X Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng đáng ngờ ( i )
BẢNG CÂN ĐỐI THANH TOÁN TIỀN HÀNG Tháng 05 Năm
Tháng 05 Năm 2020 Khách hàng: VNA Chứng từ Số công nợ Số đã thu Số còn nợ Số Ngày Bằng tiền mặt Bằng TGNH 0745 21/05 1.038.000.000 550.000.000 488.000.000 0856 27/05 488.000.000 325.000.000 163.000.000 Tổng cộng
- Khi thu được tiền cần nộp tiền vào quỹ hay ngân hàng ngay trong ngày nhằm tránh khả năng tiền thu được bị chiếm dụng dẫn đến thất thoát.
- Ghi chép kịp thời các nghiệp vụ thu quỹ: các nghiệp vụ này cần được ghi nhận vào hệ thống kế toán càng sớm càng tốt, việc ghi chép kịp thời cũng hạn chế khả năng tiền bị chiếm dụng. Một phương pháp để buộc người nhận tiền phải ghi chép kịp thời là khuyến khích người nộp tiền phải đòi biên lai hoặc phiếu thu.
- Khuyến khích người mua hàng sử dụng thanh toán qua ngân hàng. Đây là một thủ tục rất quan trọng để hạn chế gian lận trong thu tiền.
- Sổ quỹ, sổ nhật ký thu tiền, báo cáo quỹ cần tuân thủ nguyên tắc ghi sổ kế toán: đánh số trang, đánh dấu giáp lai, ghi theo số thứ tự, cấm chèn dòng, bỏ cách dòng, những dòng không sử dụng phải gạch chéo, cuối trang phải cộng mang sang...mục đích là chống lại khả năng sửa chữa sai sót, che giấu gian lận....
- Đồng thời với việc lập bảng cân đối tiền hàng, giữa thủ quỹ, kế toán công nợ và kế toán tiêu thụ phải thường xuyên đối chiếu sổ sách để kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời. Cuối tháng, đều phải lập báo cáo về tình hình bán hàng, thu tiền và công nợ cho lãnh đạo Trung tâm nắm bắt tình hình.
Hằng tháng, Trung tâm nên tổ chức kiểm kê quỹ tiền mặt thường xuyên và đối chiếu với sổ quỹ để tránh tình trạng sai sót và biển thủ công quỹ.