- Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ.
e. Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán
Sau khi hoá đơn đã được lập và hàng hoá đã xuất giao cho khách hàng thì tuỳ theo từng phương thức bán hàng các kế toán của từng bộ phận có liên quan sẽ thực hiện công việc ghi sổ của mình. Kế toán doanh thu sẽ ghi nhận doanh thu, kế toán vật tư sẽ ghi nhận giá vốn hàng bán theo giá thực tế xuất kho…Nếu là bán hàng thu tiền ngay thì thủ quỹ thu tiền ghi vào sổ quỹ, kế
toán tiền mặt sẽ ghi sổ nhật ký thu tiền mặt. Nếu là bán chịu thì kế toán công nợ sẽ ghi tăng một khoản nợ phải thu và tiếp tục theo dõi nợ đến lúc thu được tiền. Các thủ tục kiểm soát có thể áp dụng trong quy trình này là:
- Với mục tiêu: Doanh thu ghi sổ là thực tế phát sinh và được phản ánh đầy đủ, chính xác, đúng kỳ.
+ Việc ghi nhận doanh thu bán hàng chỉ được phép ghi khi khách hàng đã thực sự nhận được hàng. Tức là trên phiếu nhận hàng có chữ ký xác nhận của khách hàng về việc nhận hàng.
+ Việc ghi nhận doanh thu và giá vốn vào cuối niên độ hay kỳ kế toán cần phải được tiến hành ngay lúc có đầy đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, tránh việc ghi nhận doanh thu sai niên độ dẫn đến sai lệch trên báo cáo tài chính.
Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay: Kế toán sẽ lập phiếu thu và chuyển sang cho thủ quỹ thu tiền. Phiếu thu thường được lập thành 3 liên với đầy đủ chữ ký của người lập, thủ quỹ, kế toán trưởng và người nộp tiền.
- Với mục tiêu tiền mặt thu được đã ghi vào sổ là thực tế đã nhận và được phản ánh đầy đủ.
+ Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm thể hiện bằng việc tách biệt trách nhiệm giữa người thu tiền, người ghi sổ tiền mặt và người ghi sổ doanh thu.
+ Tất cả các hoá đơn đã được thu tiền đều phải được đánh dấu để tránh tình trạng thu trùng lắp.
+ Đối với việc bán lẻ thì cửa hàng cần được trang bị máy tính tiền, khi khách hàng trả tiền thì người thu tiền sẽ nhập vào máy tính mã hàng được bán và số tiền phải trả. Cuối ngày cần có sự kiểm tra lại số tiền đã thu và số hàng đã bán ra.
- Với mục tiêu: số tiền thu được là đúng với số tiền hàng mà người mua phải thanh toán và được ghi sổ chính xác.
+ Kế toán cần kiểm tra việc tính toán số tổng cộng trên hoá đơn trước khi viết phiếu thu.
+ Phải đánh số thứ tự trước trên phiếu thu bởi một người có thẩm quyền và sau khi thu tiền cần đánh dấu lên hoá đoan số phiếu thu đã thu tiền.
Đối với trường hợp bán chịu: Kế toán công nợ sẽ theo dõi phần tiền mà khách hàng còn nợ của công ty cho đến khi khách hàng trả đầy đủ tiền.
- Với mục tiêu các khoản phải thu được theo dõi đầy đủ và chính xác. + Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để lập chương trình và phân công đòi nợ, việc đòi nợ thường được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu.
+ Tách biệt giữa chức năng bán hàng, thu tiền và theo dõi công nợ để tránh tình trạng biển thủ số tiền đã thu được.
+ Phân công hai nhân viên khác nhau phụ trách giữa kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp để tránh gian lận. Tuy nhiên việc gian lận này cũng có thể xảy ra nếu hai nhân viên thông đồng với nhau.
Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng. Điều này một mặt sẽ giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, mặt khác còn giúp doanh nghiệp xác minh và điều chỉnh những chênh lệch (nếu có) giữa số liệu của hai bên.