- Do áp lực cạnh tranh nên nhiều hoạt động kinh doanh vẫn chưa
2. Paciffic airline 306.000 306.000 100.000 3.Cty Đông Á256.000156.000 207
3.2.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát các khoản phải thu khách hàng
Để quản lý tốt các khoản phải thu, Trung tâm nên đưa ra một số biện pháp như sau:
Ban hành chính sách tín dụng và kiểm soát tín dụng đối với khách hàng Hằng ngày, tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng, nghiệp vụ bán hàng xảy ra tương đối nhiều, số lượng hàng bán lớn. Do vậy công tác xét duyệt nghiệp vụ bán hàng bao gồm xét duyệt bán chịu, xét duyệt giá bán....và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải thực hiện nhanh chóng, chính xác...Do tính chất cạnh tranh của thị trường, đồng thời để thúc đẩy công tác bán hàng nên Trung tâm phải bán chịu cho khách hàng. Trong tổng số doanh thu bán hàng của Trung tâm thì doanh thu bán chịu chiếm một tỷ lệ tương đối lớn. Nếu không có chính sách kiểm soát tín dụng tốt thì sẽ gây ra tình trạng nợ khó đòi, làm ứ đọng vốn. Do vậy, Trung tâm nên ban hành chính sách và thủ tục bán chịu. Chính sách bán chịu xác lập các nguyên tắc cơ bản để thực hiện các nghiệp vụ bán chịu đảm bảo được những mục tiêu vạch ra của người quản lý. Việc đưa ra một chính sách rõ ràng giúp bộ phận bán hàng thực hiện được chức năng của mình trong trường hợp cho phép. Chính sách bán chịu bao gồm những vấn đề sau:
- Tiêu chuẩn bán chịu: Bao gồm những điều kiện tối thiểu của khách hàng để được bán chịu. Thường những điều kiện sau được xem xét: tính chất thường xuyên, khả năng tài chính, uy tín trong thanh toán, tài sản thế chấp, điều kiện kinh tế....
khách hàng nếu họ thanh toán sớm. Chẳng hạn quy định “2/10 net 30” là nếu khách hàng trả trong vòng 10 ngày sau khi mua hàng sẽ được chiết khấu 2%, nhưng nếu trả trễ hơn 30 ngày sẽ bị áp dụng lãi phạt. Lãi phạt này theo quy định ghi trên hợp đồng.
- Thời hạn bán chịu: là chính sách quy định thời gian cho phép trả chậm của các trường hợp bán chịu.
- Chính sách thu tiền: quy định những thủ tục áp dụng khi khách hàng để nợ quá hạn như: gửi thư, gọi điện thoại, áp dụng các thủ tục có tính pháp lý....
- Hạn mức bán chịu: bao gồm số tiền tối đa bán chịu cho một hoá đơn và số dư nợ tối đa của một khách hàng. Khi một hoá đơn vượt khỏi hạn mức bán chịu cho một hoá đơn, bộ phận bán chịu không có quyền cho phép bán chịu dù khách hàng vẫn đủ tiêu chuẩn bán chịu. Khi số dư nợ của một khách hàng vượt khỏi hạn mức bán chịu cho một khách hàng thì bộ phận bán chịu phải ngưng bán chịu cho khách hàng đó và tiến hành ngay các thủ tục đòi nợ.
Các chính sách bán chịu nói trên phải thay đổi theo từng thời kỳ để đạt được những mục tiêu về kinh doanh và quản lý. Khi muốn mở rộng thị phần có thể nới lỏng các chính sách bán chịu trên sau khi cân nhắc giữa lợi ích và chi phí. Hoặc trước tình trạng nợ quá hạn tăng cao và nhiều khoản không đòi được, việc xiết chặt các chính sách tín dụng là cần thiết. Trong tất cả các trường hợp như vậy, cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, cũng như lựa chọn các chính sách thích hợp trong số các chính sách trên để áp dụng.
Bên cạnh đó,Trung tâm cũng nên ban hành trình tự việc xét duyệt bán chịu như sau:
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng trả sau thì đến trực tiếp tại Phòng kế hoạch kinh doanh yêu cầu, trong đó nói rõ: loại hàng, tên hàng, số lượng, chất lượng, phương thức thanh toán. Sau khi nhận được yêu cầu thì Phòng kế hoạch kinh doanh của Trung tâm xem xét hồ sơ khách hàng tại Trung tâm (nếu
là khách hàng thường xuyên), tìm hiểu thực tế Công ty khách hàng và lưu vào hồ sơ (nếu là khách hàng mới). Sau khi xem xét xong, đối với những đơn đặt hàng nhỏ có số tiền bán chịu dưới 20.000.000đ thì Phòng kế hoạch kinh doanh có quyền xét duyệt bán chịu, còn những đơn đặt hàng có số tiền từ 20.000.000đ trở lên thì Phòng kế hoạch kinh doanh đề xuất phương án tín dụng và chuyển cho Giám đốc xét duyệt. Giám đốc căn cứ vào hồ sơ để xét duyệt và chuyển cho Phòng kế hoạch kinh doanh để thông báo cho khách hàng.
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự xét duyệt bán chịu
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng liên quan đến nợ phải thu, thường chia thành các bộ phận như sau:
+ Bộ phận bán hàng có chức năng tiếp nhận đơn đặt hàng, lập lệnh bán hàng + Bộ phận bán chịu chuyên xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu theo chính sách bán chịu của đơn vị và quyền hạn của mình.
+ Bộ phận giao hàng kiểm tra độc lập hàng hoá khi giao hoặc gửi đi cho khách hàng
+ Bộ phận lập hoá đơn: Lập hoá đơn, tính tiền khách hàng + Bộ phận kế toán theo dõi nợ phải thu
Việc phân chia trách nhiệm này giúp các sai sót dễ bị phát hiện và các
Khách hàng yêu cầu mua hàng trả sau
Phòng kinh doanh xem xét khách hàng
Phòng kinh doanh đề xuất phương án bán chịu trình giám đốc, nếu số
tiền bán chịu >20 triệu
Giám đốc xét duyệt bán chịu Xem xét hồ sơ (nếu là khách hàng thường xuyên) Tìm hiểu công ty khách hàng (nếu là khách hàng mới) Phòng kinh doanh xét
duyệt bán chịu nếu số tiền bán chịu<= 20 triệu
gian lận sẽ khó xảy ra hơn.
Tổ chức công tác đối chiếu công nợ thường xuyên hơn
Đối chiếu công nợ với khách hàng nhất là khách hàng thường xuyên là một thủ tục quan trọng để đảm bảo sự chính xác của số liệu kế toán, phát hiện kịp thời các sai sót trong ghi chép và ngăn chặn các hành vi gian lận chiếm đoạt nợ phải thu. Tại Trung tâm, việc đối chiếu công nợ đã được thực hiện nhưng không thường xuyên. Do vậy Trung tâm nên đối chiếu công nợ theo phương pháp sau để tiết kiệm chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả:
+ Đối với khách hàng gần, kế toán hai đơn vị gặp nhau để đối chiếu số liệu và lập biên bản đối chiếu công nợ trong thời gian qua và số công nợ đến thời điểm đối chiếu. Phương pháp này đối chiếu triệt để đồng thời hình thành văn bản pháp lý xác định kết quả đối chiếu.
+ Đối với những khách hàng ở xa, gửi thông báo tình hình công nợ hàng tháng cho khách hàng. Trong báo cáo này xác định rõ: nợ đầu kỳ, các phát sinh trong kỳ và số dư nợ cuối kỳ. Khách hàng sẽ tự đối chiếu và phản hồi nếu có sai sót.
Báo cáo và phân tích định kỳ tình hình nợ phải thu
Định kỳ, bộ phận kế toán và bộ phận bán chịu cần tiến hành lập các báo cáo về tình hình nợ phải thu khách hàng. Báo cáo của bộ phận kế toán chỉ đơn thuần trình bày số dư chi tiết nợ phải thu của các khách hàng, trong khi đó báo cáo của bộ phận bán chịu nên là một báo cáo phân tích. Trong đó báo cáo của bộ phận bán chịu cần phân tích số dư nợ phải thu của từng khách hàng theo thời gian quá hạn nợ, tính tỷ trọng từng nhóm thời gian quá hạn nợ (10 ngày, 30 ngày..) đồng thời phân tích và giải trình các biến động lớn về tỷ lệ cũng như nguyên nhân của các trường hợp quá hạn nghiêm trọng.
Đối với các khoản dự phòng phải thu khó đòi:
khoản phải thu tại thời điểm cuối mỗi tháng. Để có thể tính toán mức dự phòng cần thiết nhằm tránh biến động về chi phí xảy ra trong kỳ Trung tâm nên lập dự phòng phải thu khó đòi theo phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ.
Cuối mỗi niên độ, sau khi đã lập bảng kê tổng hợp công nợ khách hàng (đã có mẫu ở phần hoàn thiện sổ sách), kế toán cần phân tách khoản nợ phải thu thành 2 loại: nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn (thời hạn nợ trên 2 năm). Sau đó, kế toán cần lập ra Bảng tổng hợp khoản phải thu dài hạn. Đây chính là các khoản nợ mà Trung tâm nghi ngờ sẽ khó thu được trong thời gian tới.
Mẫu bảng này như sau: