).
+ Việc lập dự phòng phải thu khó đòi phải tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độkếtoán hiện hành.
9 Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng TKNH, thẻ tín dụng, máy tính tiền tự động
+ Đối với khách hàng lẻ (khách hàng là cá nhân):
nhóm khách hàng này khi được cấp GCNBH XCG thời hạn thanh toán phí bảo hiểm tối đalà 5 ngày kểtừ
ngày hiệu lực bắt đầu. Thông thường CBKD sẽ giao dịch với khách hàng thông qua biên lai thu phí BH, khách hàng có thểthanh toán bằng cách chuyển thẳng trực tiếp phí BH vào tài khoản của công ty. Hoặc thanh toán bằng tiền mặt rồi CBKD sẽ chuyển khoản/ thanh toán bằng MPOS vào tài khoản công ty.
- Hạn chế thất thoát tài sản của công ty.
- Hạn chếgian lận xảy ra.
+ Đối với nhóm khách hàng là nhóm khối nhà nước, doanh nghiệp, nhóm kinh doanh cá thể,... thời hạn thanh toán phí bảo hiểm tối đa là 30 ngày kể từ ngày hiệu lực bắt đầu. Phí BH của nhóm khách hàng này sẽ được thanh toán trực tiếp vào TK của công ty vì mỗi doanh nghiệp,cơ quan ... đãđược tạo mã khách hàng nên sẽdễnhận biết rõ hơn so với nhóm khách hàng cá
nhân đều nằm trong nhóm khách hàng lẻ.
2.2.4.4 Ví dụminh họa
Sau khi HĐ Hoàng Minh Lâm được kí kết đầy đủ giữa các bên, CBKD thu về1 bản Scan và đính kèm đầy đủ GCNBH XCG liên trắng, HĐ, phiếu đánh giá yêu cầu dịch vụ vào phần mềm Pias, mọi thủtục hoàn thành nộp phát sinh phòng kếtoán tổng hợp. Tại đây kế toán doanh thu ghi nhận phát sinh doanh thu đồng thời kế toán công nợ sẽ theo dõi và xuất hóa đơn GTGT theo yêu cầu và theo dõi khoản phải thu thanh toán của khách hàng. Ở đây trường hợp xảy ra tại ngày 12/02/2020 KH đã thanh toán phí bảo hiểmtrước thời hạn thanh toán phí bảo hiểm ngay sau khi CBKD kí kết HĐ và
cấp GCNBH thông qua biên nhận thu phí từCBKD, sau đó CBKD đã chuyển tiền vào tài khoản của công ty theo đúng quy định. Theo đó, kế toán công nợ vẫn phải xuất hóa
đơn GTGT theo đúng quy định tại công ty trong trong thời hạn thanh toán phí BH đã
được thể hiện rõ trên phần mềm mặc dù KH đã thanh toán tiền qua biên nhận thu phí
(Phụlục 6).
Đối với trường hợp KH là DNTN xây dựng Mạnh Thanh Quang là khách hàng thuộc nhóm DN do đó thời hạn thanh toán phí BH tối đa là 30 ngày, nhưng do thương lượng với khách hàng trong hợp đồng 2 bên chỉ thỏa thuận thời hạn thanh toán tối đa là 5 ngày. Tương tụ như trường hợp KH Hoàng Minh Lâm, mọi thủtục hoàn thiện đầy
đủ, ngày 06/02/2020 kế toán công nợ xuất hóa đơn GTGT để CBKD chuyển cho phía
khách hàng.(Phụlục 13).
Sau khi nghiệp vụ được ghi nhận vào phần mềm, phí bảo hiểm được thanh toán thì nó sẽtự động cập nhật lên sổchi tiết tài khoản 131112: phải thu phí bảo hiểm gốc tại đơn vịvà sổcái tài khoản 131112, kếtoán công nợtheo dõi và làm việc.
Biểu 2.9: Trích sổchi tiết tài khoản 131112 tháng 2/2020
TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM PVI
CÔNG TY BẢO HIỂM PVI HUẾ
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày: 01/02/2020 Đến ngày: 29/02/2020
Danh mục tài khoản: 131112- phải thu phí bảo hiểm gốc tại đơn vị
Danh mục khách hàng: Tất cả
Danh mục sản phẩm: Bảo hiểm xe ô tô;
Đơn vị tính: VND CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐỐIỨNG SỐPHÁT SINH SỐ DƯ MÃ ĐƠN VỊ MÃ SỐ NGÀY NỢ CÓ NỢ CÓ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số dư đầu kỳ 355 831 874 … … … … … … … … …
MPOS 000221 04/02/2020 MPOS 172213/Auto 336100 480 700 326 970 274 26
MPOS 000221 04/02/2020 MPOS 172213/Auto 336100 8 333 000 318 637 274 26
... ... … … … … … … …
HDTP 0003329 06/02/2020
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
XÂY DỰNG MẠNH THANH
QUANG…
51111 7 575 455 305 361 329 26
HDTP 0003329 06/02/2020
DOANH NGHIỆP TƯNHÂN XÂY DỰNG MẠNH THANH
QUANG…
51111 50 000 305 341 329 26
HDTP 0003329 06/02/2020
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
XÂY DỰNG MẠNH THANH
QUANG…
51111 437 000 305 848 329 26
HDTP 0003329 06/02/2020
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
XÂY DỰNG MẠNH THANH
QUANG…
333111 757 545 306 605 874 26
HDTP 0003329 06/02/2020
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
XÂY DỰNG MẠNH THANH QUANG… 333111 43 700 306 649 574 26 … … … … … … … … … NH1 TTE030 12/02/2020 Nộp phí bảo hiểm