2.2. HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TÁC NGHIỆP TẠI NGÂN HÀNG
2.2.2. Tình hình quản trị rủi ro tác nghiệp tại Ngân hàng Thương mại cổ phần
phần Công thương Việt Nam
2.2.2.1. Bộ máy tổ chức quản trị rủi ro tác nghiệp
Để không ngừng phát triển và tiến tới hội nhập quốc tế, Ngân hàng Công thương Việt Nam đã thực hiện đề án tái cơ cấu ngân hàng cơng thương. Từ tháng 3/2006 mơ hình tổ chức mới của NHCT bắt đầu đi vào hoạt động, theo đó một số nghiệp vụ mới cũng được thực hiện để phù hợp với thông lệ quốc tế. Một trong những nghiệp vụ đó là quản trị rủi ro tác nghiệp
(QTRRTN), đây là một nghiệp vụ không xa lạ đối với các nước tiên tiến nhưng lại rất mới mẻ với hệ thống Ngân hàng Việt Nam nói chung và VietinBank nói riêng.
VietinBank đã xây dựng một hệ thống quản trị rủi ro tác nghiệp, mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng:
Hình 2.1: Hệ thống quản trị rủi ro tại Vietinbank
Khối quản lý rủi ro
Phịng QLRR thị trường Phịng QLRR tín dụng Phịng QLRR hoạt động Phịng pháp chế Phịng kiểm sốt nội bộ Phịng quản lý nợ có vấn đề Phịng chế độ, tín dụng
các loại rủi ro khác nhau (Rủi ro thị trường, rủi ro tín dụng và rủi ro tác nghiệp) bao gồm: + Phịng QLRR thị trường + Phịng QLRR tín dụng + Phịng QLRR hoạt động + Phòng kiểm sốt nội bộ + Phịng quản lý nợ có vấn đề + Phịng chế độ tín dụng và đầu tư + Phịng quản lý nợ có vấn đề + Phịng kiểm sốt nội bộ
51
❖ Chức năng của phòng QLRR tác nghiệp tại trụ sơ chính bao gồm: - Tham mưu giúp cho Banh lãnh đạo VietinBank về quản lý rủi ro tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh như : xây dựng chiến lược, chính sách, quy trình quản lý rủi ro tác nghiệp...
- Xây dựng và đề xuất các chuẩn mực kiểm sốt và hỗ trợ q trình triển khai
- Xác định các loại rủi ro của hệ thống thơng qua q trình tự đánh giá rủi ro và kiểm soát, các báo cáo kiểm toán nội bộ/ độc lập, báo cáo kiểm soát nội bộ và cacsc bộ hồ sơ rủi ro. Xây dựng thư viện dấu hiệu rủi ro tác nghiệp của VietinBank.
- Đo lường khả năng xảy ra rủi ro, đánh giá tác động và những thay đổi của rủi ro. Phân loại, sắp xếp theo mức độ rủi ro từ thấp đến cao cho các đơn vị, các mặt nghiệp vụ của VietinBank.
- Giám sát các rủi ro, xây dựng và áp dụng các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro tác nghiệp trong toàn hệ thống VietinBank
- Theo dõi, tổng hợp, đề xuất giải pháp xử lý đối với tất cả các sự cố rủi
ro tác nghiệp. Xây dựng và lưu trữ bộ dữ liệu về tổn thất rủi ro tác nghiệp của VietinBank qua các thời kỳ.
- Thực hiện đánh giá và rà soát rủi ro đối với những sản phẩm mới và sản phẩm hiện thời.
- Theo dõi việc thực hiện các kết luận của kiểm tra, kiểm toán nội bộ và
kiểm tra, kiểm tốn bên ngồi về cơng tác quản lý rủi ro tác nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản chế độ liên quan đến rủi
ro tác nghiệp của VietinBank
- Nghiên cứu xây dựng và phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý rủi ro tác nghiệp
- Nghiên cứu, xây dựng lộ trình áp dụng các chuẩn mực của Basel II trong quản lý rủi ro tác nghiệp.
2.2.2.3. Quy trình thực hiện quản trị rủi ro tác nghiệp tại ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam
Tương tự như quy trình quản trị rủi ro tác nghiệp cơ bản, quy trình QTRRTN hiện đang áp dụng tại Vietinbank gồm các bước cụ thể sau:
Bước 1: Xác định rủi ro tác nghiệp
Các bộ phận thực hiện xác định RRTN bao gồm: tự đánh giá nguy cơ rủi ro, nguồn gốc của rủi ro, đối tượng gây ra rủi ro, các cấp độ rủi ro và phải mở hồ sơ theo dõi rủi ro. Các bộ phận thực hiện đánh giá, xác định RRTN theo tiêu chí sau:
- Về cán bộ:
Thực hiện đánh giá cán bộ về các mặt như: lý lịch công tác của từng cán bộ (trình độ học vấn, chuyên ngành đã được đào tạo, những công việc đã làm...); kết quả công việc được giao tại đơn vị đang công tác hiện nay; việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ; chấp hành nội quy lao động; thái độ, trách nhiệm vơi công việc được giao, tư cách, đạo đức nghề nghiệp; các phản ánh của khách hàng giao dịch, của các phòng ban liên quan trong việc phối hợp công tác với cán bộ.
Từ kết quả đánh giá trên, lãnh đạo bộ phận sẽ tìm ra các loại rủi ro như: trình độ nghiệp vụ, năng lực của cán bộ chưa đáp ứng yêu cầu công việc; kinh nghiệm nghề nghiệp còn thiếu; chưa chấp hành đúng quy định, quy trình nghiệp vụ; chưa chấp hành đúng nội quy lao động; tư cách đạo đức chưa tốt, chưa có tinh thần trách nhiệm với công việc; giao tiếp, ứng xử với khách hàng, đồng nghiệp chưa đúng mực.
- Về q trình xử lý cơng việc và cơ chế, văn bản liên quan đến nghiệp vụ của bộ phận:
Thực hiện theo dõi, thống kê đầy đủ, thường xuyên các lỗi, sai sót phát sinh trong q trình xử lý cơng việc; định kỳ tổ chức rà sốt lại quy trình tổ chức thực hiện, thao tác xử lý nghiệp vụ từ đó phát hiện những khâu nào, việc nào có khả năng dẫn đến rủi ro.
53
Qua thống kê, rà soát, xác định được các loại rủi ro như: thực hiện nghiệp vụ không được ủy quyền, vượt thẩm quyền; khơng tn thủ quy định, quy trình nghiệp vụ; kiểm sốt chặt chẽ; bố trí cán bộ chưa hợp lý.
Thực hiện rà sốt các quy định, quy trình nghiệp vụ hiện hành để phát hiển ra những điểm chưa chặt chẽ, chưa cụ thể, có kẽ hở tạo điều kiện cho kẻ xấu lợi dụng, gây tổn thất cho ngân hàng; những điểm, những điều khoản chưa phù hợp làm cho cán bộ khó thực hiện; những nội dung trong các quy định, quy trình, văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chưa đúng với cơ chế chính sách chung hiện hành.
- Về hệ thống hỗ trợ:
Theo dõi hệ thống kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT) (bao gồm: phần cứng, hệ thống bảo mật, thiết bị mạng, đường truyền, phần mềm nghiệp vụ.) thống kê, theo dõi đầy đủ các lỗi, sai sót làm ảnh hưởng đến hoạt động nghiệp vụ. Theo dõi hệ thống hỗ trợ khác: phát hiện và thống kê cụ thể nội dung các sự việc, các văn bản chỉ đạo hỗ trợ, hướng dẫn chưa kịp thời, chưa hiệu quả hoặc chồng chéo gây khó khăn cho việc thực hiện.
- Các yếu tố bên ngoài:
Xem xét, đánh giá để phát hiện các rủi ro có khả năng xảy ra do đối tượng bên ngoài gây nên như lừa đảo, trộm cắp, phá hoại.; các sự kiện bên ngồi có khả năng gây thiệt hại cho ngân hàng như thiên tai, động đất, bão lũ.; thống kê chi tiết các sự cố bất ngờ đã xảy ra do khách hàng giao dịch, đối tượng bên ngoài hoặc do các sự kiện bên ngoài.
Bước 2: Đo lường rủi ro tác nghiệp
Trên cơ sở các loại rủi ro đã được xác định, các bộ phận tiến hành đo lường bằng 2 cách: đo lường định tính và đo lường định lượng.
+ Các đo lường: đánh giá mức độ lớn, nhỏ, tốt xấu, tăng, giảm, đạt yêu cầu hay khơng đạt u cầu và giải thích khả năng ảnh hưởng đến nhiệm vụ cơng việc được giao, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
+ Phương pháp thực hiện:
Thông qua các báo cáo trực tiếp của cán bộ hoặc hình thức lấy ý kiến cán bộ qua thảo luận họp bộ phận để rà soát các cơ chế, quy chế, quy trình nghiệp vụ, các yếu tố bên ngồi và các cơng đoạn thực hiện tác nghiệp của bộ phận có khả năng dẫn đến rủi ro.
Định kỳ hàng tháng (vào ngày thứ hai của tháng kế tiếp) cán bộ từng bộ phận thực hiện và gửi báo cáo theo dõi RRTN của mình cho trưởng bộ phận
(Biểu mẫu 01-Xem Phụ lục 01). Các trưởng bộ phận trên cơ sở theo dõi quá
trình cơng tác của cán bộ (trên Biểu mẫu 01) và báo cáo RRTN của từng cán bộ để nhận xét, đánh giá cán bộ, kỹ và lưu giữ. Đồng thời hoàn thiện biểu mẫu này vào máy, cuối năm in một lần.
- Đo lường định lượng: + Cách đo lường:
Đối với các lỗi, sai sót trong q trình xử lý nghiệp vụ và từ hệ thống CNTT, chương trình phần mềm: phải mở sổ theo dõi chi tiết về các lỗi, sai sót theo Biểu mẫu 02- Phụ lục 02
Đối với các lỗi, sai sót chủ yếu do yếu tố bên ngồi phải lập hồ sơ theo dõi theo Biểu mẫu 03- Phụ lục 03
Đối với các sự cố bất ngờ thì trước hết phải báo cáo với Lãnh đạo bộ phận để có biện pháp giải quyết sơ bộ phù hợp với sự cố, sau đó báo cáo với Lãnh đạo đơn vị để tiến hành triệu tập các thành phần liên quan đến sự cố đó để thành lập Hội đồng xử lý sự cố, xác định tổn thất thực tế (tổn thất bằng tiền, tài sản, tổn thất tiềm năng, uy tín...), tìm ngun nhân gây ra sự cố, các biệp pháp giải quyết, hành động để ngăn chặn, giảm thiểu sự cố. Đồng thời lập ngay báo cáo sự cố bất ngờ (Biểu mẫu 08- Phụ lục 06) gửi về Phòng Quản lý rủi ro thị trường và tác nghiệp Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam,
55
mở sổ theo dõi sự cố bất ngờ theo Biểu mẫu 04- Phụ lục 04 và lập hồ sơ sự cố để lưu giữ.
Bước 3: Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro tác nghiệp
- Thu thập, tổng hợp các số liệu, tài liệu, văn bản liên quan đến RRTN trong kỳ báo cáo: Cuối kỳ báo cáo (hàng quý), các bộ phận tiến hành tổng hợp các RRTN do bộ phận tự xác định, đo lường; thu thập các kết luận của kiểm tra, kiểm toán nội bộ, kết luận của thanh tra NHNN và các cơ quan kiểm tra, kiểm tốn bên ngồi (nếu có) liên quan đến RRTN của bộ phận; tổng hợp kết quả thực hiện các văn bản chỉ đạo về QTRRTN của Vietinbank liên quan đến bộ phận.
- Xây dựng kế hoạch phòng ngừa, giảm thiểu RRTN:
Trên cơ sở các tài liệu, văn bản thu thập được, tiến hành tổng hợp toàn bộ rủi ro phát hiện được trong kỳ và phân tích đánh giá cụ thể mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro tới hoạt động của từng bộ phận, từ đó xây dựng phương án phịng ngừa, giảm thiểu rủi ro.
Nội dung của phương án, kế hoạch giảm thiểu rủi ro:
+ Xác định rủi ro có thể chấp nhận được (rủi ro kiểm sốt được và ít có khả năng gây ra tổn thất), rủi ro khơng thể chấp nhận được (rủi ro khó kiểm sốt được và khả năng gây ra tổn thất).
+ Đối với rủi ro có thể chấp nhận được: đưa ra biện pháp để giảm giảm thiểu rủi ro và không để vượt quá giới hạn có thể chấp nhận được.
+ Đối với rủi ro không thể chấp nhận được: đưa ra các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro gồm: kế hoạch sửa chữa các lỗi sai sót; các hành động phịng tránh rủi ro hoặc dừng hoạt động có thể gây ra rủi ro; sửa đổi, bổ sung chính sách, quy định, quy trình cho phù hợp; tăng cường kiểm tra, kiểm soát; giám sát chặt chẽ; mua bảo hiểm hoặc thực hiện các biện pháp khắc phục để giảm thiểu rủi ro; đào tạo hoặc tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ...
Đối với các sự cố bất ngờ: dựa trên các báo cáo sự cố, phân tích mức
xử lý chủ động hơn, hiệu quả hơn và đề xuất bài học kinh nghiệm cho toàn hệ thống để tránh những sự cố bất ngờ tương tự xảy ra.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro tác nghiệp:
Phân công cụ thể công việc tới từng cán bộ, thời gian thực hiện, thường xuyên đôn đốc cán bộ thực hiện nhiệm vụ được phân công theo đúng kế hoạch.
Định kỳ đánh giá tiến độ hồn thành, tính hiệu quả của phương án, giải quyết khó khăn, vướng mắc trong khi thực hiện.
Tổ chức theo dõi một cách có hệ thống việc thực hiện các kết luận của kiểm tra, kiểm toán nội bộ, thanh tra NHNN và các cơ quan kiểm tra bên ngồi (nếu có).
Tổng hợp kết quả thực hiện phương án giảm thiểu rủi ro và rút ra các bài học kinh nghiệm.
Lập và gửi báo cáo: Bộ phận lập và gửi báo cáo tổng hợp kết quả QTRRTN tại bộ phận theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị.
Bước 4: Giám sát rủi ro tác nghiệp
Lãnh đạo các bộ phận trực tiếp giám sát quá trình QTRRTN tại bộ phận mình. Nội dung giám sát:
- Theo dõi sát sao các hoạt động của bộ phận để đảm bảo quá trình QTRRTN phải được thực hiện thường xuyên, liên tục; xác định kịp thời các loại rủi ro, đo lường và theo dõi việc thực hiện đầy đủ các giải pháp phòng ngừa, giảm thiểu RRTN.
- Theo dõi chặt chẽ, đầy đủ các kết luận của kiểm tra, kiểm soát nội bộ, kiểm tra, kiểm tốn bên ngồi; theo dõi việc sửa chữa các lỗi, sai sót, các biện pháp mà kiểm tra, kiểm tốn u cầu để đảm bảo các kết luận, kiến nghị của kiểm tra, kiểm toán phải được thực hiện.
- Theo dõi việc lập và gửi đầy đủ các loại báo cáo về QTRRTN theo quy định.
Bước 5: Kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với QTRRTN
57
Việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải được tổ chức thực hiện trong tồn bộ q trìn xác định, đo lường và thực hiện kế hoạch phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro cho từng bộ phận. Nội dung kiểm tra kiểm soát phải đảm bảo:
- Xác định và đo lường được các loại rủi ro của bộ phận.
- Đưa ra các giải pháp tích cực để ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro, tổ chức thực hiện đầy đủ các giải pháp này.
- Đảm bảo thực hiện nghiêm túc các kết luận của kiểm toán nội bộ: kiểm tra, kiểm tốn biên ngồi.
- Lập sổ theo dõi chi tiết kết luận kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán theo
Biểu mẫu 05- Phụ lục 05.
- Hàng quý, lãnh đạo các bộ phận phải đánh giá về kết quả tực kiểm tra, kiểm tốn nội bộ đối với cơng tác QTRRTN và đề xuất biện pháp xử lý đối với những bất cập, tồn tại (nếu có).
Trên cơ sở quy trình trên, hàng q, phịng QLRR của từng chi nhánh tổng hợp báo cáo gửi về phịng QLRR tại Trụ sở chính để tổng hợp và phân tích RRTN đối với từng hoạt động nghiệp vụ và hoạt động hỗ trợ nhằm xác định và đo lường RRTN thông qua số lỗi mắc phải trong mỗi hoạt động nghiệp vụ, so sánh với quý trước, đánh giá mức độ nghiêm trọng, tính phổ biến của các lỗi, nguyên nhân dẫn đến rủi ro...