5. Kết cấu của luận văn
3.3. Thực trạng chất lượng công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng cấp ủy
3.3.7. Công tác Văn thư – lưu trữ
Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác thông tin tổng hợp, truyền, nhận và xử lý thông tin qua mạng thông tin diện rộng đảm bảo thông suốt, kịp thời; đảm bảo thống nhất việc tiếp nhận văn bản đến, phát hành văn bản đi, quy trình xử lý chuyển nhận văn bản được quy định rõ, đảm bảo kịp thời, chính xác, bí mật tài liệu; chuẩn bị các văn bản, in ấn tài liệu phục vụ chu đáo cho các hội nghị triển khai quán triệt học tập các chỉ thị, nghị quyết, sơ kết, tổng kết của cấp ủy Đảng.
Quản lý tốt các văn bản đi, đến của Huyện ủy và Văn phịng cấp ủy và chính quyền; in ấn và phát hành văn bản kịp thời, khơng để xảy ra sai sót. Lập đầy đủ các hồ sơ hội nghị; quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định; duy trì thực hiện tốt quy trình xử lý văn bản khép kín trên mạng máy tính. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, điều hành và quản lý phần mềm tác nghiệp của huyện đảm bảo hệ thống chuyển, nhận văn bản chỉ đạo của lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND huyện đến các cơ quan chuyên môn, các xã, thị trấn được kịp thời, nhanh, hiệu quả, tiết kiệm.
Công tác Văn thư là một trong những nội dung vô cùng quan trọng, luôn được nhà nước quan tâm, cụ thể là những Văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước hướng dẫn về công tác văn thư như: Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế Văn thư – Lưu trữ các cơ quan, tổ chức; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 01/07/2016 về quản lý và sử dụng con dấu... Nhằm cụ thể hóa các văn bản của nhà nước, huyện Văn Yên đã triển khai các văn bản của Nhà nước đến các đơn vị trực thuộc đảm bảo nguyên tắc: không trái với quy định của Nhà nước, tính đồng bộ, thống nhất trong tồn huyện, Văn phịng đã tham mưu với lãnh đạo Huyện ủy, HĐND, UBND huyện ban hành các Văn bản về Văn thư – Lưu trữ. Cụ thể,
- Quyết định số 2316/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2018 của Chủ tịch UBND huyện về việc ban hành Quy định soạn thảo văn bản quản lý của HĐND, UBND huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái.
- Quyết định số 2305/QĐ-UBND ngày 14 tháng 11 năm 2018 của Chủ tịch UBND huyện về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của HĐND, UBND huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái.
Để công tác văn thư được hoạt động thống nhất, xuyên suốt, cần phải tổ chức đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức có chuyên môn, phù hợp với các nội dung công việc. Hiện tại bộ phận Văn thư – lưu trữ khơng có biến
động về mặt nhân sự so với năm 2018, số lượng nhân sự đảm bảo phục vụ cho công tác văn thư là 02 cán bộ chuyên trách. Các cán bộ được phân công trách nhiệm, công việc cụ thể, có thể là thực hiện theo cá nhân hoặc phối hợp thực hiện. Các công việc được phân công là các hoạt động nghiệp vụ như: quản lý, giải quyết văn bản đi, đến cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; soạn thảo văn bản...
Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư những năm gần đây đã được Văn phòng xây dựng và tham mưu nhiều kế hoạch, được lãnh đạo Huyện ủy, HĐND, UBND huyện đánh giá cáo. Đối với quản lý Văn bản đi, bên cạnh hình thức quản lý Văn bản truyền thống bằng sổ sách, VP đã tham mưu cho lãnh đạo trong việc áp dụng hệ thống quản lý Văn bản đi đến bằng phần mềm. Tính đến năm 2019 là năm thứ năm Văn phịng chính thức đưa vào khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Văn bản và điều hành tác nghiệp trên môi trường Internet, tạo bước chuyển biến căn bản về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện.
Việc chuẩn hóa cơng tác xử lý văn bản đến, văn bản đi thông qua phần mềm điện tử đã góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí cơ bản đã khắc phục được hiện tượng chậm, muộn hay thất lạc văn bản. Mặc dù còn nhiều hạn chế cần tiếp tục được nghiên cứu, khắc phục nhưng việc sử dụng các phần mềm tin học trong công tác quản trị đang trở thành một xu thế tất yếu để hướng tới mục tiêu xây dựng Chính quyền điện tử. Theo số liệu thống kê, Trong 10 tháng đầu năm 2019, Văn phòng đã xử lý, giải quyết kịp thời 2.709 văn bản đến các loại, phát hành 2.486 văn bản đi. Văn thư cũng đã thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kiểm tra, rà soát, yêu cầu các đơn vị, cá nhân phải tuân thủ nghiêm quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Hình 3.2. Giao diện hệ thống quản lý vb đến
Căn cứ vào nội dung văn bản đến, Chánh Văn phòng phân loại, chuyển tiếp cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết theo thẩm quyền. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo đúng quy định.
Văn phịng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên có trách nhiệm chỉ đạo, xử lý, kiểm tra các đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo lãnh đạo Huyện ủy,
HĐND, UBND huyện về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan. Chánh văn phịng có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận văn bản, nhắc nhở các đơn vị, các nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn. Văn thư cơ quan lập sổ theo dõi giải quyết những văn bản của các nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải quyết.
Việc sử dụng và quản lý con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế Văn thư – lưu trữ của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Văn Yên.
- Quản lý con dấu: Dấu của đơn vị,cơ quan được giao cho 01 cán bộ văn thư chuyên trách quản lý và sử dụng. Người được giao quản lý, sử dụng con dấu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị mình. Con dấu phải được quản lý, sử dụng tại phòng là việc. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc quản lý sử dụng con dấu. Con dấu phải được đảm bảo an toàn trong và ngoài giờ làm việc. Cán bộ văn thư không được phép giao con dấu cho người khác trừ khi được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng không sử dụng được, người được giao quản lý, sử dụng con dấu phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm báo cáo với cơng an nơi xảy ra sự việc để lập biên bản.
- Sử dụng con dấu: Công chức văn thư được giao cho sử dụng và bảo quản con dấu, phải tự tay đóng dấu vào các văn bản. Chỉ đóng dấu vào các văn bản đứng thể thức và kỹ thuật trình bày và đóng khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại Văn phịng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, con dấu của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện, con dấu của
Văn phòng được bảo quản và sử dụng hợp pháp và hợp lý. Con dấu được bảo quản cẩn thận trong ngăn tủ có khóa, hết giờ sẽ được bảo quản bằng két sắt.
Cơng tác Văn thư những năm gần đây có những bước chuyển rõ nét về chất lượng, điều này góp phần khơng nhỏ vào nâng cao hiệu quả cơng tác Văn phịng. Do đó, lãnh đạo Huyện ủy, HĐND, UBND huyện, lãnh đạo Văn phịng cần có sự quan tâm, đầu tư hơn đến cơng tác này.
Kho lưu trữ tài liệu của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Văn n có diện tích khoảng 100m2 được chia thành 2 phòng, thuộc tầng 3 của của dãy nhà B thuộc khuôn viên UBND huyện. Phòng lưu trữ được bố trí cạnh cầu thang thốt nạn, đây là điều kiện thuận lợi khi có sự cố xảy ra. Trang thiết bị để phục vụ công tác bảo quản tài liệu được trang bị đầy đủ, bao gồm :
- Giá kệ, cặp, hộp tài liệu
- Tủ chống ẩm, máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hịa nhiệt độ - Hệ thống báo động và bình chữa cháy
- Két sắt để chứa tài liệu mật
- Tủ kính để bảo quản và trưng bày tài liệu ảnh
Hiện nay, Kho Lưu trữ của VP đang bảo quản hơn 500m giá hồ sơ, tài liệu. 2630 bức ảnh (trong đó 1740 bức ảnh đã được phân loại, sắp xếp), 158 băng ghi âm và 76 âm ghi hình về các hoạt động của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện. Đây là kho tài liệu quý để phục vụ cho công tác quản lý.
Với chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được giao bước đầu đã quản lý chặt chẽ, thống nhất tồn bộ hồ sơ tài liệu hiện có trong kho lưu trữ vào cơ sở dữ liệu nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của lãnh đạo Huyện ủy, HĐND, UBND huyện, các đơn vị chức năng khi có nhu cầu nghiên cứu tài liệu một cách nhanh nhất và hiệu quả, từng bước cập nhật những tài liệu hiện có một cách chính xác các hồ sơ đã chỉnh lý hoàn chỉnh của kho lưu trữ trên cơ sở sử dụng phần mềm tin học vào xây dựng cơ sở dữ liệu. Đồng thời bảo mật và bảo quản an toàn các hồ sơ, tài liệu sau khi đã được cập nhật, đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác đa dạng theo từng phơng, từng khố cũng như trong toàn
kho lưu trữ, theo từng tài liệu, từng nội dung cụ thể, theo cụm vấn đề một cách đầy đủ, khoa học, nhanh chóng, chính xác.
- Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ chỉnh lý tài liệu của các phòng, ban thuộc UBND huyện được đưa vào kho lưu trữ và đã được tiến hành và thường xuyên theo định kì mỗi năm một lần.
- Cơng tác chỉnh lý những tài liệu cịn tồn đọng của khoá trước đã bước đầu được cán bộ lưu trữ tiến hành khảo sát tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị của tài liệu để loại ra khỏi phông những tài liệu không thuộc phông hoặc những tài liệu hết giá trị.
- Công tác phục vụ cho khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: Đã dần đi vào nề nếp, đúng nguyên tắc. Tài liệu lưu trữ được quản lý ở trong kho lưu trữ và phục vụ có hiệu quả cho việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của các đơn vị chức năng.
Trên cơ sở phát huy những kết quả đạt được trong năm 2018, công tác lưu trữ của UBND huyện Văn Yên trong năm 2019 có những chuyển biến tích cực. Ý thức, trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đúng hạn. Tính đến tháng 10 năm 2019, Lưu trữ Văn phòng đã thu về được 50 mét giá hồ sơ, nâng tổng số hồ sơ, tài liệu đang bảo quản lên 554 mét giá hồ sơ, tài liệu. Tất cả tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, tuân thủ đúng quy trình bảo quản, giữ gìn an tồn tài liệu. Văn phịng cũng đã phục vụ đưa ra khai thác 1871 hồ sơ, tài liệu đáp ứng nhu cầu đa dạng của các đơn vị, tổ chức và cá nhân. Để công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao, Văn phịng đã và đang từng bước số hóa tài liệu lưu trữ, phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ theo hướng phù hợp với đặc thù của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Văn Yên.
Công tác lưu trữ đã đi vào nề nếp và phục vụ hiệu quả cho việc tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công việc. Mặc dù vậy, công tác lưu trữ của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Văn Yên vẫn còn nhiều bất cập, cụ thể, khối
lượng tài liệu chuyển về kho ngày càng nhiều, trong khi đó diện tích kho không đủ. Xét về nguyên tắc, tài liệu khơng được xếp lên nóc giá, tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại kho lưu trữ cho thấy, hầu hết trên các giá, tài liệu đều xếp lên trên cả nóc tủ, điều này gây ra nhiều khó khăn cho công tác khai thác, sử dụng hiệu quả.
3.3.8. Cơng tác phục vụ hoạt động cấp ủy, chính quyền
Văn phòng đã chuẩn bị tốt điều kiện, nội dung, chương trình và các điều kiện cần thiết phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo hàng ngày của Thường trực, Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực HĐND, UBND huyện. Tham mưu xây dựng chương trình, chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan chuẩn bị chu đáo các điều kiện cần thiết để đón, làm việc với lãnh đạo Đảng, Nhà nước, lãnh đạo tỉnh tại địa phương.
Tham mưu giúp cấp ủy, chính quyền chuẩn bị tốt chương trình, nội dung và phục vụ chu đáo các hội nghị của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các cuộc họp của Thường trực cấp ủy, HĐND, UBND huyện và các chuyến thăm, làm việc của đồng chí lãnh đạo cấp ủy, chính quyền huyện với các địa phương, cơ quan, đơn vị; tham mưu cho cấp ủy, chính quyền đổi mới cách tổ chức hội nghị, đổi mới cách ra nghị quyết, chỉ thị và việc quán triệt, tổ chức thực hiện nghị quyết, chỉ thị của cấp ủy, chính quyền, góp phần đổi mới phương thức lãnh đạo của Ðảng, nâng cao năng lực quản lý, điều hành của Nhà nước.
Tiến hành khảo sát bằng phiếu đánh giá ý kiến của các đồng chí lãnh đạo huyện, lãnh đạo, chun viên các Phịng, Ban chun mơn về chất lượng công tác phục vụ của Văn phịng cấp ủy và chính quyền huyện Văn n, tỉnh Yên Bái với tổng số lượt được hỏi và trả lời là 35 người. Kết quả cụ thể kế quả cho thấy, có 23 % ý kiến đánh giá về chất lượng tham mưu của Văn phòng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên rất tốt; 62,8 % ý kiến đánh giá về chất lượng tham mưu của Văn phịng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên là tốt; 11,4 % ý kiến còn phân vân và 2,8% ý kiến đánh giá là không tốt.
0 10 20 30 40 50 60 70
Không tốt Phân vân Tốt Rất tốt
Biểu đồ 3.3: Chất lượng phục vụ của Văn phịng cấp ủy và chính quyền huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái.
Bên cạnh những kết quả tích cực, trong cơng tác phục vụ vẫn cịn một số hạn chế đó là: (i) Cịn có lúc, có việc cơng tác phục vụ cịn chưa chu đáo; (ii) Còn chưa đổi mới, sáng tạo về cách phục vụ; (iii) Việc quán xuyến của lãnh đạo Văn phịng cịn có lúc, có thời điểm chưa được bao quát, đầy đủ.
3.3.9. Hoạt động của Bộ phận hành chính cơng
Năm 2018, thực hiện Quyết định số 1171/QĐ-UBND, ngày 29/6/2018 của UBND tỉnh Yên Bái về việc phê duyệt Đề án thành lập Bộ phận phục vụ hành chính cơng cấp huyện, cấp xã. Ủy ban nhân dân huyện Văn Yên đã ban hành Quyết định số 2255/QĐ-UBND, ngày 10/10/2018 về việc thành lập bộ phận phục vụ hành chính cơng huyện Văn n, bắt đầu đi vào hoạt động từ 01/4/2019.
Việc thành lập Bộ phận Phục vụ HCC cấp huyện, cấp xã của huyện Văn Yên trên cơ sở hiện trạng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện, cấp xã đồng bộ, liên thơng với cấp tỉnh có ý nghĩa vơ cùng quan trọng: Đảm bảo hầu hết các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện kể cả của các cơ quan, đơn vị ngành dọc đóng tại địa phương (Cơng an, thuế, Bảo hiểm xã hội,v.v…) và các TTHC của cấp xã được đưa vào thực hiện tại Bộ phận
phục vụ HCC. Bộ phận sẽ trở thành đầu mối tập trung để thực hiện việc tiếp