3.2. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO
3.2.4. Về quy định, quy trình
Để giúp cho bộ phận QTRRTN có thể kiểm soát rủi ro kịp thời, hạn chế đến mức tối thiểu việc lặp lại rủi ro, sai sót trong hệ thống, quy trình nên rút ngắn thời gian lập và phân tích báo cáo tại các bộ phận, phịng ban của các
chi nhánh từ hàng tháng sang hàng ngày hoặc hàng tuần và tại phòng quản trị rủi ro tác nghiệp tại trụ sở chính từ hàng q sang hàng tháng. Có như vậy, thơng tin về các sự kiện rủi ro tác nghiệp trong hệ thống mới được cập nhật kịp thời. Cụ thể, hàng ngày tại từng bộ phận nghiệp vụ trong từng phòng ban ở các chi nhánh phải thống kê, ghi chép những lỗi, sai sót của mình trong q trình tác nghiệp (kể cả những lỗi nhỏ nhất) và hàng tuần làm báo cáo tổng hợp gửi về trưởng phòng, trưởng bộ phận quản lý trực tiếp. Trưởng bộ phận theo dõi, nhắc nhở các cán bộ mình phụ trách về những lỗi, sai sót có thể gây tổn thất lớn, hoặc thường xuyên xảy ra để cán bộ lưu tâm, tránh lặp lại sai sót đó, đồng thời, cuối tháng tổng hợp và lập báo cáo gửi về phòng QTRRTN tại chi nhánh. Phòng quản lý rủi ro chi nhánh tổng hợp số liệu và lập báo cáo tháng (kèm theo ý kiến, vướng mắc và đề xuất của chi nhánh) gửi về phịng QLRR tại trụ sở chính, đồng thời báo cáo với Ban Giám đốc chi nhánh. Trong cuộc họp hàng tháng tại chi nhánh cần phổ biến và rút kinh nghiệm những sự kiện rủi ro quan trọng, thường xuyên lặp lại trong chi nhánh đến từng phòng ban, bộ phận. Phịng QLRR tại trụ sở chính sau khi tổng hợp số liệu báo cáo của toàn hệ thống sẽ báo cáo, đề xuất giải pháp với Ban lãnh đạo, Hội đồng quản trị và có cơng văn gửi các chi nhánh hàng tháng. Các chi nhánh khi nhận được công văn chỉ đạo từ trụ sở chính phải phổ biến rộng rãi đến từng cán bộ nghiệp vụ ở từng phòng/bộ phận để cán bộ biết về chỉ đạo của Ban lãnh đạo ngân hàng, đồng thời lưu ý, rút kinh nghiệm các vướng mắc, sai sót của các chi nhánh khác trong hệ thống. Như vậy, với chu trình báo cáo rủi ro tác nghiệp như trên thì các rủi ro phát sinh sẽ được cán bộ cập nhật, rút kinh nghiệm kịp thời, tránh trường hợp báo cáo thiếu sót do thời gian lâu dài, cán bộ có thể quên và bỏ sót, đồng thời những lỗi phát sinh cũng được phổ biến đến cán bộ để kịp thời rút kinh nghiệm, không lặp lại sai sót cũ.
78