hàng thương mại Việt Nam
2.2.4.1. Mặt được
Ke từ khi Quy chế giao dịch một cửa trong các TCTD do NHNN ban hành có hiệu lực thi hành (tháng 10/2005) đến nay, hoạt động giao dịch của các NHTM đã có những thay đổi đáng kể. Các điều kiện để áp dụng GD1C như NHNN đưa ra trong Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN đều được các NHTM chú trọng, vận dụng triệt để như:
- Về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật:
a) Quầy giao dịch ở tất cả các NHTM đều được bố trí đảm bảo an toàn tài sản và thuận tiện cho việc giám sát ho ạt động thu - chi tiền của giao dịch
viên. Có nội quy và thông báo công khai cho KH.
b) Hệ thống trang thiết bị được kết nối hoàn chỉnh thành mạng để cập nhật, xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác và lưu trữ các dữ liệu một cách an toàn, chính xác, nhanh chóng và thu ận tiện. Có hệ thống máy tính và trung tâm lưu giữ số liệu dự phòng.
c) Có chương tr ình giao dịch thích hợp xây dựng trên nguyên t ắc tuân thủ các quy định hiện hành đối với từng loại hình nghiệp vụ của NHTM, đồng
thời tương thích và phù hợp với các chương tr ình phần mềm khác.
d) Có biện pháp b ảo mật để đảm bảo an toàn và bí m ật các dữ liệu trong chương tr ình, mã khoá truy c ập hệ thống và chữ ký điện tử. Hệ thống
kiểm soát chung và hệ thống kiểm soát thông qua mạng máy tính phải có đủ khả năng để kiểm soát các thao tác nghi ệp vụ trong giao d ịch một cửa, bảo
Mỗi NHTM đều xây dựng và ban hành quy chế, quy trình kỹ thuật nghiệp vụ và nội quy trong giao d ịch một cửa trên cơ sở cụ thể hoá các n ội dung chủ yếu tại Quy chế hướng dẫn GD1C của NHNN.
- Về đội ngũ cán bộ:
Nhìn chung, chất lượng cán bộ giao dịch của các NHTM đều được chú trọng, hầu hết cán bộ có phẩm chất đạo đức tốt, hiểu biết và nắm vững các quy định về nghiệp vụ giao dịch và quy ch ế giao dịch một cửa để xử lý thành thạo các phần thực hành nghiệp vụ và quy trình k ỹ thuật trên máy vi tính c ủa những giao dịch mà mình thực hiện, xây dựng được phong cách giao dịch chuyên nghiệp đặc trưng của mỗi NHTM.
Đối với KH, khi NHTM triển khai GD1C cũng mang lại cho họ nhiều tiện ích. Những ứng dụng công nghệ mới đã cho phép KH có nhiều lựa chọn hơn như gửi và rút tiền nhiều nơi trong cùng hệ thống ngân hàng; giao dịch online; tiết kiệm thời gian và gi ảm thiểu phiền hà. Các dịch vụ thanh toán nhanh chóng và thu ận tiện với thời gian tính bằng giây sẽ được phổ biến như thanh toán lương, lệnh thường trực, ủy nhiệm thu, dịch vụ trả lương...
Với giao dịch một cửa, NH có thể dễ dàng cung cấp dịch vụ quản lý tiền mặt cho KH là các công ty l ớn, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hiện đại như thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và khả năng kết nối từ xa thông qua NH trên Internet, NH tại nhà... NH cũng có thể tăng cường khả năng quản lý điều hành trên mọi phương diện hoạt động như quản lý vốn, quản lý cho vay và khả năng thanh khoản...
2.2.4.2. Tồn tại
- Thời gian giao dịch
Mục tiêu ban đầu của việc ra đời mô hình GD1C chính là rút ngắn thời gian giao dịch cho KH. Tuy nhiên, thực tế triển khai cho thấy mục tiêu này gần như chưa đạt như mong muốn. Thay vì phải qua nhiều cửa để hoàn thành
57
giao dịch thì KH lại phải chờ lâu hơn để nhận kết quả từ một cửa. Điều này cũng dễ lý giải. Thứ nhất, khi thực hiện GD1C, bản thân GDV sẽ phải tiếp nhận và xử lý một khối lượng công việc tương đối lớn (gồm cả phần việc của Kế toán viên và Thủ quỹ trước đây). Nếu như trình độ, tính chuyên nghiệp của GDV trong thu chi ti ền mặt không cao sẽ dẫn đến tốc độ xử lý giao dịch chậm, KH phải chờ lâu. Thứ hai, lượng tiền mặt trong giao d ịch hàng ngày của NH còn khá lớn, việc GDV vừa hạch toán vừa kiểm đếm, đóng bó một khối lượng lớn tiền mặt (mà không có thủ quỹ hỗ trợ) sẽ không thể thực hiện nhanh được, dẫn đến chậm giải phóng KH đặc biệt trong những thời điểm đông khách. Hơn nữa, ở những PGD quy mô nhỏ từ 4 - 6 cán bộ, việc thực hiện GD1C khi có những giao dịch phát sinh tiền mặt lớn gần như không khả thi.
Mặt khác, việc thực hiện giao nhận trực tiếp tiền mặt giữa các GDV với quỹ chính vào đầu ngày và cuối ngày thường quá tải do áp lực thời gian giao dịch. KH nếu muốn rút số lượng lớn tiền mặt vào đầu ngày lúc 8h (thời gian giao dịch của NH từ 8h - 16h30) thường phải đợi từ 15 - 30phút để các GDV nhận tiếp quỹ tiền mặt từ các thủ quỹ chính.
Trong GD1C, tất các GDV đều phải trực tiếp thu chi tiền mặt với KH. Tuy nhiên, vào thời điểm cao điểm tập trung nhiều KH nộp tiền mặt vào TK và KH có nhu cầu thanh toán, chuyển khoản. Sẽ xảy ra trường hợp: GDV nếu giải phóng được KH giao d ịch TM thì s ẽ có lúc không k ịp chuyển tiền cho các GD chuyển khoản hoặc ngược lại, khiến KH phải chờ đợi lâu.
- Rủi ro thất thoát tài sản
Đây là tồn tại khá phổ biến trong GD1C t ại các NHTM Việt Nam. Trong thời gian qua, rất nhiều vụ việc gây thất thoát tài sản cho NH và KH đều bắt nguồn từ những kẽ hở của quy trình thực hiện GD1C.
Rủi ro dễ nhận biết nhất là các GDV vừa thực hiện thu chi tiền mặt vừa phải chuyển tiền, thanh toán nên rất dễ xảy ra sai xót. Tiếp đến là việc thu, chi, thừa, thiếu tiền cho KH và kỹ năng phân biệt tiền thật, giả. Như vậy đòi hỏi GDV phải có khả năng và kiến thức về nhiều mảng nghiệp vụ, đặc biệt là về nghiệp vụ quỹ. Hơn nữa, trong GD1C mỗi GDV tự thu chi tiền mặt, thu chi không được thực hiện qua hai tay do đó rủi ro trong tác nghiệp (thu chi tiền mặt) dễ xảy ra hơn so với mô hình trước đây khi thu chi TM qua 2 tay. Một số vụ việc điển hình đã xảy ra trong thời gian qua như sau:
- Vụ NH “trả nhầm tiền” cho trộm: Ngày 28/5/2008, ch ị Nguyễn Thị Mai, quê B ắc Giang, tạm trú tại số nhà 68, tổ 3, làng Thành Công, Ba Đ ình,
Hà Nội, gửi số tiền 626.932.000 đồng tại Sở giao dịch số 2 Láng Hạ, NH NN&PTNT. Đến ngày 24/7/2008, ch ị Mai đã rút ra 350.000.000 đồng, số tiền
còn lại trong sổ tiết kiệm là 276.932.000 đồng. Ngày 24/12/2008, ch ị Mai phát hiện ra sổ tiết kiệm bị mất nên vội đến NH trình báo, thì được nhân viên
giao dịch cho biết, tiền trong sổ đã rút sạch từ ngày 11/11/2008. Kẻ trộm được
cơ quan công an xác định là Nguyễn Thị Nết (sinh năm 1986), là sinh viên một trường Đại học tại Hà Nội. Nết đã ăn cắp sổ tiết kiệm và chứng minh thư
của chị Mai ra NH rồi giả chữ ký của chị Mai, rút được số tiền gần 300 triệu
đồng trong sổ tiết kiệm. Nhân viên NH đã không đối chiếu kỹ giữa chữ ký giả
mạo trên chứng từ với mẫu chữ ký đăng ký tại NH cũng như đối chiếu ảnh trên chứng minh thư với người đến rút tiền dẫn đến việc trả nhầm tiền.
59
nhận tiền về, bà Minh cho vào t ủ khóa lại mà không ki ểm đếm. Đến khi 2 nhân viên NH tìm đến xin lại tiền thừa thì bà Minh mới biết NH đã trả nhầm cho mình lên đến 1 tỉ 82 nghìn đồng. Vụ nhầm lẫn này cũng chỉ được phát hiện ra khi KH khác (là chủ sổ tiết kiệm hơn 1 tỷ nói trên) đến rút tiền. Căn cứ theo 2 giấy thanh toán của bà Minh thì bà ch ỉ rút đúng tổng cộng 108 triệu đồng của mình, điều này có nghĩa là gần 900 triệu đồng còn lại được chi mà không hề có chứng từ.
Một rủi ro tiềm ẩn nữa trong việc thực hiện những giao dịch vượt hạn mức tại nhiều CN như sau: Những món thu vượt hạn mức, GDV hưóng dẫn KH lập chứng từ, chuyển chứng từ sang bộ phận quỹ, bộ phận quỹ kiểm đếm tiền đóng dấu đã thu tiền ký và hạch toán treo vào TK trung gian. Sau đó chuyển chứng từ sang cho GDV trích từ TK trung gian hạch toán vào TK thích hợp. GDV trả 1 liên chứng từ cho KH, 1 liên lưu chứng từ theo quy định. Những món chi vượt hạn mức, GDV hướng dẫn KH lập chứng từ kiểm tra đối chiếu số dư, chữ ký sau đó hạch toán từ TK KH treo vào TK trung gian. GDV chuyển chứng từ sang bộ phận quỹ, tại bộ phận quỹ trích từ TK trung gian hạch toán TK thích hợp, thực hiện chi tiền cho KH đóng dấu đã chi tiền, trả 1 liên chứng từ cho KH, 1 liên chuyển GDV lưu chứng từ theo quy định. Cách xử lý này sẽ không quản lý được số tiền thực thu, thực chi, dễ xảy ra rủi ro.
- Tính chưa toàn diện
Trên thực tế, nhiều thành viên tham gia vào quy trình GD1C chưa được quy định quyền hạn và trách nhiệm cụ thể. Ví dụ, trong Quyết định 6633/QĐ- KT1 tại điều 7 của BIDV hay mục 5 trong Hướng dẫn thực hiện GD1C tại Techcombank theo Quyết định 00644/2008/QĐ-TGĐ ngày 02/02/2008 chưa quy định quyền hạn và trách nhi ệm của kiểm ngân khi tham gia vào quy trình giao dịch 1 cửa (Trường hợp bố trí kiểm ngân đếm tiền cùng với
GDV/GDVNQP/GDVNQC có h ạn mức tiền mặt lớn mà 1 cán bộ không thể thực hiện được thì quyền hạn, trách nhiệm của kiểm ngân như thế nào cũng cần phải làm rõ).
Thứ hai là: trong GD1C nếu không có sự điều phối KH giữa các cửa, nhiều khi KH sẽ bị tập trung vào một số cửa nhất định đặc biệt là với KH vãng lai.
Thứ ba là: quy trình hướng dẫn nghiệp vụ chưa đầy đủ. Điều kiện áp dụng GD1C ở các đơn vị trực thuộc ở cấp độ CN, PGD, ĐGD chưa được cụ thể, rõ ràng trong các văn bản quy định của ngân hàng.
2.3. Nguyên nhân t ồn tại 2.3.1. Nguyên nhân chủ quan
- Về cơ chế, quy trình nghiệp vụ:
Ớ một số ngân hàng, mặc dù đã ban hành Quy trình GD1C hết sức chặt chẽ, chi tiết nhưng khi triển khai trên thực tế vẫn phát sinh rủi ro. Nhiều cán bộ cho rằng, khó mà thực hiện đúng quy trình trong thực tiễn do khối lượng công việc quá nhiều. Ví dụ như những quy định về hạn mức giao dịch, về bảo quản tài sản trong giờ giao dịch rất kho tuân thủ đúng trong điều kiện lượng giao dịch tiền mặt qua NH quá nhiều. Điều này cho thấy, giữa quy định và thực tiễn vẫn còn những điểm chưa hợp lý. Một số ngân hàng, nhất là những NH nhỏ, quy định về GDlC thường sơ sài, lỏng lẻo, không có hướng dẫn chi tiết, dẫn đến tình trạng mỗi nơi áp dụng GD1C một kiểu, đồng thời tạo kẽ hở cho kẻ gian l ợi dụng.
Mặt khác, thiết kế mô hình, hướng dẫn quy trình nghiệp vụ ở mỗi CN lại do Giám đốc CN tự quyết định dựa trên quy định chung của HSC. Do vậy, nếu hướng dẫn không cụ thể, chặt chẽ, hoặc hướng dẫn nghiệp vụ quá phức tạp sẽ dẫn đến quá trình thao tác mất nhiều thời gian, kéo dài thời gian giao dịch cho KH.
61
- về nhân sự:
Yeu tố đạo đức nghề nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến độ an toàn trong GD1C. Những vụ việc rủi ro gây thất thoát tài sản cho NH và KH đã xảy ra đều có liên quan đến đạo đức nghề nghiệp của những cán bộ khi tham gia GD1C. Những nguyên nhân liên quan đến nhân sự gây ra rủi ro tác nghiệp trong GD1C có thể kể ra là: Trình độ, năng lực của cán bộ yếu kém, không đáp ứng được yêu cầu của công việc; Cán bộ không nắm rõ quy trình nghiệp vụ hoặc cố tình không tuân thủ quy trình nghiệp vụ; Cán bộ không được đào tạo, trang bị đầy đủ kỹ năng giao nhận tiền mặt, thu đổi, phân biệt ngoại tệ thật giả, chứng từ (chứng minh thư, hộ chiếu, chữ ký...) thật giả.; Không tuân thủ quy định về bảo mật trong tác nghiệp, để lộ user và password truy cập chương trình phần mềm, bị người khác lợi dụng trục lợi hoặc cố tình lợi dụng sơ hở của đồng nghiệp để thực hiện các hành vi phạm pháp, chiếm đoạt tài sản của cơ quan. Ví dụ cố tình sử dụng mã phê duyệt chứng từ của KSV để thực hiện những giao dịch chuyển tiền khống nhằm trục lợi hoặc thực hiện chuyển tiền cho KH khi ch ứng từ chưa đầy đủ (thiếu chữ ký, mẫu dấu theo quy định) hoặc chứng từ có dấu hiệu gian lận (tẩy xóa số tiền bằng chữ, số tiền bằng số, người thụ hưởng..).
- Về công nghệ:
+ Không thực hiện tốt chính sách b ảo mật (security policy) trong ho ạt động ngân hàng, không phân cấp rõ ràng việc sử dụng thông tin từ hệ thống dẫn đến việc thông tin bị sử dụng sai đối tượng, sai mục đích.
+ Giám sát và quản lý việc phân quyền truy cập vào hệ thống của NH lỏng lẻo, chưa phù hợp với nhiệm vụ quy định cũng như trách nhiệm của người truy cập. Dẫn đến một số tình trạng giao dịch vượt hạn mức nhưng hệ thống vẫn cho phép hạch toán hoặc người quản trị hệ thống, cơ sở dữ liệu
hoặc phần mềm nghiệp vụ lợi dụng quyền của người sử dụng để thực hiện các hành vi phạm pháp.
+ Hệ thống cảnh báo, ngăn chặn số lần truy cập không hợp lệ vào hệ thống còn kém, chưa có cơ chế giám sát, hạn chế.
+ Hệ thống bảo mật dữ liệu và an toàn mạng còn yếu kém, không đảm bảo được việc truy cập vào cơ sở dữ liệu từ bên ngoài nhằm sửa chữa thông tin phục vụ mục đích phi pháp.
- Về cơ cở vật chất:
Những yếu tố rủi ro liên quan đến cơ sở vật chất có thể kể ra là:
+ Hệ thống báo động, báo cháy, camere không được trang bị đầy đủ hoặc không hoạt động thường xuyên, dẫn đến không kịp ứng phó khi có sự cố như trộm cướp, hoả hoạn. Vụ việc NH Hàng hải bị cướp tiền giữa ban ngày tại PGD 29 Đê La Thành vào trưa ngày 5/4/2010 cho th ấy, NH chưa có hệ thống báo động ra ngoài trong những trường hợp đặc biệt khẩn cấp. Mặc dù có bảo vệ bên ngoài và nằm cách trụ sở công an phường 10m nhưng chỉ sau khi vụ cướp thành công, nạn nhân chạy ra ngoài hô hoán thì lực lượng bảo vệ và công an mới biết thì tên cướp đã chạy xa.
+Bàn quầy giao dịch với KH không có vách kính ngăn. Không chỉ ở các NHCP mà nhiều địa điểm giao dịch của NHTM Nhà nước không bố trí vách kính ngăn khi thi ết kế bàn quầy giao dịch. Điều này tiềm ẩn rủi ro bị cướp tài sản rất cao.
- Về cách tổ chức mô hình
Hiện nay, việc tổ chức mô hình giao dịch một cửa giữa các đơn vị trong cùng một hệ thống cũng như giữa các NH khác nhau là khác nhau. Điều này là do mỗi NH đều có quy định về tổ chức và lựa chọn mô hình giao dịch riêng. Ngay trong cùng hệ thống, giám đốc CN có quyền lựa chọn cách tổ chức như thế nào cho phù hợp với điều kiện họat động của đơn vị mình.
63
Những rủi ro có thể xảy ra liên quan đến tổ chức mô hình là:
- Mô hình mạng lưới đơn vị trực thuộc quá rộng, vượt quá khả năng quản lý của CN. Dan đến không kiểm soát được họat động của những đơn vị
ở xa Hội sở chính CN hoặc kiểm soát lỏng lẻo, cán bộ ở dưới PGD lợi dụng sự kiểm soát lỏng trục lợi như mượn tạm tiền mặt của PGD cho mục đích cá
nhân. Đến khi mất khả năng thanh toán thì sự việc mới bại lộ.
- Tổ chức thu chi trong n ội bộ CN với những món tiền gửi lớn, vượt