- Kiểm soát lại: Do trưởng, phó phòng thống kê tài chính nhận chứng từ từ bộ phận kế toán viên, thủ quỷ chuyển đến trước khi ghi chép vào sổ sách kế
2.2.2.1. Kiểm soát nội bộ đối với các khoản bán hàng chưa thu tiền
Để đáp ứng các mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với việc bán hàng chịu thì Trung tâm thực hiện tiến trình kiểm soát như sau:
Bảng kê hàng xuất
Khách hàng có nhu cầu mua hàng 1 PKD lập HĐKT HĐKT 2 bản HĐKT gởi tới GĐ 2 GĐ xem xét HĐKT PKD lập lệnh xuất kho PXK 3 4 Lệnh PXK gởi tới nhân viên BH
Nhân viên BH lập HĐ GTGT Thủ kho Xuất kho HĐGTGT L1 HĐ GTGT L2 HĐ GTGT L3 PXK L1 PXK L2 PXK L3 5 Thủ kho ghi thẻ kho Ghi Sổ Cái TK 511 KT công nợ ghi sổ chi tiết BH và bảng kê TK 131
Ghi sổ chi tiết bán hàng, sổ
chi tiết công nợ Lư u 7 Kế toán tổng hợp ghi chứng từ ghi sổ Lư u 8 6 Đồng ý Trả lời Phòng KH-KD Phòng KH-KD Phòng TK-TC Phòng TK-TC
Ghi chú: Các ký hiệu được dùng:
Quyết định: chỉ những hành động khác nhau
Các thông tin nhập hoặc xuất ra khỏi hệ thống.
Bước thực hiện hay xử lý công việc bằng thủ công Bản photo của tài liệu
Tài liệu: mọi giấy tờ, chứng từ Lưu trữ tài liệu, chứng từ
Hướng vận động của quy trình xử lý
Dòng vận động của chứng từ
- Kiểm soát việc xét duyệt nghiệp vụ bán hàng.
Các khách hàng nếu là khách hàng thường xuyên của Trung tâm thì đặt hàng qua điện thoại, còn đối với các khách hàng không thuờng xuyên của Trung tâm thì mỗi lần giao dịch Trung tâm phải ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng. Giá bán và điều kiện thanh toán do phòng kế hoạch kinh doanh trung tâm đề xuất, và trên cơ sở đó Giám đốc Trung tâm là người quyết định và trực tiếp ký hợp đồng. Việc xét duyệt nhằm tránh thất thu, kích thích thỏa đáng tăng thu và giải quyết hiệu quả các quan hệ lợi ích giữa Trung tâm và khách hàng trong quan hệ mua – bán. Còn việc xét duyệt điều kiện thanh toán bao gồm trả tiền mặt, chuyển khoản hoặc trả chậm trong một khoản thời gian nhất định nhằm ngăn ngừa tổn thất do người mua không có điều kiện thanh toán hoặc dây dưa trong việc thanh toán.
- Kiểm soát việc lập hoá đơn bán hàng, xuất kho và chuyển giao hàng.
Sau khi Phòng kế hoạch kinh doanh đã phê duyệt phương thức bán hàng và lập phiếu xuất kho gởi cho nhân viên bán hàng thuộc phòng thống kê tài chính lập hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT). Trên hoá đơn GTGT ghi mặt
hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên có chữ ký của người mua hàng, phụ trách kế toán và giám đốc, 1 liên lưu tại người lập, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên dùng để ghi sổ và để làm thủ tục thanh toán với khách hàng. Hoá đơn đều được đánh số thứ tự trước khi sử dụng, hoá đơn GTGT có đầy đủ chữ ký của người lập, khách hàng, thủ kho, giám đốc.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, thủ kho sẽ xuất kho chuyển giao hàng cho bộ phận vận chuyển đến người mua. Đối với những khách hàng “quen thuộc”, khách hàng gọi điện thoại đến đặt hàng, nhân viên bán hàng sẽ căn cứ vào “Sổ giao nhận và thanh toán” và thực hiện theo giám đốc. Nếu khách hàng đó vẫn chưa trả tiền lần mua hàng trước thì sẽ từ chối không bán cho lô hàng tiếp theo, nếu khách hàng đã chấp nhận thanh toán lô hàng trước thì kế toán công nợ kiểm tra khi khách hàng đã nộp tiền vào tài khoản của Trung tâm thì chấp nhận lệnh đặt hàng của khách hàng sau đó thông báo cho thủ kho. Khi xuất hàng, thủ kho lập “Phiếu giao nhận hàng” thành 3 bản: 1 bản thủ kho giữ, 1 bản giao cho bộ phận vận chuyển, và bản còn lại giao cho nhân viên bán hàng để lập “Hóa đơn GTGT” dưới hình thức trả chậm. Mẫu phiếu giao nhận hàng do Trung tâm lập, trên phiếu có đánh số thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lắp giữa các nghiệp vụ giao nhận hàng, vừa kiểm soát được lượng hàng hóa xuất ra. Trên phiếu có đầy đủ chữ ký của thủ kho khi xuất hàng, chữ ký của bộ phận vận chuyển khi nhận hàng, và chữ ký của khách hàng được chuyển giao cho khách. Nếu hàng hóa có vấn đề gì xảy ra, thì căn cứ vào chữ ký từng người ở từng bộ phận, từng khâu mà đơn vị xử lý, quy trách nhiệm. Hóa đơn GTGT và phiếu giao nhận hàng được bộ phận vận chuyển giao cho khách cùng với lượng hàng chuyển đến nơi giao hàng.
Sau khi chuyển giao hàng hóa cho khách hàng và căn cứ vào quyết định cho nợ thì bộ phận kế toán sẽ tiến hành theo dõi công nợ, sử dụng sổ sách chứng từ để quản lý khách nợ. Tại phòng thống kê tài chính trung tâm, sau khi có phát sinh một khoản nợ, để theo dõi chi tiết các khách nợ Trung tâm đã sử dụng sổ theo dõi chi tiết công nợ.