- Do áp lực cạnh tranh nên nhiều hoạt động kinh doanh vẫn chưa
3.2.1.1. Tổ chức lại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Hiện nay tại Trung tâm chưa có mẫu đơn đặt hàng chuẩn. Khi có nhu cầu đặt hàng thì khách hàng sẽ tự lập đơn đặt hàng, dẫn đến khó khăn cho Trung tâm trong việc xét duyệt bởi có thể đơn đặt hàng mà họ gửi tới chưa có đầy đủ các yếu tố cần có cho Trung tâm trong việc xét duyệt, nên Trung tâm phải mất thêm thời gian để liên lạc với khách hàng, hoặc đơn hàng có thể được chấp nhận mà khi còn những điều khoản, điều kiện không chính xác.
Do vậy, Trung tâm nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn đăng trên website của Trung tâm, bất cứ khi nào cần khách hàng có thể tham khảo mẫu đó để lập, hoặc đăng kí trực tuyến trên trang Web của Trung tâm.
Nếu khách hàng gởi đơn đặt hàng đến Trung tâm thì phòng kinh doanh sẽ thực hiện việc xét duyệt, sau đó đánh số thứ tự để thuận tiện cho các bước giải quyết tiếp theo. Nếu khách hàng đăng kí trực tuyến trên trang Web của Trung tâm thì phần ý kiến xét duyệt, số đơn đặt hàng, đơn giá, thành tiền sẽ để ở dạng ẩn, chỉ có những người có thẩm quyền mới được nhìn thấy.
Sau khi xét duyệt xong thì Trung tâm phải báo ngay cho khách hàng biết kết quả xét duyệt thông qua số điện thoại, Fax, hay trên trang Web Trung tâm. Thời hạn thông báo cho khách hàng biết kết quả của việc xét duyệt là sau 4 tiếng đồng hồ.
Sau đây là mẫu đơn đặt hàng:
Ngoài ra, để hoàn thiện chứng từ kiểm soát thì các chứng từ liên quan đến chu trình doanh thu và thu tiền bán hàng cần phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng.
Trung tâm cần quy định thời hạn các quầy hàng cập nhật số liệu bán hàng theo ngày, theo tuần và phải đưa ra quy định cụ thể về thời hạn nộp báo cáo, không nên để cuối tháng mới báo cáo một lần về Trung tâm. Điều này sẽ giúp cho việc phản ánh doanh thu và tiền thu được tổng hợp đầy đủ, chính xác, giảm được những sai sót trong quá trình tính toán ghi sổ do khối lượng công việc cuối tháng nhiều. Bên cạnh việc quy định thời hạn hoàn thành, Trung tâm cũng cần có những chế tài xử lý những trường hợp vi phạm.
Đối với đơn đặt hàng: Hiện nay đơn đặt hàng khách hàng sử dụng theo mẫu do Trung tâm ban hành. Tuy nhiên đối với những khách hàng thường
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
ĐƠN ĐẶT HÀNG Số:
Kính gửi: Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng Căn cứ vào nhu cầu ...của ... Địa chỉ... Điện thoại: ... Số fax: ... ...chúng tôi có nhu cầu đặt hàng tại quý Trung tâm như sau: Ngày đặt hàng:
Ngày giao hàng:
Phương thức vận chuyển: Địa chỉ giao hàng:
Phương thức thanh toán: Số lượng, chủng loại hàng:
STTMã sốTên hàngĐVTSố lượngĐơn giáThành tiềnCộngGhi chú:
Ngày…tháng… năm...
Người đặt hàng Phòng KH kinh doanh
xuyên mua hàng tại Trung tâm thì khách hàng chỉ cần điện thoại liên lạc để đặt hàng. Tại Trung tâm và các quầy hàng, đơn đặt hàng không được đánh số thứ tự và không được ghi vào sổ theo dõi đơn đặt hàng. Điều này dễ dẫn đến việc thất lạc, sai sót mã hàng hay chậm trễ trong việc giao hàng. Trung tâm cần quy định phòng kế hoạch kinh doanh cần có nhân viên theo dõi, ghi sổ thứ tự các đơn đặt hàng gửi đến Trung tâm bằng văn bản hoặc qua điện thoại, mã hàng, số lượng yêu cầu, ngày giao hàng. Tại các quầy hàng thì kế toán và nhân viên tại các quầy hàng sẽ là người theo dõi các đơn đặt hàng này. Hàng tháng, nhân viên quầy hàng và kế toán sẽ đối chiếu số liệu dựa trên việc theo dõi đơn đặt hàng này trước khi gửi số liệu báo cáo về Trung tâm. Với việc quy định rõ ràng như vậy, đảm bảo tất cả đơn hàng đều được xử lý, hạn chế sự phàn nàn từ khách hàng do đơn hàng không được xử lý hoặc xử lý chậm trể, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm soát cũng như việc tra cứu, tìm kiếm dễ dàng.